¿Cómo calculas los gastos de alojamiento del personal?

Los gastos de alojamiento del personal se calculan sumando el coste del hotel, las comidas y los pequeños gastos adicionales que cubres como empresa o paga el propio empleado. Cuentas con las tarifas del lugar, la temporada y los importes máximos legales de Hacienda. Si llevas bien los recibos y los gastos, puedes deducirlo y justificarlo todo.

¿Qué son exactamente los gastos de alojamiento del personal?

Los gastos de alojamiento del personal son todos los costes que hacen tus empleados cuando tienen que pasar la noche fuera por trabajo. Piensa en la factura del hotel, el desayuno, la cena y los pequeños gastos como gastos de aparcamiento o un tranvía hacia el local. Como empresa, esos costes corren de tu cuenta cuando tu personal tiene que desplazarse por trabajo.

La diferencia entre pagarlo tú o que lo pague el empleado es importante para tu contabilidad. Si pagas tú, reservas y pagas la habitación, y tu empleado solo declara el resto, como las comidas. Si le das una cantidad fija, él organiza el alojamiento y puede que le sobre algo de dinero.

En las empresas de catering esto se da sobre todo en eventos fuera de casa, donde tus cocineros o tu personal de sala tienen que pasar la noche. También aparece una y otra vez con los food trucks en festivales de varios días. Acuerda de antemano quién organiza qué y quién paga qué.

¿Qué normas legales se aplican a los gastos de alojamiento?

Hacienda trabaja con unos importes máximos para las dietas de alojamiento que se actualizan cada año. En 2024 el máximo en los Países Bajos era de 95 € por noche, y en el extranjero el importe varía según el país. Así que consulta siempre la cifra del año en curso. Hasta ese máximo, la compensación está libre de impuestos para tu empleado y es deducible para tu empresa.

Si superas esos importes máximos, la diferencia cuenta como salario en especie. Por esa parte pagas retenciones e impuestos sobre la nómina. Para las comidas hay importes máximos aparte: 15 € para la comida y 28 € para la cena al día.

Lo importante es que el alojamiento tiene que ser necesario por motivos de trabajo. No puedes declarar gastos de alojamiento si alguien también podría haber ido y vuelto en el día. Por eso, deja siempre por escrito por qué era necesario el alojamiento: la distancia, el horario de trabajo o la seguridad tras un desmontaje tardío.

¿Cómo calculas gastos de alojamiento realistas por región?

Empieza por consultar las tarifas medias de hotel en la zona en cuestión a través de webs de reservas como Booking.com o Hotels.com. Ten en cuenta la temporada: en periodos vacacionales o durante un gran evento en la ciudad, los precios se disparan. En Ámsterdam pagas de media €120-150 por noche, en ciudades más pequeñas sueles estar en €80-100.

Elige un tipo de alojamiento acorde a tu presupuesto y a cómo tratas a tu equipo. Para una sola noche suele bastar un hotel económico. Si tu equipo se queda más tiempo, algo más cómodo merece la pena. Fíjate también en la ubicación: un hotel algo alejado del centro suele ser más barato, y con la furgoneta que ya llevas no es ningún problema.

Calcula los gastos adicionales según el lugar. En las grandes ciudades las comidas son más caras que en localidades pequeñas. Cuenta €20-35 por persona para una cena normal y €8-15 para el desayuno. Aparcar en el centro de una ciudad puede llegar a costar €25 al día.

¿Qué haces con gastos adicionales como comidas y transporte?

Pon los gastos de comida como partida aparte en tu presupuesto y diles a tus empleados de antemano qué te parece razonable. Una cena de 40 € por persona puede estar bien, un restaurante de 80 € por persona suele quedar fuera de lo que quieres pagar. Marca ese límite antes de que salgan de viaje, no después al revisar los gastos.

Para el transporte en el destino, un taxi o el transporte público, acuerda un máximo diario. Lo normal es que €15-25 al día sea realista. Si tu equipo tiene que cubrir distancias más largas, una furgoneta de alquiler suele salir más barata que trayectos sueltos.

Acuerda qué gastos cubres y cuáles no. El minibar, la tele de pago y el spa normalmente no entran dentro de los gastos de empresa. Internet y las llamadas de trabajo sí puedes cubrirlos si son necesarios para el trabajo.

¿Cómo llevas un control claro de los gastos de alojamiento?

