¿Cómo planificas las existencias para eventos largos?

Para eventos largos necesitas una planificación de existencias completa que tenga en cuenta la duración, el número de invitados y el tipo de catering. Calcula aproximadamente un 20-30% extra de existencias como margen de seguridad y programa las entregas repartidas a lo largo del día, para que todo se mantenga fresco. Con una buena planificación de existencias evitas la escasez y que se estropee la comida durante el evento.

¿Cuántas existencias necesitas en realidad para un evento largo?

Para un evento largo calculas tus existencias a partir del número de invitados multiplicado por el tamaño de la ración por persona, más un margen de seguridad del 20-30%. En un evento de 8 horas o más cuentas con 1,5 veces la cantidad normal, porque los invitados consumen más.

El cálculo básico funciona así: número de invitados x tamaño de la ración x factor del evento x margen de seguridad. Para una boda de 100 personas que dura 10 horas, calculas por ejemplo 100 x ración normal x 1,5 x 1,25. Esa es la base para tus compras.

En distintos tipos de eventos los factores varían. Los eventos de empresa necesitan menos existencias que las fiestas, porque ahí la gente come menos. Los festivales y eventos al aire libre necesitan más, por el ambiente informal y el mayor tiempo que se quedan los visitantes.

Ten también en cuenta el tipo de catering que ofreces. Los bufés necesitan más existencias que el servicio en mesa, porque en un bufé los invitados se sirven más de lo que comen. Para un walking dinner cuentas con unos 6-8 aperitivos por persona y hora.

¿Qué factores determinan tu necesidad de existencias en eventos largos?

El tiempo influye mucho en lo que se consume durante los eventos largos. Con calor, los invitados beben mucho más y comen más ligero, mientras que el frío hace que aumente la demanda de platos calientes y baje la de bebida. Planifica tu menú y tus existencias en consecuencia.

El horario del evento también determina tu necesidad de existencias. Los eventos que coinciden con las horas de comida necesitan más comida, mientras que los que caen entre comidas necesitan sobre todo aperitivos y bebidas. Un evento que empieza a las 14:00 y dura hasta las 22:00 se solapa tanto con el almuerzo como con la cena.

Tu público juega un papel importante. Los jóvenes comen y beben en general más que las personas mayores. Los invitados de negocios son más moderados que los que van de fiesta. En las celebraciones familiares necesitas más variedad, porque atiendes a distintos grupos de edad.

El alcohol también cambia tu planificación. Si se sirve, la gente suele comer menos pero se queda más tiempo. Eso pide más aperitivos y menos platos principales. En eventos sin alcohol se consume más refresco y los invitados comen más fuerte.

La temporada también cuenta. En invierno la gente quiere platos sabrosos y calientes. Los eventos de verano piden comida más ligera, más ensaladas y bebidas frías. Ajusta tu planificación de existencias a eso, así tiras menos comida.

¿Cómo evitas que tus existencias se estropeen en eventos largos?

Programa tus entregas repartidas a lo largo del día y haz que los productos perecederos lleguen justo antes de usarlos. Los productos fríos como la carne, el pescado y los lácteos aguantan como máximo 4 horas fuera de la cámara, así que ajustas tus entregas y momentos de preparación a eso. Los platos calientes los mantienes a un mínimo de 65 grados.

Procura tener suficiente capacidad de refrigeración en eventos largos. Un camión frigorífico es imprescindible si el local tiene poco espacio de refrigeración. Mantén los grupos de productos en cámaras separadas, para evitar la contaminación cruzada y lograr la temperatura adecuada por grupo.

La rotación es importante en eventos largos. Usa el principio FIFO: First In, First Out (lo primero que entra, lo primero que sale). Los productos que llegaron primero, los usas también primero. Etiqueta todo con la hora, así tu equipo sabe qué va antes.

Planifica tus momentos de preparación con inteligencia. Prepara en tandas pequeñas que sirvas en menos de 2 horas. Así nada se queda esperando demasiado y la calidad se mantiene. Para eventos de más de 6 horas, planifica varios momentos de preparación.

Presta también atención al almacenamiento durante el propio evento. Usa equipos de mantenimiento en caliente para los platos calientes y elementos refrigerantes para los productos fríos. Cubre todo, comprueba las temperaturas con regularidad y anótalas.

¿Qué haces si tus existencias se agotan de forma inesperada durante un evento?

Ten siempre listo un plan de emergencia con los números de proveedores que también puedan entregar a corto plazo. Haz acuerdos de antemano sobre entregas urgentes y mantén una lista de supermercados o mayoristas cercanos. Si te encuentras con algún problema, también puedes ponerte en contacto con nosotros.

Piensa en opciones de menú alternativas que prepares rápido con ingredientes básicos que siempre tienes en casa. Piensa en pastas, sopas o ensaladas sencillas que puedas ampliar con lo que te quede. Entrena a tu equipo en esos pocos platos de emergencia.

Construye una relación con otros caterers de tu zona. En caso de emergencia os ayudáis con existencias o personal. Ese número en tu móvil vale un sábado por la noche más que cualquier lista.

