¿Qué software de contabilidad es el mejor para empresas de catering en 2025?

Como dueño de una empresa de catering, sabes que la contabilidad lleva bastante tiempo. La buena noticia es que el software de contabilidad para empresas de catering adecuado marca una diferencia real. Hay programas pensados para cómo funciona el sector del catering, desde la contabilidad por servicio hasta la conexión con tu stock. En este artículo descubres qué opciones encajan mejor con tu empresa y en qué fijarte al elegir.

¿Qué hace que un software de contabilidad sea adecuado para empresas de catering?

Las empresas de catering tienen necesidades distintas a una tienda o una oficina normal. Tu contabilidad gira en torno a eventos, ingresos variables y compras que cambian cada semana. Un programa de contabilidad estándar se queda corto para esto.

La contabilidad por servicio encabeza la lista. Cada evento es en realidad un proyecto aparte, con sus propios costes, ingresos y margen. Quieres poder ver, servicio a servicio, si has ganado dinero con él.

Además, tienes picos y valles según la temporada, y para eso hacen falta informes que puedas organizar tú mismo. El IVA en el catering también es complicado. Piensa en los distintos tipos para comida para llevar y en el lugar, o el 9% para ciertos productos. Tu software de contabilidad tiene que aplicarlo bien de forma automática.

Una conexión con tu stock es otro punto importante. Tus ingredientes tienen que estar ligados a tus platos, para que tus compras se sigan de forma automática. Eso ahorra tiempo y evita errores en tu precio de coste.

Las 5 mejores opciones de software de contabilidad para catering en 2025

Tras comparar los programas más habituales, estas son las cinco mejores opciones de software de administración para catering:

Software	Mejor para	Puntos fuertes	Rango de precio
Exact Online	Grandes empresas de catering	Contabilidad detallada por servicio, buenas conexiones	€25-50/mes
Moneybird	Caterers que empiezan	Fácil de usar, asequible, buen módulo de facturación	€8-18/mes

Snelstart	Pymes de catering	Software neerlandés, buen soporte	€15-35/mes
Visma eAccounting	Empresas en crecimiento	Buenos informes, aplicación móvil	€12-25/mes
Twinfield	Caterers profesionales	Hace mucho, buenas conexiones con tu asesor fiscal	€30-60/mes

Cada opción tiene sus propias ventajas. Moneybird encaja bien si acabas de empezar y buscas algo sencillo. Exact Online es lo más completo para una contabilidad más amplia, mientras que Snelstart es un buen punto intermedio entre los dos.

Ninguno de estos programas calcula tu presupuesto a partir de tus recetas. Están hechos para la contabilidad, no para la cocina. Por eso muchos caterers usan un software de catering para los presupuestos y las listas de preparación, y lo conectan con uno de estos programas de contabilidad para las facturas y el IVA.

¿Qué funciones son importantes para la contabilidad de catering?

Al elegir un software financiero para tu empresa de catering, hay algunas cosas imprescindibles. La contabilidad por servicio encabeza la lista. Tienes que poder ver, por evento, cuáles son tus costes e ingresos.

Un buen módulo de presupuestos ayuda muchísimo. Puedes calcular precios, fijar márgenes y enviar directamente desde el sistema presupuestos bien presentados. Algunos programas incluso recogen la consulta directamente desde tu web.

La conexión con tu stock se subestima a menudo, pero vale oro. Si ligas tus ingredientes a tus platos, tus compras se calculan automáticamente. Así ves al instante lo que te cuesta realmente un evento.

Las conexiones con tu planificación te facilitan mucho la vida. Así tu planificación, tus compras y tu facturación encajan entre sí. Piensa también en una conexión con tu cuenta bancaria, para que los pagos se concilien solos.

Trabajar desde el móvil es hoy algo estándar. Quieres poder enviar facturas sobre la marcha o registrar rápido un ticket. Por eso una buena aplicación ya no es un lujo.

Coste del software de contabilidad para empresas de catering

Los costes de la contabilidad para empresas de catering en 2025 varían bastante. Para una empresa que empieza, puedes arrancar desde €8 al mes. Las empresas más grandes suelen pagar entre €50 y €100 al mes por un programa más completo.

Ten en cuenta los costes para empezar. Algunos proveedores cobran una vez entre €100 y €500 por la configuración y la formación. Puede merecer la pena si te ahorra mucho tiempo en la transición.

Muchos programas cobran por usuario. Si tu equipo crece, tus costes suben con él. Pregunta siempre por una tarifa para varios usuarios.

No olvides los costes de las conexiones. Una conexión con tu web, tu sistema de pago u otro software suele costar extra. Calcula entre €10 y €30 al mes por cada conexión.

El precio mensual más bajo no da automáticamente el coste más bajo, porque las conexiones y los usuarios extra también cuentan. La opción más barata no es siempre la mejor, por tanto. Si un software te ahorra 5 horas a la semana, un programa más caro se amortiza rápido.

