Drankarrangementen samenstellen: zo haal je de beste marge

Een drankarrangement is voor veel cateraars de plek waar de meeste marge verdwijnt, of juist vandaan komt, afhankelijk van hoe je het opzet. In dit artikel lees je wanneer je beter met een vast bedrag per persoon werkt en wanneer nacalculatie slimmer is, hoe je kurkengeld toepast zonder gasten voor het hoofd te stoten, en hoe je wijn-spijscombinaties gebruikt om de gemiddelde besteding omhoog te krijgen.

Vast bedrag per persoon of nacalculatie: wanneer kies je wat

Een drankarrangement per persoon geeft de klant duidelijkheid vooraf en jou een voorspelbare omzet, maar je draagt het risico als gasten meer drinken dan gemiddeld. Nacalculatie legt dat risico bij de klant, maar vraagt om een strakke registratie tijdens het evenement, anders eindig je met een discussie achteraf over aantallen die niemand meer kan controleren.

Een vast bedrag per persoon werkt het best bij een evenement met een voorspelbaar drinkpatroon: een borrel van twee uur, een bruiloft met een vast programma. Nacalculatie is logischer bij een evenement waarvan de duur of het aantal gasten kan uitlopen, zoals een bedrijfsfeest zonder strak eindtijdstip. Sommige cateraars combineren het: een vast basisbedrag voor de eerste ronde, met nacalculatie voor wat daarna wordt besteld.

Spreek bij nacalculatie vooraf af wie er meetelt en waarop. Een streeplijst achter de bar, een tapkop die telt of een kassa die per bestelling registreert: kies één manier en leg die vast in de offerte, zodat je aan het eind van de avond niet met twee tellingen zit die niet op elkaar aansluiten.

Kurkengeld: hoe je het toepast zonder gedoe

Kurkengeld reken je wanneer een klant zijn eigen wijn of drank meeneemt, om te compenseren voor de marge die je anders op die drank had gemaakt. Het wordt alleen een probleem als je het niet vooraf hebt vastgelegd. Zet het bedrag per fles duidelijk in je offerte, samen met de reden waarom je het rekent: bediening, glaswerk en het serveren blijven namelijk gewoon jouw werk, ook al levert de klant de fles zelf.

Een richtlijn die de meeste cateraars hanteren, is 8 tot 15 euro per fles, afhankelijk van het type evenement en de hoeveelheid werk die erbij komt kijken. Bij een groot aantal flessen kun je overwegen een lager bedrag per fles te rekenen vanaf een bepaald aantal, zodat het voor de klant aantrekkelijk blijft om via jou te werken in plaats van alles zelf te regelen.

Wijn-spijs als margehefboom, niet alleen als smaakadvies

Een doordacht wijn-spijsadvies verkoopt zichzelf: gasten die twijfelen tussen twee wijnen kiezen sneller voor de duurdere optie als je uitlegt waarom die beter bij het menu past. Werk dit uit in je offerte, niet pas ter plekke. Een korte toelichting per gang, met een aanbevolen wijn erbij, verhoogt de kans dat de klant voor het uitgebreidere (en winstgevendere) drankarrangement kiest in plaats van de basisvariant.

Hetzelfde geldt voor sterke drank en cocktails bij een borrel: een paar gerichte suggesties werken beter dan een lange kaart waar niemand goed uitkomt.

Mocktails: reken ze mee als volwaardig onderdeel

Een alcoholvrij arrangement is geen bijzaak meer die je er gratis bij gooit. Bij elk evenement met een bredere gastenlijst zit een deel van de gasten dat niet drinkt, en een goed uitgewerkt mocktail-aanbod verdient net zo goed marge als het alcoholische arrangement, mits je het ook zo prijst. Neem het daarom standaard mee in je drankofferte in plaats van het als losse toevoeging te behandelen.

Reken bij een mocktail ook het werk mee, niet alleen de inkoop. Verse kruiden, een gesneden garnering en een shaker kosten je achter de bar evenveel handelingen als een cocktail, terwijl de inkoopprijs lager ligt. Dat is precies waar de marge zit als je het goed prijst.

Een concreet rekenvoorbeeld

Stel: een borrelarrangement van twee uur, met wijn, bier, frisdrank en een mocktail-optie.

• Inkoopkosten drank per persoon: €6,50
• Marge-opslag (circa 60%): €4,00
• Verkoopprijs per persoon: €10,50

Bij 80 gasten levert dat arrangement €840 omzet op, tegenover €520 aan inkoop. Reken dit soort marges altijd door voordat je een prijs in je offerte zet, in plaats van een rond bedrag te kiezen dat "wel goed voelt".

Zet daar je personeel achter de bar naast. Twee barmedewerkers van elk vier uur eten een flink deel van dat verschil op, dus een arrangement dat op papier goed rekent, kan met te veel bediening alsnog op nul uitkomen. Reken drank en bediening daarom in dezelfde offerte door.

Veelgestelde vragen

Wat is een gebruikelijke marge op een drankarrangement?

De meeste cateraars werken met een opslag van 50 tot 70% boven de inkoopkosten van de drank, afhankelijk van het type dranken en de hoeveelheid service die erbij komt kijken. Sterke drank en cocktails leveren doorgaans een hogere marge op dan bier of frisdrank.

Moet ik kurkengeld altijd rekenen als een klant zelf drank meeneemt?

Dat hoeft niet verplicht, maar zonder kurkengeld verlies je de marge die je normaal op die drank had gemaakt, terwijl je wel bediening en glaswerk blijft leveren. De meeste cateraars rekenen het daarom standaard, en zetten dat vooraf in de offerte zodat de klant niet wordt verrast.

Wanneer is nacalculatie beter dan een vast bedrag per persoon?

Nacalculatie werkt beter bij een evenement waarvan de duur of het gastenaantal kan uitlopen, zoals een bedrijfsfeest zonder strak eindtijdstip. Zorg dan wel voor een duidelijke registratie tijdens de avond, anders ontstaat er achteraf discussie over de eindafrekening.

Loont het om een alcoholvrij arrangement apart te prijzen?

Ja. Een alcoholvrij arrangement dat je gratis of tegen kostprijs aanbiedt, laat marge liggen die je net zo goed kunt pakken. Prijs het als volwaardig onderdeel van je drankkaart, met dezelfde aandacht voor presentatie als het alcoholische arrangement.

Wat zet je precies in de offerte bij een drankarrangement?

De duur van het arrangement, welke dranken erin zitten en welke niet, het bedrag per persoon, en wat er gebeurt als het feest uitloopt. Reken je kurkengeld, zet dan ook het bedrag per fles erbij. Zo staat alles wat tot discussie kan leiden zwart op wit voordat de avond begint.

Catermonkey rekent je drankarrangement door vanuit je inkoopprijzen, zodat je de marge per gast ziet voordat je de offerte verstuurt. Loopt het gastenaantal nog op, dan schuift de hele berekening mee.

Probeer gratis