Cómo gestionar los no shows y los cambios de última hora

Un cliente que reduce el número de invitados el mismo día, o invitados que simplemente no se presentan, forma parte del oficio. Sin una política de cambios clara, pagas tú la cuenta de la compra y el personal que ya estaban decididos. En este artículo lees cómo fijar un plazo límite a partir del cual el número queda fijado, qué puedes cambiar gratis y qué no, y cómo cobrar los no shows y los cambios tardíos sin dañar la relación con el cliente.

Los no shows y los cambios tardíos forman parte del oficio, pero no sin una política

Cuando empieza un evento, ya has comprado y planificado el personal según el número de invitados que te dio el cliente. Si alguien cancela invitados un día antes, o si parte de los invitados simplemente no se presenta, la cuenta la pagas tú, no el cliente, a menos que hayáis acordado otra cosa de antemano.

Fija un plazo límite a partir del cual el número de invitados queda fijado

Acuerda un plazo límite fijo, por ejemplo entre 3 y 5 días laborables antes del evento, a partir del cual el número indicado se convierte en el número garantizado. Antes de ese plazo el cliente todavía puede ajustar gratis, después cobras el número garantizado, aunque el mismo día vengan menos personas. Pon este plazo en el presupuesto y no solo en la letra pequeña de tus condiciones, así no es una sorpresa para el cliente.

Qué puedes cambiar gratis y qué no

Una diferencia de uno o dos invitados normalmente no vale la pena discutirla, deja un pequeño margen para eso. Las diferencias mayores después del plazo límite las cobras según el número garantizado. Distingue entre ajustar hacia arriba y hacia abajo: a menudo puedes incluir invitados extra si la compra lo permite, mientras que menos invitados después del plazo no cambia nada de lo que ya has comprado y planificado.

Cobrar la diferencia sin dañar la relación

Explica tu política al enviar el presupuesto, no en el momento en que algo sale mal. Comunícalo con profesionalidad pero sin rigidez: explica que la compra y el personal ya estaban decididos, en lugar de limitarte a señalar un artículo de tus condiciones. Incluye el plazo límite en tus condiciones generales y recuérdaselo al cliente poco antes del evento, así cobrar la diferencia se siente como una consecuencia lógica y no como una sorpresa.

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Preguntas frecuentes

¿Cuándo fijas el plazo límite para el número garantizado de invitados?

Normalmente entre 3 y 5 días laborables antes del evento, según el tiempo que necesites para la compra y la planificación del personal.

¿Cobras siempre el número completo en caso de no show?

Después del plazo límite cobras el número garantizado, aunque el mismo día vengan menos invitados.

¿Puede un cliente todavía aumentar el número después del plazo límite?

Muchas veces sí, siempre que la compra y el personal lo permitan todavía. Ajustar hacia abajo ya no es gratis después del plazo límite.

¿Cómo dejas constancia del plazo límite para que no haya discusiones?

Incluye el plazo límite en el presupuesto y en tus condiciones generales, y recuérdaselo al cliente poco antes del evento.

¿Cómo comunicas el cobro de la diferencia sin dañar la relación?

Explica que la compra y el personal ya estaban decididos, en lugar de limitarte a señalar un artículo de tus condiciones.

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