Communicatie
Stuur en ontvang klantmail direct op de opdracht
Stuur een mail vanuit een opdracht en het antwoord van je klant komt terug op diezelfde opdracht. De offerte, de vragen, het definitieve aantal personen, het bedankje: één gesprek dat je hele team kan zien, in plaats van begraven in iemands persoonlijke inbox.
Een klant antwoordt 'kunnen we het buffet verplaatsen naar 18:00?' en dat bericht komt direct op de boeking terecht, waar de opdracht, het menu en de prijs al staan. Geen doorsturen, geen 'kun jij even in je mail kijken?', geen graven in een persoonlijke inbox terwijl iemand aan de telefoon wacht. Je verstuurt vanuit de opdracht, je ontvangt op de opdracht, en de volgende collega die het oppakt ziet het hele verhaal.
- Stuur mail vanuit een opdracht; het antwoord van de klant komt automatisch terug op diezelfde opdracht
- Het volledige gesprek staat in volgorde op de boeking: offerte, vragen, wijzigingen, bevestiging, bedankje, nooit een loshangende mail in een persoonlijke inbox
- Iedereen in het team kan een opdracht openen en de hele uitwisseling lezen, zodat er niets verloren gaat als een collega er niet is
- Mail gaat de deur uit onder het adres van jouw eigen merk en klanten antwoorden rechtstreeks naar jou, niet naar een no-reply-adres
- Voeg een collega toe in de cc of bcc als de keuken of de administratie op de hoogte moet zijn
- Opdracht, menu, totalen en het e-mailgesprek delen één scherm, zodat je vragen beantwoordt zonder naar context te hoeven zoeken
- Elk bericht heeft een tijdstempel en wordt bewaard bij de boeking, voor een helder overzicht van wat er afgesproken is
Één gesprek, op de boeking waar het thuishoort
Stuur een mail vanuit een opdracht en Catermonkey bewaart het antwoord erbij. De klant reageert op je offerte, stelt een vraag over allergenen, bevestigt het aantal gasten: elk bericht stapelt zich op in die ene boeking, in volgorde. Iedereen in je team opent de opdracht en leest de volledige uitwisseling: wat er beloofd is, wat er veranderd is, wat er nog openstaat. Geen verhaal meer samenrapen uit de inboxen van drie collega's.
Niets kwijt als iemand er niet is
Als e-mail in een privéinbox staat, neemt een zieke collega het hele gesprek mee. Hier staat de mail op de opdracht, zodat de collega die zaterdag invalt precies ziet wat de klant woensdag te horen heeft gekregen. Nieuw teamlid, drukke week, vakantiedekking: de boeking draagt zijn eigen geschiedenis.
Antwoorden komen terug bij jouw bedrijf, niet naar een no-reply-adres
Mail gaat de deur uit onder het adres van jouw eigen merk en klanten antwoorden rechtstreeks naar jou. Jij bepaalt wie bij het gesprek betrokken is, voegt een collega toe in de cc als de keuken moet meekijken, en de klant communiceert met één plek in plaats van verschillende medewerkers op verschillende adressen.
Minder opnieuw vragen, sneller antwoorden
Omdat de opdracht, het menu, de totalen en het gesprek allemaal op één scherm staan, beantwoord je 'wat hadden we afgesproken over het dessert?' in een paar seconden. De klant voelt zich goed geholpen, je team stopt met vragen die je al beantwoord hebt, en de boeking loopt door in plaats van vast te lopen in iemands ongelezen stapel.
Voor wie het werkt
Ondernemer
Klantgesprekken verdwijnen niet meer in privéinboxen. Elke mail staat op de boeking, zodat wie hem daarna oppakt kan zien wat er beloofd is en de klant tevreden kan houden zonder een collega te hoeven bellen voor de achtergrond.
Verkoop / accountmanager
Beantwoord de klant vanuit de opdracht waar je toch al naar kijkt, en het antwoord komt daar direct op terug. Niet wisselen naar je mailprogramma, niet kopiëren en plakken, geen 'laat me even die mail zoeken.' De hele draad is precies waar je aan het werk bent.
Klant
Je schrijft naar één plek en krijgt een helder antwoord terug, ook als die dag iemand anders het oppakt. Je vragen, je wijzigingen en je bevestiging worden allemaal onthouden, zodat je je evenement nooit twee keer hoeft uit te leggen.
Keukenmanager
Als een klant het menu wijzigt of per mail een allergie meldt, zie je dat op de opdracht zelf, niet via een collega. Wat de klant daadwerkelijk heeft geschreven staat direct naast wat je aan het bereiden bent.