¿Cómo puedo hacer fácilmente una lista de necesidades de cocina para cada pedido?

Hacer una buena lista de necesidades para tu cocina empieza por organizar los ingredientes y el material por plato. Calculas las cantidades según el número de invitados y el tipo de menú, dejas que el software haga los cálculos y pides en el momento que encaja con la caducidad de cada producto. Así tiras menos comida y nunca te quedas sin nata el mismo día, porque en cada pedido repasas la misma lista de ingredientes.

¿Cuál es la mejor forma de categorizar las necesidades de tu cocina?

La forma más práctica de categorizar tu lista de necesidades de cocina es en grupos que correspondan a cómo compras de verdad: productos frescos, productos secos, hierbas y especias, lácteos, carne y pescado, y material. Así repasas la lista de arriba abajo sin saltarte nada.

Crea grupos fijos que encajen con la forma en que ya pides y haces los pedidos. Los productos frescos como la verdura y la fruta llegan en un momento distinto que los productos secos, así que los mantienes aparte. Las hierbas y especias suelen tener su propio grupo, porque necesitas pequeñas cantidades y se conservan mucho tiempo. Tenlo en cuenta al hacer el pedido.

También puedes categorizar tu lista por proveedor. Si siempre compras en la misma frutería, carnicería y panadería, organizas tu lista de necesidades de forma que te quede un pedido por proveedor. Así te ahorras escribir tres veces el mismo resumen. Para tu planificación de catering además resulta útil distinguir entre lo que siempre tienes en stock y lo que debes pedir aparte para cada evento.

Elijas la clasificación que elijas, la organizas bien una vez y luego la usas cada semana. Al cabo de un mes, hasta tus cocineros pueden repasar la lista sin pensar, y esa es precisamente la idea.

¿Cómo calculas las cantidades correctas para cada pedido?

Calculas las cantidades multiplicando el número de invitados por la ración de cada plato. Deja un margen del 10-15% para no quedarte corto, pero fíjate también en el tipo de evento y en lo que te sobró en servicios parecidos.

En los pedidos de cocina importa la diferencia entre los ingredientes principales y el resto. De la carne o el pescado calculas una cantidad fija por persona, mientras que con la verdura y la salsa tienes más margen. Trabaja con recetas que ya tengan las cantidades por ingrediente y por persona, así la lista sale sola con cualquier número de invitados.

Ten en cuenta el tipo de invitados y la hora del día. En un almuerzo se consume menos que en una cena, y en una copa entre compañeros se come distinto que en una boda. La experiencia te enseña dónde ajustar, pero empieza con proporciones que ya hayas usado antes. Para clientes habituales, coges la lista de pedido de la última vez y ajustas lo que sobró entonces.

Anota después lo que sobró. Dos bandejas de carne picada de más y la ensalada totalmente agotada: ese es el tipo de nota que te sirve para los próximos pedidos, porque así sabes qué ingredientes puedes comprar con más o menos margen.

¿Qué herramientas facilitan hacer una lista de necesidades de cocina?

Para las necesidades de catering sueles trabajar con una hoja de cálculo, con software de catering o con una aplicación en el móvil. Estas calculan las cantidades, vinculan ingredientes a platos y reparten tu pedido entre tus proveedores.

Una hoja de cálculo es una base estupenda, porque con una fórmula por plato puedes calcular cuánto necesitas con cualquier número de invitados. Haces una hoja por tipo de evento y la reutilizas. La ventaja es que lo controlas todo tú mismo, también la organización.

El software de catering va más allá. Genera tus presupuestos a partir de tu menú y, en cuanto se aceptan, prepara la lista de compra por proveedor. Te cuesta una tarde dejar bien metidos tus recetas y tus proveedores una vez, pero lo recuperas en cuanto pasa por ahí el segundo evento.

Al elegir, ten en cuenta cómo escribes tus recetas ahora mismo. El software de catering que te obliga a cambiarlo todo se queda sin usar. Lo mismo pasa con el software que no quiere guardar tus recetas por ingrediente. Trabaja preferiblemente con algo donde puedas añadir un plato entre dos pedidos sin complicaciones.

¿Cómo evitas olvidar ingredientes importantes?

Lo que mejor funciona es una checklist fija que repasas en cada evento. Pon en ella todos los ingredientes básicos que siempre necesitas y complétala con lo que pide de más este menú concreto. Repasa después la lista una vez más, plato por plato, y ten en cuenta la guarnición.

Repasa cada receta de arriba abajo. Empieza por los ingredientes principales, pasa después a los condimentos como hierbas y especias y termina con lo básico: aceite, sal, pimienta, mantequilla. Para la organización de tu cocina añade enseguida el material de embalaje y la vajilla, porque si no tropiezas con eso.

Apunta lo que se te ha olvidado y por qué. Añade a la receta una nota sobre los ingredientes que siempre pasas por alto. Piensa también en la temporada: en octubre no hay espárragos, así que piensa antes qué pones en su lugar. Este enfoque de gestión de cocina hace que trabajes siempre igual y por tanto te equivoques menos.