Prevenir sigue siendo mejor que arreglar. Cuenta tus existencias cada hora en eventos largos y haz un pedido en cuanto veas que algo se acaba más rápido de lo esperado. Pedir de más demasiado pronto te cuesta unos euros, pedir tarde te cuesta la noche.

Llama a tu cliente en cuanto algo salga mal. Explica qué pasa y qué solución ofreces. La mayoría de los clientes valoran la honestidad más que la perfección. Ofrece, cuando puedas, algo para compensarlo.

¿Qué software te ayuda a llevar el control de existencias durante los eventos?

Con un sistema de existencias en tu móvil o tablet ves al momento cuánto queda durante el evento. Actualizas el estado desde cualquier sitio, también desde el propio local. Vincula ingredientes a platos, así ves de inmediato cuántas raciones puedes hacer todavía.

Las hojas de cálculo siguen siendo populares porque son flexibles y accesibles. Crea plantillas para distintos tipos de eventos y compártelas con tu equipo a través de la nube. Así todos actualizan las existencias y todos ven el mismo estado.

Las listas de inventario en papel son útiles como respaldo y para miembros del equipo que prefieren no trabajar con una aplicación. Haz listas claras por grupo de productos y designa a alguien que las mantenga. Pásalas a tu administración después del evento.

El software de catering conecta tus existencias con tus presupuestos y tu planificación. Ves por plato cuántos ingredientes necesitas y marcas durante el evento lo que sale. Después sabes exactamente lo que has consumido de verdad.

En eventos grandes ayuda un sistema que avisa en cuanto un producto está a punto de acabarse. Algunos sistemas envían ese pedido ellos mismos a tu proveedor habitual. Si haces eventos grandes a menudo, eso se amortiza rápido.

Un evento largo depende por completo de tu planificación de existencias. Calcula con precisión, mantente flexible y registra durante el día lo que sale, así no tienes que improvisar por la noche. Catermonkey calcula tu lista de compra a partir de tus recetas y el número de invitados, para que veas ya antes del evento qué necesitas y lo que cuesta.

Preguntas frecuentes

¿Cómo calculo exactamente cuánto personal extra necesito para llevar el control de existencias en eventos largos?

Cuenta con una persona extra por cada 50-75 invitados para llevar el control de existencias en eventos de más de 6 horas. Esa persona cuenta las existencias, gestiona las entregas y mantiene el contacto con tus proveedores. Con más de 200 invitados, pon a alguien que no haga otra cosa.

¿Cuáles son los mayores errores que cometen los caterers en la planificación de existencias para eventos largos?

Los tres errores más grandes son: subestimar el consumo en las últimas horas (la gente come más si bebe alcohol), no tener en cuenta los cambios de tiempo en eventos al aire libre, y hablar demasiado tarde con tus proveedores sobre posibles pedidos extra. Planifica siempre un 15% extra para las últimas 3 horas del evento.

¿Cómo gestiono las distintas preferencias dietéticas en grandes pedidos de existencias para eventos largos?

Pregunta por las preferencias dietéticas específicas al menos 2 semanas antes y cuenta con un 10-15% de vegetarianos, un 5% de veganos y un 8% de opciones sin gluten si no tienes cifras exactas. Pide ingredientes aparte para estos grupos y mantenlos claramente separados durante la preparación, para evitar la contaminación cruzada.

¿Qué aspectos legales debo tener en cuenta sobre la seguridad alimentaria en eventos largos?

Lleva registros de temperatura de tus productos fríos y calientes (mantener en caliente a un mínimo de 65 °C), anota las horas de entrega y trabaja según los principios HACCP. En eventos de más de 8 horas estás obligado a medir y registrar las temperaturas cada 2 horas. Guarda esos documentos al menos 2 años como prueba.

¿Cómo preparo mejor a mis proveedores para posibles pedidos urgentes durante el evento?

Avisa a tus proveedores 1 semana antes de que llega el evento y pregúntales si pueden estar disponibles durante esas horas. Haz acuerdos concretos sobre los tiempos de entrega (normalmente en 2-3 horas) y acuerda un importe máximo para las entregas urgentes. Dales tu guión del día, así saben cuándo cae el momento de más trabajo.

¿Qué debo hacer con las existencias sobrantes después de un evento largo?

Comprueba primero la caducidad y la seguridad alimentaria de todos los productos. Los ingredientes sin usar y bien refrigerados puedes emplearlos en otro evento dentro de las 24 horas. La comida preparada que ha estado más de 4 horas fuera de la cámara, la tiras. Lo que todavía esté bien, puedes donarlo a un banco de alimentos.

¿Cómo me aseguro de que mi equipo esté bien formado en el control de existencias en momentos de estrés?

Practica mensualmente situaciones que ocurren de verdad, como un fallo en la refrigeración o una entrega que no llega. Crea listas de comprobación breves que tu equipo se sepa de memoria. Designa para cada evento a un responsable principal de las existencias y asegúrate de que al menos 2 miembros del equipo puedan asumirlo todo.

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