¿Cómo consigo que mi empresa de catering tenga siempre las cantidades correctas de ingredientes?

Tener siempre las cantidades correctas de ingredientes en casa empieza por una cosa: saber qué ingredientes se derivan de tus pedidos antes de hacer la compra. Vincula tus ingredientes a tus recetas, calcula por evento lo que necesitas y asegúrate de que tus proveedores sepan lo que se avecina. Con una forma fija de llevar las existencias y un plan B a mano, no te falta de nada y tiras menos comida.

¿Por qué falla tan a menudo la planificación de existencias en las empresas de catering?

Los problemas de existencias suelen surgir por una demanda que no ves venir y unas compras sin planificación. El ajetreo de temporada, los pedidos que llegan con dos días de antelación y las raciones que resultan ser más grandes de lo pensado hacen que te falten ingredientes o que el lunes tires media cámara.

La mayor trampa es que muchas empresas de catering todavía trabajan con una lista de Excel o una nota en la nevera. Entonces la cocina no sabe qué ha hecho compras, se olvida algo, o se pide lo mismo dos veces.

Además, el momento también juega un papel importante. Los ingredientes frescos solo aguantan bien unos días, pero tampoco quieres enterarte el jueves de que a tu proveedor le falta algo en stock. Ese equilibrio es difícil sin planificar de antemano, porque entonces solo lo calculas en el momento de pedir.

Y si varias personas hacen la compra sin acuerdos claros, tus existencias se descontrolan. Entonces uno trae 20 kilos de patatas que el otro ya había pedido esa misma mañana.

¿Cómo calculas exactamente cuántos ingredientes necesitas por evento?

Empieza con tamaños de ración estándar por persona y añade un 10-15% para invitados inesperados y mermas normales. Vincula cada plato a los ingredientes con las cantidades exactas, así calculas de una vez lo que necesitas en cuanto introduces el número de invitados.

Repasa tus platos fijos y define por ingrediente cuánto cuentas por persona. Para una ensalada niçoise, por ejemplo, necesitas por persona 150 gramos de lechuga, 2 huevos, 100 gramos de atún y 50 gramos de aceitunas.

Ten en cuenta lo que puede desviar tu cálculo:

• Tipo de evento (el almuerzo tiene raciones más pequeñas que la cena)
• Hora (la gente come más en los eventos de noche)
• Público (almuerzo de empresa frente a celebración familiar)
• Temporada (platos más contundentes en invierno)

Calcula también tu merma de limpieza. Al limpiar verduras se pierde de media un 15-20% del peso. Y durante la cocción se evapora líquido, así que necesitas más ingredientes en crudo de lo que acaba en el plato.

¿Qué métodos de gestión de existencias funcionan mejor para las empresas de catering?

FIFO (First In, First Out) es la base de cualquier empresa de catering para evitar tirar comida. Añade a eso una clasificación ABC para controlar de cerca tus ingredientes más caros, y haz que los productos frescos se entreguen lo más tarde posible.

FIFO significa que siempre usas primero las existencias más antiguas. Pon la fecha de compra en todo y asegúrate de que tu equipo sepa cómo funciona. Así nada se estropea al fondo mientras abres delante la caja nueva.

Con una clasificación ABC divides tus ingredientes en tres grupos:

• Productos A: ingredientes caros que se llevan gran parte de tu presupuesto (carne, pescado, quesos especiales)
• Productos B: ingredientes de gama media (verduras, hierbas, lácteos básicos)
• Productos C: ingredientes básicos baratos (harina, sal, aceite)

Los productos A los pides exactamente en las cantidades que necesitas. Los productos B los mantienes en pequeñas existencias. Los productos C los compras en cantidades mayores, porque se conservan bien mucho tiempo y salen más baratos por kilo.

La entrega diaria en fresco, también llamada just-in-time, funciona bien para el pan, el pescado y ciertas verduras. Esos productos no los mantienes en existencias. Para eso sí necesitas un proveedor que pase a diario y en el que puedas confiar.

¿Cómo construyes relaciones sólidas con tus proveedores para una entrega fiable?

Di con claridad lo que necesitas y paga a tiempo. Dale seguridad a tus proveedores compartiendo lo que normalmente compras, y acuerda qué pasa si algo no llega. Para tus ingredientes más importantes, lo ideal es tener dos proveedores.

Para empezar, elige proveedores que sepan cómo funciona el catering. Deben poder mover los tiempos de entrega y entender que a veces te enteras el martes de que el sábado se suman 80 personas.

Haz acuerdos claros sobre:

• Cantidades mínimas de pedido
• Horarios y días de entrega
• Requisitos de calidad y política de devoluciones
• Plazos de pago
• El procedimiento en caso de productos agotados

Comparte tu planificación lo antes posible. Si sabes que el mes que viene tienes una boda de 200 personas, comunícalo enseguida. Así tu proveedor puede tener las existencias preparadas y tú tienes la certeza de que estarán.

