Persoonlijke e-mails, zonder steeds hetzelfde te typen

In het kort

• Sjablonen halen klantnaam, eventdatum, contactgegevens, gerechten en totalen rechtstreeks uit de opdracht, geen kopiëren en plakken
• Kant-en-klare sjablonen voor de momenten die steeds terugkomen: offerte verzenden, boeking bevestigen, definitief aantal gasten opvragen, factuur verzenden, bedankje, review aanvragen
• Plan e-mails die automatisch worden verstuurd: gastencheck een week voor het event, review-verzoek drie dagen erna, bedankje de ochtend erna
• Bijlagen (offerte-PDF, factuur, menu) worden automatisch toegevoegd op basis van het gekozen sjabloon
• Bewerk vooraf ingevulde tekst inline voor het versturen; één persoonlijke zin maakt een systeem-e-mail menselijk
• Elke verzonden e-mail staat in het activiteitenlog van de opdracht, met tijdstip, ontvangers en bestanden
• Antwoord-naar en Van gebruiken het e-mailadres van jouw bedrijf. Klanten antwoorden aan jou, niet aan een anoniem adres

Sjablonen die al weten waar je mee bezig bent

Open een opdracht, klik op Verzenden, en het e-mailformulier opent met het adres van je klant, de eventdatum en de offerte-PDF al als bijlage. Kies een sjabloon: *offerte verzenden*, *boeking bevestigen*, *factuur verzenden*, *bedankje*, *review vragen*. De tekst wordt gevuld met hun naam, hun event, hun menu, hun totalen. Jij past aan wat het persoonlijk maakt: "Ik kijk ernaar uit op zaterdag, vergeet niet Karen te wijzen op het glutenvrije voorgerecht!" Twee warme zinnen bovenop het werk dat het systeem al deed.

Plan de e-mails die je anders zou vergeten

De meeste van deze e-mails volgen een vast patroon. Bevestiging versturen. Een week voor het event om het definitieve aantal gasten vragen. Herinnering sturen op de dag zelf. De ochtend na het event een bedankje. Drie dagen later een Google-review aanvragen. Stel het schema één keer in bij het bevestigen van de opdracht. Catermonkey verstuurt elke e-mail op het juiste moment met de juiste gegevens ingevuld. Je klanten voelen zich goed geholpen, zonder dat jij dertig losse dingen tegelijk moet onthouden.

Elke conversatie blijft in de opdracht

Elke verzonden e-mail verschijnt in het activiteitenlog van de opdracht: tijdstip, ontvangers, bijlagen, alles. Je keukenmanager ziet dat de klant het menu heeft ontvangen. Je boekhouder ziet dat de factuur van dinsdagochtend is verzonden. Je collega die maandag overneemt ziet het hele overzicht zonder dat jij iets hoeft door te sturen. Eén bron van waarheid, geen speurtochten.