Guarda todos los recibos y facturas de alojamiento, comidas y transporte. Los recibos digitales valen igual que los de papel, siempre que sigan siendo legibles. Haz que tu equipo fotografíe y guarde los recibos enseguida con la fecha y una descripción, porque un recibo en el bolsillo de un pantalón de cocinero no sobrevive a la lavadora.

Haz que tus empleados presenten sus gastos dentro de la semana siguiente a volver. Cuanto más esperes, más detalles se pierden. Comprueba que esté todo: fecha, importe, número de IVA del hotel y por qué el viaje era por motivos de trabajo.

Para tu contabilidad conviene llevar los gastos de alojamiento por separado, por empleado y por servicio. Así ves lo que te cuesta de verdad un festival de varios días, y puedes tenerlo en cuenta en tus próximos presupuestos donde el transporte tenga un papel. Además, una contabilidad ordenada te ahorra mucho trabajo de búsqueda en una inspección de Hacienda.

¿Repercutes los gastos de alojamiento al cliente?

En eventos que duran dos días o que están lejos, los gastos de alojamiento de tu personal son un coste real. Si los dejas fuera de tu precio, los pagas de tu propio margen por una elección que ha hecho el cliente.

Ponlos como partida aparte en tu presupuesto, por ejemplo "alojamiento y comidas, 4 empleados, 1 noche". Un cliente que ve el importe ahí entiende de dónde sale. Un cliente que se lo encuentra recién en la factura final, llama para preguntar.

Si todavía no sabes el importe exacto, trabaja con una cifra orientativa por noche y por empleado, y añade que liquidas según la factura real del hotel. Es más justo que una estimación amplia que luego no puedes justificar.

Unos acuerdos claros y una contabilidad ordenada te ahorran discusiones después, tanto con tu equipo como con tu cliente. Si te encuentras con una situación que no sabes resolver, siempre puedes ponerte en contacto con nosotros.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si mi empleado supera el máximo legal?

La cantidad por encima del máximo legal cuenta como salario en especie, y sobre eso pagas retenciones e impuestos. Con una factura de hotel de 120 € cuando el máximo es de 95 €, pagas impuestos sobre esos 25 € de diferencia. Por eso conviene fijar un límite de presupuesto de antemano y revisar los gastos antes de aprobarlos.

¿Cómo organizo el alojamiento de varios empleados a la vez en eventos grandes?

Pide una tarifa de grupo al hotel o reserva un alojamiento conjunto. Eso suele ahorrar un 10-20% frente a reservas sueltas. Reserva con bastante antelación, sobre todo en temporada alta. Para equipos de cuatro personas o más, una casa rural o un apartamento suele salir más barato que habitaciones de hotel separadas.

¿Puedo repercutir los gastos de alojamiento a mis clientes?

Sí, puedes repercutir los gastos de alojamiento como parte de tu servicio, siempre que lo hayas acordado de antemano. Ponlo claramente en tu presupuesto bajo 'gastos de desplazamiento' o 'gastos de alojamiento'. Ten en cuenta el IVA: pagas IVA sobre la factura del hotel y puedes repercutirlo a clientes sujetos a IVA.

¿Y si no hay recibos por una situación de emergencia?

Documenta la situación lo mejor que puedas: fecha, importe, lugar y por qué no hay recibo. Pide al hotel una copia de la factura, casi siempre la tienen. Hacienda lo acepta de forma excepcional, pero tu explicación debe ser coherente y estar justificada.

¿Cómo gestiono los gastos de cancelación en cambios de última hora?

Los gastos de cancelación son deducibles como gasto de empresa cuando vienen de circunstancias de trabajo. Por eso, reserva siempre que puedas con condiciones flexibles, o contrata un seguro de viaje. Anota el motivo de la cancelación, por ejemplo un empleado enfermo o un evento anulado, para tu contabilidad.

¿Qué software o apps son útiles para llevar el control de los gastos de alojamiento?

Para fotografiar los recibos sirven apps de gastos como Declaree o Rydoo, y muchos bancos tienen la suya propia. Para la contabilidad puedes llevar los costes por empleado y por servicio en Moneybird, Exact Online o Twinfield. Si conectas tu app de gastos con tu contabilidad, no tienes que volver a teclear nada.

Catermonkey pone el alojamiento, las comidas y los gastos de desplazamiento de tu personal como líneas propias en el presupuesto, y los incluye en el margen que ves antes de enviarlo, para que una noche de hotel no se coma tu beneficio sin que te des cuenta.

Pruébalo gratis