Plazos de pago: cómo evitar clientes morosos

Un evento ya realizado todavía no es una factura cobrada. Sin plazos de pago claros y un ritmo fijo de seguimiento, el pago de algunos clientes se retrasa silenciosamente semanas. Normalmente lo notas cuando tus propias facturas ya han llegado.

En este artículo lees cómo fijas un plazo de pago, cuándo envías un recordatorio y qué haces si un cliente de verdad no paga.

Fijar un plazo de pago claro

Pon en cada factura una fecha de vencimiento real, con el día y el mes. No solo un plazo como "en treinta días", porque un cliente que tiene que calcularlo él mismo, calcula a su favor.

Elige un plazo de pago que encaje con el momento en que el dinero tiene que llegarte, y no te apartes de él según el cliente. Cuanto más firme seas, menos hay que discutir después sobre cuándo debía haber llegado el pago.

Menciona ese plazo ya en tu presupuesto y en tus condiciones generales. Así no aparece por primera vez en la factura, y el cliente sabe a qué se compromete antes de que el evento esté reservado.

Recordatorios y avisos

No esperes a que una factura lleve mucho tiempo vencida antes de dar señales de vida. Envía un recordatorio amable alrededor de la propia fecha de vencimiento, y si dos semanas después todavía no ha llegado nada, un aviso más claro.

Deja ese ritmo fijado una vez, así no tienes que decidir cada vez de nuevo cuándo contactas a alguien. Eso también quita la incomodidad: simplemente sigues tu propio acuerdo, no vas detrás de nadie.

Mira también cómo pedir un anticipo como empresa de catering. Ahí se explica cómo consigues ya antes del evento parte del dinero, para que un pago tardío te afecte menos.

Qué pasa si un cliente de verdad no paga

Si el recordatorio y el aviso no dan resultado, el siguiente paso es un requerimiento formal de pago. Después puedes cobrar legalmente gastos de gestión de cobro, siempre que también conste en tus condiciones generales.

En importes pequeños, valora qué te deja al final una agencia de cobro o una vía judicial. Con unos pocos cientos de euros, a menudo gastas más en el procedimiento que en la factura en cuestión.

Si el mismo cliente lo repite, cambia el acuerdo en vez del aviso. Con ese cliente, trabaja a partir de ahora con un anticipo o pide el importe completo por adelantado. Es menos molesto que tener que perseguir el pago cada vez.

Proteger el flujo de caja

Unos pocos clientes morosos presionan bastante tu flujo de caja, sobre todo en un mes con mucha compra propia y una nómina completa. El dinero está ganado, pero sigue en la cuenta de otro.

Lleva un registro de qué facturas están pendientes y desde cuándo. Revisa esa lista en un momento fijo cada semana, así no descubres un problema justo el día en que te llama tu propio proveedor.

Facturar y hacer seguimiento con constancia funciona mejor a la larga que esperar que el cliente se acuerde solo. La mayoría de la gente paga sin problema, solo que raramente por iniciativa propia.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es un plazo de pago habitual en el catering?

Muchas empresas de catering aplican entre catorce y treinta días después de la fecha de factura. Más importante que el número exacto de días es que apliques ese plazo igual a todos los clientes y lo dejes claro de antemano.

¿Puedo cobrar gastos de gestión de cobro?

Sí, tras un requerimiento formal de pago puedes cobrar legalmente gastos de gestión de cobro. Asegúrate de que también conste en tus condiciones generales, o acabarás discutiéndolo.

¿Con qué rapidez debo enviar un recordatorio?

Envía un recordatorio amable alrededor de la propia fecha de vencimiento, y un aviso más claro pasadas unas dos semanas si todavía no ha llegado nada. No esperes a que la factura lleve ya un mes de retraso, porque entonces ya habrá acabado en el fondo del montón del cliente.

¿Puedo exigir el pago por adelantado a clientes que pagan tarde con frecuencia?

Sí, es muy habitual. Con un cliente que lo repite, un anticipo o el pago completo por adelantado funciona mejor que perseguir el pago cada vez de nuevo. Ponlo en el presupuesto, así no es una sorpresa.

¿Qué pongo exactamente en la factura para que no surja discusión?

La fecha del evento, el número de invitados con el que se ha calculado, los importes acordados y una fecha de vencimiento en cifras. Haz referencia además al presupuesto que el cliente ha firmado, para no tener que buscar en tu correo ante una duda sobre un importe.

¿Cómo controlo qué facturas siguen pendientes?

En una lista única que revisas cada semana, con la fecha de vencimiento y la fecha del último recordatorio por factura. En cuanto ese control pasa a tu correo en vez de estar en un solo sitio, siempre se te escapa alguien.

Catermonkey pone el plazo de pago de tu presupuesto automáticamente en la factura y muestra qué facturas han superado la fecha de vencimiento, para que veas de un vistazo a quién le sigues cobrando.

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