¿Cuáles son los KPI financieros más importantes para las empresas de catering?

Si montas una rama de catering junto a tu negocio, enseguida notas que los KPI financieros para empresas de catering son distintos que para tu restaurante. Tus costes varían por evento, tienes meses ajetreados y meses flojos, y hay más logística de por medio. Los KPI financieros más importantes para empresas de catering son los ingresos por evento, el valor medio de pedido, el margen de beneficio, el control de costes, la satisfacción del cliente y cuántos eventos puede asumir tu equipo al día. Con esas cifras ves dónde está tu rentabilidad en catering y por dónde se escapa, y puedes hacer que tu negocio de hostelería y tu catering funcionen en paralelo sin que uno vacíe al otro. (fuente: Horecatweepuntnul)

Ingresos por evento y valor medio de pedido

Tu ingresos por evento es quizá la cifra más directa que tienes. Muestra cómo te va ahora mismo, y te ayuda a estimar lo que entrará el próximo trimestre. Esa cifra la calculas dividiendo tus ingresos totales entre el número de eventos en un periodo.

El valor medio de pedido es igual de importante. Lo calculas dividiendo tus ingresos totales entre el número de pedidos. En las empresas de catering ese valor suele ser más alto que en el local, porque los clientes piden un paquete completo para un grupo.

Para subir tu valor de pedido, puedes hacer varias cosas:

• Ofrece paquetes en lugar de artículos sueltos
• Propón servicios adicionales como camareros o decoración
• Pon una variante premium junto a tu menú estándar
• Propón un añadido que encaje, como una tabla de quesos después de la cena

Si llevas estas cifras por separado según el tipo de evento (almuerzos de empresa, bodas y fiestas), ves en blanco y negro qué trabajo da más beneficio y cuál es sobre todo ajetreo. Esas cifras te ayudan a decidir qué trabajo aceptar el año que viene. (fuente: Wikipedia)

Margen de beneficio y control de costes en el catering

Tu margen de beneficio en el catering es distinto que en tu restaurante. Los clientes pagan de buen grado por la comodidad y el servicio, así que el margen puede ser mayor, pero eso se compensa con costes que no tienes en el local: transporte, material y personal de servicio contratado.

Tu margen bruto lo calculas restando tus costes directos (ingredientes, envases, transporte) de tus ingresos y dividiendo el resultado entre tus ingresos. Un margen bruto saludable para catering suele estar entre el 60 y el 70%.

Calcular tus food costs es más complicado en el catering, porque tienes que tener en cuenta:

• El desperdicio por números de invitados inciertos
• Costes extra de transporte y mantenimiento en caliente
• Precios de ingredientes que pueden variar mucho según la temporada
• Cantidades mínimas de pedido que no encajan con tus números

Los costes de personal como porcentaje de tus ingresos son la cifra que quieres ver cada semana. En el catering varía más que en el local, porque para eventos grandes contratas personal adicional. Apunta a un 25-35% de tus ingresos, según el tipo de catering que ofrezcas. (fuente: Wikipedia)

Medir la satisfacción del cliente y la tasa de repetición

En el catering tu valor del cliente a lo largo de varios años pesa mucho, porque los clientes satisfechos vuelven para el siguiente evento. Ese valor lo calculas multiplicando tu valor medio de pedido por el número de pedidos al año y por el número de años que un cliente se queda contigo.

Tu tasa de repetición la calculas dividiendo el número de clientes que piden una segunda vez entre el número total de clientes nuevos. Una tasa de repetición saludable para catering ronda el 30-40%.

La satisfacción afecta a tus cifras directamente, porque:

• Los clientes satisfechos piden de media un 15-20% más en el siguiente pedido
• El boca a boca reduce tus costes de marketing
• Las quejas y las reentregas pueden restar mucho a tu margen de beneficio
• Las buenas reseñas pueden traerte clientes nuevos

Este KPI lo mides con un cuestionario breve después de cada evento de catering. Pregunta por los cuatro puntos donde más suele fallar el catering: sabor, presentación, entrega y servicio.

Cifras operativas y productividad del personal

Tu ingresos por empleado dice mucho sobre lo bien que funciona tu parte operativa. Lo calculas dividiendo tus ingresos totales entre el número de FTE (equivalentes a tiempo completo). En las empresas de catering esa cifra suele ser más alta que en el local, porque el valor medio de pedido es mayor.

Los costes de mano de obra como porcentaje de tus ingresos varían mucho en el catering. En eventos pequeños esos costes pueden llegar al 40%, mientras que en eventos grandes, con prácticamente el mismo equipo, generas muchos más ingresos y te quedas en torno al 25%.

KPI operativos que afectan a tu resultado financiero:

• Tiempo de preparación por ración
• Número de eventos al día que puede asumir tu equipo
• Combinar rutas (varias entregas por viaje)
• Porcentaje de devolución de material

Si llevas estas cifras, ves dónde aprieta: el viaje que siempre se alarga, el material que nunca vuelve completo. Te ayudan a encontrar los puntos donde ganas más sin necesitar ni un cliente más. (fuente: Wikipedia)

Tendencias estacionales y flujo de caja

El catering tiene marcados patrones estacionales que afectan a tu flujo de caja. Diciembre y la primavera suelen ser los mejores meses, enero y agosto suelen estar parados. Compara tus cifras de ingresos de los últimos años mes a mes, y verás el patrón enseguida.