Errores frecuentes al elegir un programa de contabilidad

El mayor error es elegir la opción más barata sin mirar qué hace realmente el programa. Un software de contabilidad para catering tiene que encajar con tu empresa, no al revés.

Muchos empresarios olvidan implicar a su asesor fiscal en la elección. Tu asesor tiene que poder trabajar con el sistema que elijas. Pregunta de antemano si hay buenas conexiones.

No subestimes el coste del cambio, tanto en tiempo como en dinero. Implantar un software nuevo cuesta tiempo y energía. Planifícalo en una temporada tranquila y asegúrate de que alguien lo supervise.

Otra trampa es mirar solo al presente. Piensa también en el año que viene. Si quieres crecer, elige un software que pueda seguirte el ritmo.

No olvides la formación. El mejor sistema no sirve de nada si tu equipo no sabe usarlo. Dedica tiempo a formarte tú y a formar a tu personal.

Cómo implantar un software de contabilidad nuevo

Empieza con una preparación a fondo. Haz una lista de todo lo que el software tiene que hacer por ti. Piensa en presupuestos, facturación, stock e informes.

Planifica el cambio con cuidado. Elige un momento en el que no estés desbordado de eventos. El inicio de un nuevo ejercicio contable suele ser ideal.

Trasladar tus datos antiguos es un paso que no debes subestimar. Exporta todos tus datos de clientes, facturas pendientes y datos de stock de tu sistema actual. Prueba bien la importación antes de hacer el cambio.

Empieza en pequeño y ve construyendo con calma. No actives todo de golpe. Empieza por lo básico, como la facturación, y añade el resto paso a paso.

Asegúrate de dar buena formación a tu personal. Reserva momentos para ello y da a todos tiempo para acostumbrarse al nuevo sistema. Ten en cuenta que pasan unas semanas hasta que todos se acostumbran.

Prueba todo antes de cambiar del todo. Haz funcionar ambos sistemas en paralelo durante un tiempo, para asegurarte de que todo cuadra.

Elegir el software de contabilidad correcto le ahorra mucho trabajo a tu empresa de catering. Si miras qué necesitas de verdad y haces el cambio con calma, ahorras tiempo y ves mejor lo que hace tu empresa. ¿Quieres saber cómo Catermonkey simplifica tu contabilidad? Ponte en contacto con nosotros.

Preguntas frecuentes

¿Qué software de contabilidad es el mejor para una empresa de catering pequeña?

Para una empresa de catering que empieza o es pequeña, Moneybird suele ser la opción lógica: €8-18 al mes, rápido de configurar y con un buen módulo de facturación. Si creces hacia servicios fijos con personal, más adelante pasas a Snelstart o Exact Online.

¿Cuánto cuesta al mes un software de contabilidad para empresas de catering?

Calcula entre €8 y €60 al mes por el programa en sí, según todo lo que tenga que hacer. A menudo se suman costes de conexiones, €10 a €30 al mes, y un pago único de €100 a €500 para configurarlo todo. Las empresas de catering más grandes llegan enseguida a €50 o €100 al mes.

¿Puedo conectar mi software de catering con mi contabilidad?

Sí. Los programas neerlandeses habituales tienen conexiones con las que envías las facturas automáticamente a la contabilidad. Pregunta antes qué conexión existe y cuánto cuesta, porque varía según la combinación.

¿Qué tipo de IVA se aplica al catering?

Para la comida y las bebidas sin alcohol se aplica, por lo general, el tipo reducido del 9%. Para el alcohol y algunos servicios en torno a un evento se aplica el tipo elevado. Configura bien esos tipos una vez en tu software de contabilidad, y luego él lo calculará por ti. Si tienes dudas sobre una partida concreta, pregunta a tu asesor fiscal.

¿Tiene que trabajar mi asesor fiscal con el mismo programa que yo?

No necesariamente, pero te ahorra muchos líos. La mayoría de los asesores fiscales pueden consultar directamente Exact Online, Twinfield o Snelstart. Antes de elegir, pregunta qué programa prefiere tu asesor, porque si no, pagarás después por horas de volver a introducir datos.

¿Cuál es el mejor momento para hacer el cambio?

El inicio de un nuevo ejercicio contable, en una temporada sin grandes eventos. Así no tienes que trasladar medio año de contabilidad y tienes tiempo de sobra para tener tu sistema antiguo y el nuevo funcionando en paralelo durante unas semanas.

Catermonkey se encarga de la parte anterior a la contabilidad: calcula el presupuesto a partir de tus recetas, y en cuanto el cliente da su visto bueno, la factura queda lista con los tipos de IVA correctos. Esa factura la pasas después a tu software de contabilidad, así no introduces nada dos veces.

Empieza gratis