¿Cuál es el mejor momento para hacer tu lista de necesidades de cocina?

El mejor momento para hacer tu lista de necesidades es justo después de confirmar un servicio, pero pides en el momento que encaja con cada producto. Los productos frescos sueles pedirlos 1-2 días antes, mientras que los productos secos e ingredientes especiales tardan más en llegar.

Planifica tus pedidos para que los productos frescos lleguen en el momento justo. La verdura y la fruta las quieres lo más frescas posible, mientras que la carne y el pescado pueden llegar un día antes. Ten en cuenta el fin de semana y los días festivos, porque entonces tu proveedor no reparte y tus pedidos se pueden retrasar un día.

En los eventos grandes, haces tu lista en dos partes. Primero los productos no perecederos que puedes pedir con mucha antelación, después una lista aparte para los ingredientes frescos de los últimos días. Así no tienes toda la cámara llena y aun así todo llega a tiempo. Un pedido repartido así mantiene tranquila tu planificación de catering en la semana previa al evento.

Una lista de necesidades bien pensada es la base de unos pedidos de cocina que cuadran. Al categorizar, trabajar con cantidades fijas y dejar que el software haga los cálculos, hacer tu lista pasa de ser una tarea de toda una noche a un asunto de diez minutos. Catermonkey calcula tu lista de necesidades a partir de tus recetas y el número de invitados del presupuesto, y después la divide por proveedor, para que tu pedido salga sin que tengas que volver a escribir nada. Si quieres saber cómo funcionaría esto con tus menús, contacta con nosotros o pruébalo tú mismo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo gestionas cambios repentinos en el número de invitados justo antes del evento?

Mantén un margen del 15-20% para cambios de última hora. Acuerda con tus proveedores hasta cuándo puedes ampliar el pedido y haz una lista de ingredientes que puedas conseguir ese mismo día. En los productos de los que depende tu menú, mejor comprar algo de más que quedarte corto.

¿Qué haces si un proveedor de repente no puede entregar un producto?

Piensa de antemano, para cada ingrediente principal, cuál es tu alternativa: otro proveedor u otro ingrediente que encaje en el mismo plato. Ten a mano los números de tu plan B y llama a tu cliente en cuanto sepas que el menú cambia. Con dos o tres proveedores por grupo de productos, rara vez te quedas con las manos vacías.

¿Cómo evitas el desperdicio de comida al hacer tu lista de necesidades?

Trabaja con raciones correctas y fíjate en lo que sobró en eventos anteriores. Anota por plato cuánto volvió y ajusta tus cantidades la próxima vez. Piensa también de antemano qué haces con las sobras, por ejemplo la comida del personal o un acuerdo con un banco de alimentos.

¿Qué errores frecuentes debes evitar al hacer tu lista de necesidades?

Lo que más se olvida: la guarnición y los acompañamientos, la temporada de tus productos y el tiempo que cuesta la propia preparación. Comprueba también si tienes suficiente de lo básico en casa, es decir, aceite, sal, mantequilla y tus hierbas habituales. Rara vez están en la lista y siempre se acaban justo.

¿Cómo organizas tu lista de necesidades para eventos con varios platos o bufés?

Crea un bloque aparte por plato o por elemento del bufé y numéralos, así mantienes la visión de conjunto. Apunta cuándo debe estar listo cada elemento, así sabes qué necesitas y cuándo. Para un bufé calculas normalmente un 20-30% más que para un menú servido en mesa.

¿Cuál es la mejor forma de controlar los costes al hacer tu lista?

Añade una columna de precio junto a tu lista de necesidades y actualízala en cuanto un proveedor cambie su precio. Acuerda un importe por persona y ténlo presente mientras haces la lista. Ten en cuenta los precios de temporada de los productos frescos, porque son los que más varían.

¿Cómo compartes rápido tu lista de necesidades con tu equipo de cocina?

Haz una lista propia por estación de cocina o por persona y compártela a tiempo. Si trabajas con software, todos ven al momento la última versión y no hace falta colgar una nueva copia impresa. Repasa la lista con tu equipo justo antes de cocinar, así salen las dudas antes de que las sartenes estén al fuego.

¿Qué herramientas usas para una lista de necesidades en la cocina?

Una hoja de cálculo con fórmulas por plato es el comienzo más barato y funciona bien hasta unos diez eventos al mes. A partir de ahí, merece la pena el software de catering, porque saca las cantidades de tus recetas y divide tu pedido por proveedor. Evita las aplicaciones de notas sueltas, porque ahí se pierde la última versión.

¿Bastan las herramientas gratuitas para un caterer pequeño?

Para unos pocos eventos al mes, llegas lejos con una hoja de cálculo compartida y una lista de la compra en el móvil. Notarás tú mismo cuándo empieza a apretar: cuando con cada cambio en el número de invitados tienes que volver a calcular todo. Entonces recuperas el paso al software en el cálculo que ya no tienes que hacer.

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