¿Qué es el software de catering? La guía completa para caterers

El software de catering es el programa que gestiona el día a día de una empresa de catering: presupuestos, planificación, compras, personal y facturación en un solo lugar, en lugar de repartidos entre Excel, tu correo y notas sueltas en la encimera.

En esta guía lees qué hace exactamente el software de catering, cuándo merece la pena y cómo eliges el adecuado para tu empresa.

¿Qué es exactamente el software de catering?

El software de catering es un programa pensado para la forma en que trabaja una empresa de catering, en lugar de un software de planificación genérico que primero tienes que adaptar tú mismo.

En la práctica, eso se traduce en un único lugar para hacer presupuestos, controlar invitados y cantidades, planificar compras y stock, organizar los turnos de personal por evento y facturar en cuanto se termina un servicio. Lo que empieza con un presupuesto termina en una factura, sin que tengas que volver a escribir los mismos datos dos o tres veces.

La diferencia con una app de agenda o una hoja de cálculo está en las piezas que ya vienen listas: precios de menú que se ajustan al número de invitados, listas de compra que se adaptan a la planificación, y una factura que sale directamente del presupuesto.

Qué puedes hacer con él: las funciones más importantes

El núcleo de casi cualquier programa de catering tiene cinco partes: presupuestos y consultas, planificación por evento, compras y stock, planificación de personal y facturación.

Algunos programas, entre ellos Catermonkey, incluyen gestión de clientes, para que encuentres a tus clientes habituales y sus preferencias sin tener que rebuscar en correos antiguos.

Cuántas de esas partes necesitas depende de tu empresa. Un caterer pequeño que sobre todo hace fiestas particulares se beneficia más de presupuestos rápidos y unas compras claras. Una empresa que organiza grandes eventos corporativos necesita más una planificación de personal sólida y cifras por evento.

Gestión de clientes y comunicación

Buena parte del trabajo de un caterer no está en cocinar, sino en el contacto con el cliente: enviar un presupuesto, hacer seguimiento, aplicar cambios y preguntar después qué tal ha ido.

El software de catering guarda ese historial por cliente. En una nueva consulta ves de un vistazo qué pidió antes y qué acuerdos había.

Eso ahorra más tiempo con clientes habituales, como empresas que organizan una copa cada trimestre. No tienes que volver a preguntar por alergias, preferencias o la dirección de facturación.

Stock y compras bajo control

Gestionar las compras desde un archivo Excel suelto funciona bien hasta que llevas varios eventos a la vez. A partir de ahí, cuesta ver cuánto necesitas en total, qué ya está pedido y qué falta.

El software de catering suma las compras de todos tus eventos planificados, para que pidas todo de una vez en lugar de evento por evento. Y ves enseguida si tu stock cubre un evento que se acerca.

Eso ahorra dinero de dos formas: pedidos más grandes al mismo proveedor, y menos cajas que acaban en el contenedor después del fin de semana.

Facturación sin trabajo duplicado

En cuanto se acepta un presupuesto, no tienes que montar la factura desde cero. Un buen software de catering convierte el presupuesto en factura, con el desglose de IVA incluido y los cambios aplicados durante el servicio.

Eso ahorra tiempo, y sobre todo evita que surja una diferencia entre lo que has acordado y lo que al final facturas. Esa diferencia es justo lo que hace que los clientes te llamen.

Software de catering frente a Excel o una agenda genérica

Excel y una agenda compartida cuestan poco y suelen bastar para una empresa pequeña con unos pocos eventos al mes.

El límite aparece en cuanto planificas varios eventos a la vez. Entonces tienes que llevar a mano el control de qué compra pertenece a qué evento, quién está asignado dónde y qué presupuesto ya tiene seguimiento.

El software de catering se encarga de esos cálculos. Ayuda sobre todo en los puntos donde una hoja de cálculo se vuelve incómoda: recalcular precios cuando cambia el número de invitados, o ver de un vistazo qué personal está en qué evento.

Cómo eliges el software de catering adecuado para tu empresa

Empieza por tu mayor pérdida de tiempo, no por una lista de funciones. Si pierdes más tiempo haciendo presupuestos, mira primero con qué rapidez y con qué nivel personal puedes presupuestar con cada opción. Si el problema está en las compras y el stock, fíjate en cómo el programa suma varios eventos a la vez.

Pide además un periodo de prueba. Un programa que sobre el papel lo hace todo también tiene que funcionar bien en la cocina, para ti y para tu equipo.

Pide además un periodo de prueba. Un programa que sobre el papel lo hace todo también tiene que funcionar bien en la cocina, para ti y para tu equipo.

Cambiar de programa: qué cuesta y qué aporta

El cambio a software de catering cuesta sobre todo tiempo al principio: migrar los datos de clientes, configurar tus precios estándar y dejar que tu equipo se acostumbre.

La mayoría de los caterers lo recuperan en unas semanas, porque los presupuestos salen antes y las compras y la facturación dejan de ir por separado.

¿Quieres saber cómo funciona Catermonkey? Consulta las soluciones por área o los precios, o conecta tu programa de contabilidad actual a través de las integraciones.

Preguntas frecuentes

¿El software de catering también es apto para empresas pequeñas?

Sí. Incluso con unos pocos eventos al mes ahorra tiempo en presupuestos y compras, y crece contigo a medida que tu empresa crece. La mayoría de los proveedores, entre ellos Catermonkey, no exigen un número mínimo de eventos.

¿Puede el software de catering conectarse con mi programa de contabilidad?

La mayoría de los programas de catering se conectan con los programas de contabilidad habituales, para que una factura pase sin tener que introducirla dos veces. Pregunta al proveedor qué conexiones tiene para tu contabilidad.

¿Cuánto tarda el cambio a un software de catering?

Cuenta con unos días a unas semanas, según cuántos datos de clientes y precios estándar tengas que migrar. La mayoría de los caterers envían su primer presupuesto desde el nuevo programa en una semana.

¿Cuánto cuesta aproximadamente el software de catering?

Casi todos los proveedores cobran una cantidad al mes, a menudo según el número de usuarios o eventos. Compara eso con las horas que ahora dedicas a presupuestos y compras, porque ahí está la comparación que cuenta. Los precios de Catermonkey están publicados en la web.

¿Cuál es la diferencia entre el software de catering y el software de restaurante?

El software de restaurante está pensado para una carta fija y un local fijo, como un sistema de caja y gestión de mesas. El software de catering está pensado para locales y cantidades variables: presupuestos por evento, compras que se ajustan a la planificación y personal que se asigna por ubicación.

Catermonkey es uno de esos programas de catering: tu presupuesto, tu lista de compras, tu planificación y tu factura salen de los mismos datos, así que un cambio en el número de invitados se refleja en todas partes sin que se te olvide en ningún sitio.

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