¿Qué software de hostelería necesitas en realidad?

El software de hostelería es un término general para sistemas muy distintos. Una caja registradora, una app de turnos, un software de contabilidad y un software de catering se venden todos bajo la misma etiqueta, aunque resuelven problemas completamente distintos.

Quien busca en Google "software de hostelería" para pasar su papeleo al ordenador acaba enseguida en el tipo de sistema equivocado. En este artículo repasamos las categorías más importantes, para que sepas qué software de hostelería encaja con lo que de verdad quieres resolver.

Cuatro categorías principales, cuatro problemas distintos

Lo que la mayoría de los hosteleros llama "software de hostelería" se divide en cuatro tipos de sistemas. Se nombran a menudo juntos, pero cada uno resuelve algo distinto:

• Sistemas de caja registradora (TPV): cobrar en mesa o en barra, enviar comandas a la cocina, procesar pagos.
• Planificación de personal: hacer turnos, programar a los suplentes, registrar horas.
• Contabilidad y facturación: enviar facturas, gestionar el IVA, llevar la contabilidad al día.
• Software de catering y eventos: hacer presupuestos, componer menús, planificar personal y compras en torno a un evento o una agenda cambiante.

Un negocio de hostelería suele usar varias de estas categorías a la vez. La cosa falla cuando esperas que un solo sistema resuelva los cuatro problemas, o cuando buscas "software de hostelería" sin saber cuál de los cuatro necesitas.

Sistemas de caja registradora: para barra o para mesa

Un sistema de caja registradora está pensado para negocios con ventas sueltas y continuas: un bar, una cafetería, un restaurante con carta fija. Se trata de cobrar rápido y de que las comandas lleguen al instante a la estación de cocina correcta.

Para una empresa de catering o un local para eventos que trabaja con presupuestos y menús acordados de antemano, un sistema de caja registradora resuelve el problema equivocado. No hay ventas sueltas y continuas que cobrar, y los importes ya están fijados antes de que llegue el primer invitado.

Planificación de personal: turnos que encajan con la carga de trabajo

La planificación de personal trata específicamente de quién trabaja cuándo. Hacer turnos según la carga prevista, avisar a suplentes cuando alguien falla, registrar horas para la nómina.

Para un negocio de hostelería con una ocupación semanal variable, esto suele ser un sistema junto a otro tipo de software, no en su lugar. La pregunta clave es si las horas que planificas aquí también aparecen en otro sitio, o si alguien tiene que volver a escribirlas.

Contabilidad y facturación

El software de contabilidad gestiona la parte financiera: facturas, declaraciones de IVA, las cuentas anuales. Este tipo de sistemas no está pensado específicamente para la hostelería, pero lo usa prácticamente cualquier negocio.

Para las empresas de catering y los locales para eventos, la pregunta rara vez es si necesitan software de contabilidad. La pregunta es si su facturación encaja bien con el presupuesto y la planificación, o si tienen que volver a escribir los importes dos veces.

Software de catering y eventos: donde encaja Catermonkey

La cuarta categoría está pensada para negocios que trabajan con presupuestos, menús cambiantes y eventos, en lugar de ventas sueltas y continuas. Empresas de catering, locales para eventos, hoteles con departamento de food and beverage, food trucks que trabajan por encargo.

Aquí no se trata de una caja en el mostrador, sino de todo el recorrido desde la solicitud hasta la factura: hacer un presupuesto, fijar el menú y las cantidades, planificar compras y personal a partir de eso, y facturar al final. Catermonkey está construido para eso, con matices propios para empresas de catering, locales para eventos y hoteles.

¿Qué tipo encaja con tu negocio?

Si tu negocio es sobre todo ventas sueltas y continuas en mesa o en barra, buscas ante todo un sistema de caja registradora. Si trabajas sobre todo con presupuestos, menús acordados de antemano y eventos cambiantes, como una empresa de catering, un local para eventos o un hotel con función de banquetes, buscas software de catering.

La planificación de personal y la contabilidad son, en ambos casos, un complemento y no un sustituto. La pregunta principal es si encajan bien con tu sistema principal, para que no sigas copiando datos a mano entre sistemas sueltos.

Preguntas frecuentes

¿Necesita una empresa de catering un sistema de caja registradora?

Normalmente no como sistema principal. Una empresa de catering trabaja con presupuestos e importes acordados de antemano, no con ventas sueltas y continuas en un mostrador. Si además tienes un local fijo o un food truck con venta directa, ahí sí tiene sentido un sistema de caja registradora aparte.

¿Puedo cubrir las cuatro categorías con un solo sistema?

Algunos proveedores lo intentan, pero en la práctica cada tipo de software es más fuerte en su propia categoría. Más importante que meterlo todo en un solo sistema es que los sistemas que usas encajen bien entre ellos y no tengas que introducir nada dos veces.

¿El software de catering también sirve para un hotel?

Para la parte de food and beverage de un hotel, como los desayunos, las salas de banquetes y los arreglos para grupos, sí. Para el alquiler de habitaciones en sí necesitas un sistema hotelero aparte (PMS), que gestiona algo muy distinto del software de catering.

¿Por qué un comparador de sistemas de caja registradora suele aparecer mejor posicionado en "software de hostelería"?

Porque los sistemas de caja registradora son la categoría más grande y más buscada dentro del software de hostelería: casi cualquier negocio de hostelería con venta directa necesita uno. Eso no lo convierte en la categoría correcta para una empresa de catering o un local para eventos, solo en el término más buscado.

¿Qué herramientas de hostelería necesito si estoy empezando?

Empieza por el problema que más te cuesta ahora mismo. Si vendes en mostrador, es la caja registradora. Si envías presupuestos, es software de catering. El resto llega después, porque un sistema que todavía no necesitas, tampoco lo vas a usar.

¿Cuánto cuesta aproximadamente el software de hostelería?

Casi todo en este mercado se cobra por mes y por usuario o por local. Fíjate también en los costes únicos de puesta en marcha y de equipamiento, porque en los sistemas de caja registradora ahí suele estar la mayor parte de la factura.

Catermonkey pertenece a la categoría de software de catering: desde la solicitud hasta la factura en un solo sitio, para que no lleves el presupuesto, las compras y el personal de un mismo evento en tres sistemas distintos.

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