Construye además una relación con tu persona de contacto habitual. Alguien que te conoce te llama si algo va mal y te avisa de precios que van a subir o de productos recién llegados.

¿Qué haces si tus ingredientes no están disponibles en el último momento?

Ten siempre preparado un plan B con ingredientes y recetas alternativas. Haz de antemano una lista de alternativas y ten a mano los números de proveedores de emergencia. Llama a tu cliente en cuanto sepas que algo cambia.

Apunta para cada ingrediente importante un par de alternativas. Si no hay salmón, pasa a atún o bacalao. Si no hay albahaca fresca, coge pesto u otra hierba.

Escribe tus recetas de forma que puedas cambiarlas rápido. No fijes un solo tipo de carne, sino crea platos que funcionen con distintos tipos de carne o pescado. Eso te da margen si algo no se entrega.

Mantén una lista de emergencia con:

• Supermercados que venden cantidades profesionales
• Mayoristas que entregan el mismo día
• Otros caterers dispuestos a ayudar en caso de apuro
• Restaurantes dispuestos a vender ingredientes

Sé sincero con tus clientes. Si tienes que sustituir un ingrediente, explica por qué y qué lo reemplaza. Si llamas tú antes de que ellos lo descubran, a casi todo el mundo le parece bien.

Por dónde puedes empezar mañana

Coge tus diez ingredientes más usados y apunta por plato cuánto cuentas por persona. Es trabajo de una tarde, y después, en cada pedido, calculas en unos segundos lo que hay que sacar.

Después pon por escrito tu planificación para el próximo mes y acuerda quién lleva las existencias y en qué días se pide. Una sola persona que haga las compras, con una lista que todos puedan consultar, ya elimina la mayoría de los pedidos duplicados.

Catermonkey calcula tu pedido a partir de tus recetas, para que tu lista de compra con las cantidades correctas de ingredientes esté lista en cuanto se firma un presupuesto. Vincula tus presupuestos a tus compras y ves por evento lo que tiene que salir, incluido el margen que hay detrás. Si quieres saber cómo funcionaría esto en tu empresa de catering, ponte en contacto con nosotros.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia debo revisar y actualizar mis existencias?

Repasa tus existencias al menos 2-3 veces por semana, y al final de la semana cuenta todo a fondo. Fíjalo en tu planificación, si no se queda en el olvido. Para la carne y el pescado conviene mirar a diario. Si trabajas con un sistema que registra el consumo al momento, ves en cualquier momento lo que queda sin tener que entrar en la cámara.

¿Cuál es la mejor forma de empezar con la gestión de existencias si ahora todavía trabajas con Excel?

Empieza poco a poco: pon tus 10 ingredientes más usados en el ordenador y vincúlalos a tus platos más populares. Introduce el FIFO para esos productos y luego ve ampliándolo. Elige algo que tu equipo entienda en media hora y designa a una persona que lleve las existencias y ayude a los demás a empezar.

¿Qué margen debo mantener para los distintos tipos de ingredientes?

Para productos frescos como la carne y el pescado: un margen del 5-10%. Para verduras y lácteos: un margen del 10-15%. Para productos no perecederos: un margen del 15-20%. En eventos grandes (100+ personas) puedes bajar el margen a un 5-10%, porque entonces los picos se compensan entre sí. Ten siempre en cuenta el tipo de evento y lo que sueles ver con ese cliente.

¿Cómo evito que distintos miembros del equipo pidan por duplicado?

Designa a una sola persona que haga todos los pedidos y fija días y horas de pedido establecidos. Asegúrate de que todos puedan consultar la misma lista para ver qué ya se ha pedido y qué queda en existencias. Acuerda que solo esa persona pide, salvo que sea realmente urgente.

¿Qué hago con los ingredientes que están a punto de caducar?

Lleva una lista de sobrantes y ten preparadas unas recetas fijas que puedan aprovecharlos, como sopas, salsas y ensaladas. Deja que el personal se lleve productos a casa. Mira si puedes llegar a un acuerdo con el banco de alimentos de la zona. Y planifica a propósito platos en tu menú semanal que agoten esos ingredientes.

¿Cómo calculo el coste real del desperdicio de comida?

Además del precio de compra, cuenta también tus horas (comprar, almacenar, tirar), tus costes de almacenamiento y la gestión de residuos. Lleva un registro durante un mes de lo que va al contenedor y multiplícalo por 12 para una imagen anual. A menudo el coste real es entre un 30-50% más alto que solo el precio del producto.

¿Qué ingredientes conviene comprar en mayores cantidades para ahorrar costes?

Productos básicos no perecederos: aceite de oliva, vinagre, hierbas secas, arroz, pasta y congelados. Ahí consigues buenos descuentos por volumen y se conservan bien mucho tiempo. No compres productos frescos a granel, a menos que tengas la certeza de consumirlos antes de la fecha de caducidad. Calcula siempre tu precio de coste por ración, incluyendo lo que tiras.

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