Vigilar tu flujo de caja es especialmente importante en el catering, porque:

• Los clientes a menudo pagan solo después del evento
• Tú tienes que pagar ingredientes y personal por adelantado
• Los eventos grandes pueden dejar tu cuenta temporalmente vacía
• Las variaciones estacionales afectan a tu liquidez

Tus picos y valles los anticipas:

• Revisando tus cifras del año pasado mes a mes
• Incluyendo festivos y vacaciones escolares en tu planificación
• Creando un colchón para los meses tranquilos
• Trabajando con un anticipo en eventos grandes

Una buena planificación del flujo de caja hace que incluso en un mes flojo puedas pagar tus gastos fijos y aun así invertir. Precisamente en el catering, donde tus ingresos mensuales varían mucho, eso marca la diferencia entre seguir trabajando tranquilo o quedarte en números rojos.

¿Qué software ayuda a medir los KPI de catering?

Para llevar tus KPI de hostelería necesitas algo que crezca contigo. Las hojas de cálculo pueden funcionar bien si haces unos pocos eventos al mes, pero se vuelven incómodas en cuanto tu agenda se llena.

Tipo de software	Ventajas	Desventajas
Spreadsheets	Barato, flexible, conocido	Propenso a errores, lento, todo manual
Programas de contabilidad	Buenos informes financieros	No entienden nada de catering
Catering software	Todo en un solo sitio, calcula por ti	Coste más alto, tienes que aprender a usarlo

Un software hecho especialmente para catering te ahorra más trabajo, porque:

• Calcula tus food costs por evento automáticamente
• Muestra tu margen de beneficio al instante, incluso si cambia el número de invitados
• Presupuestos se conecta con tus compras y tu planificación
• Genera resúmenes por cada KPI que quieras seguir
• Se conecta con tu contabilidad

Elige algo que encaje con el tamaño de tu empresa y que crezca contigo. Qué KPI sigues en él lo decides tú. Lo más importante es que lleves tus cifras cada mes de la misma manera, porque solo así ves una tendencia en lugar de un mes suelto.

Medir los KPI financieros de tu empresa de catering exige sobre todo disciplina. Lleva un control sistemático de tus ingresos, tus márgenes, la satisfacción de tus clientes y tus cifras operativas, y así tendrás el control de tus finanzas de catering y tomarás decisiones basadas en cifras en lugar de en intuición. Esto vale tanto para una rama de catering que acaba de empezar como para una que ya lleva años funcionando. ¿Quieres saber cómo ayudamos nosotros a los empresarios de hostelería con esto, ponte en contacto con nosotros.

Para leer también: ➡️ ¿Qué datos debe incluir obligatoriamente una factura de catering?

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia debo actualizar y analizar mis KPI de catering?

Lleva un control semanal de tus KPI principales, como ingresos por evento y margen de beneficio, y dedícales un buen rato cada mes. Las tendencias estacionales revísalas por trimestre, porque ahí solo ves un patrón al comparar varios meses seguidos.

¿Qué hago si mi margen de beneficio baja del 60%?

Mira primero tus food costs: ¿han subido tus precios de compra sin que subieran tus precios de menú? Revisa después tus raciones y tu desperdicio. Si el margen sigue bajo, suele estar en valores de pedido demasiado bajos o en trabajo que exige más manos de las que habías calculado.

¿Cómo evito problemas de flujo de caja en temporadas tranquilas?

Crea un colchón en los meses de más trabajo y trabaja con un anticipo en eventos grandes. Llena los meses tranquilos con otro tipo de trabajo: cursos de cocina, comidas para empresas o una colaboración con un local que sí funciona en temporada baja.

¿Qué KPI es el más importante para una rama de catering que acaba de empezar?

El valor medio de pedido. Determina directamente si ganas dinero con un evento. Trabaja primero en subir el valor de pedido con paquetes y servicios adicionales, y solo después persigue el volumen. Diez eventos buenos son más rentables que veinte flojos.

¿Cómo calculo bien mis food costs con grupos de tamaño variable?

Trabaja con recetas estándar por persona y cuenta con un 5-10% de desperdicio. Calcula tu coste por ración incluyendo transporte y envases, y ajústalo al tamaño del grupo: en grupos más grandes tu coste por persona suele ser más bajo.

¿Qué tasa de repetición es realista para mi empresa de catering?

Un 30-40% es saludable para el catering. Si estás por debajo del 25%, mira tu seguimiento: ¿llamas a tus clientes otra vez después de un evento? Si estás por encima del 50%, tienes clientes fieles y puedes centrar tu atención en clientes nuevos.

¿Cómo gestiono las diferencias de KPI entre distintos tipos de evento?

Mira tus KPI por separado según el tipo de evento, porque cada tipo tiene su propio margen. Los almuerzos de empresa dan menos por unidad pero se repiten más, las bodas tienen un margen más alto pero exigen mucho más personal en sala. Ajusta tu enfoque según el tipo.

Catermonkey calcula tu presupuesto de catering a partir de tus recetas y tus precios de compra, para que veas el food cost y el margen por evento antes de enviarlo, y a final de mes no tengas que adivinar adónde ha ido tu dinero.

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