Las ventajas de usar un CRM para tu empresa de catering

Los datos de clientes repartidos entre correos, una hoja de Excel y la cabeza de tu planificador te cuestan servicios. No porque hagas mal tu trabajo, sino porque ya nadie sabe quién pidió qué el año pasado.

Un CRM reúne toda tu base de clientes en un solo sitio: quién es, qué ha contratado antes, qué presupuesto está en trámite y qué se ha acordado. A continuación lees qué aporta esto en concreto a una empresa de catering, y en qué te fijas al elegir uno.

Qué aporta un CRM a una empresa de catering

CRM son las siglas de customer relationship management (gestión de relaciones con clientes), un nombre grande para algo sencillo: un único sitio central donde están todos los datos de clientes, presupuestos anteriores, preferencias y conversaciones.

Para un caterer eso significa que no tienes que buscar correos antiguos para saber qué pidió un cliente el año pasado. Y no vuelves a teclear los datos de clientes en un archivo de Excel aparte junto a tu software de presupuestos.

Esa visión de conjunto afecta directamente a tu facturación. A una pareja que hace tres años contrató un aperitivo contigo puedes dirigirte personalmente para su aniversario. A una empresa que reserva una salida de equipo cada trimestre la reconoces al momento como cliente habitual en lugar de como una solicitud desconocida que tienes que volver a preguntar desde cero.

Responder más rápido a las solicitudes

Si tu CRM está conectado a tus presupuestos, ves de un vistazo la situación: quién no ha recibido todavía respuesta, qué presupuesto está a punto de caducar y a quién te queda por llamar tras una primera conversación.

Sin esa visión de conjunto, en una semana de mucho trabajo siempre se escapa alguna solicitud. Justo en la temporada en la que se mezclan bodas, fiestas de empresa y aperitivos de verano.

Una solicitud que recibe respuesta en unas horas gana el servicio con más frecuencia que una que se queda tres días sin contestar. Los clientes piden presupuesto a varias empresas de catering a la vez, y quien responde primero de forma seria y personal lleva ventaja.

Menos administración, más tiempo para la cocina

Sin CRM, la información se acumula en sitios que nadie más puede encontrar: el bloc de notas del planificador, mensajes sueltos de WhatsApp, o la memoria del dueño.

En cuanto esa persona se pone enferma o se va de vacaciones, todo lo demás se para. Una base de datos de clientes centralizada registra acuerdos, alergias, preferencias de pago y peticiones especiales de una forma que todo el equipo puede consultar.

• Un solo sitio para los datos de contacto, en lugar de repartidos entre correo, teléfono y hojas de cálculo.
• Recordatorios automáticos de seguimiento, para que un presupuesto no se quede parado.
• Historial por cliente: eventos anteriores, cantidades, necesidades dietéticas y qué funcionó o no.
• Menos errores en el relevo cuando un compañero retoma una conversación en marcha.

Reconocer y fidelizar a los clientes recurrentes

La mayoría de empresas de catering ganan buena parte de su facturación con clientes que ya han pedido antes. Esa oportunidad se pierde a menudo por la razón más tonta: ya nadie sabe quién reservó hace dos años.

Con todos los datos de clientes en un solo CRM puedes hacer un seguimiento dirigido. Enviar un saludo a las empresas que el año pasado por estas fechas reservaron un aperitivo navideño, o avisar a un cliente de aniversario de que sigues ahí para su próxima fiesta.

Esa es una facturación más barata que captar clientes nuevos. Un cliente existente ya conoce tu trabajo y no necesita que lo convenzas de tu calidad, así que la probabilidad de una reserva es bastante mayor que con una solicitud en frío.

En qué te fijas al elegir

No todos los CRM están pensados con el catering en mente. Un sistema de ventas genérico suele carecer de campos para número de invitados, necesidades dietéticas o ofertas de temporada, y entonces acabas improvisando algo alrededor. A la hora de elegir, fíjate en:

• Conexión con tus presupuestos, para no introducir los datos de clientes dos veces.
• Espacio para los detalles de este oficio: alergias, cantidades, requisitos del local.
• Sencillez para tu equipo. Un sistema que nadie abre no aporta nada.
• Accesible desde tu móvil, para poder consultarlo también en el local del evento.

Quien reúne sus datos de clientes, presupuestos y seguimiento en un solo sitio recupera tiempo para lo que importa: la comida y el evento en sí.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un CRM y un software de presupuestos?

Un software de presupuestos se centra en redactar y enviar presupuestos. Un CRM va un paso más allá y guarda todos los datos de clientes, el historial y la comunicación en un solo sitio, también después de que un presupuesto se acepte o se rechace. Catermonkey hace las dos cosas, para que no saltes entre dos pantallas.

¿Es útil un CRM también para una empresa de catering pequeña?

Precisamente en un equipo pequeño la información se pierde rápido en cuanto alguien se pone enfermo o se va de vacaciones. Una base de datos de clientes centralizada evita que los datos se queden en la cabeza o el móvil personal de alguien. Una empresa pequeña lo necesita tanto como una grande.

¿No lleva mucho tiempo extra introducir los datos de clientes?

Si tu CRM está conectado a tus presupuestos, los datos de clientes se guardan solos en cuanto alguien hace una solicitud o recibe un presupuesto. No introduces nada dos veces, simplemente registras lo que ya estabas haciendo.

¿Ayuda también un CRM a planificar el personal o las compras?

De forma indirecta, sí. Una buena visión de las reservas y las cantidades por cliente muestra qué periodos se pondrán ajetreados, para que puedas planificar con más antelación. La planificación de personal y compras en sí la sueles hacer en el software de catering que lo rodea.

¿Cómo evito que un CRM se convierta en un sistema más junto a mi software actual?

Elige uno que ya esté integrado en tus presupuestos y tu planificación, como en Catermonkey, en lugar de un sistema de ventas aparte que tengas que conectar tú mismo. Si no, acabas tecleando los datos de clientes de una pantalla a otra.

En Catermonkey la base de datos de clientes está conectada a tus presupuestos: en cada solicitud ves enseguida qué pidió antes ese cliente, con cuántos invitados y a qué precio. Con eso empiezas tu siguiente presupuesto, en lugar de con una pantalla en blanco.

Pruébalo gratis