Inkoopprijzen vergelijken: wat je echt betaalt bij de groothandel

Wie wil weten wat inkoop kost, zoekt meestal naar de prijslijst van een groothandel. Dat is de minst bruikbare manier om erachter te komen, want twee bedrijven betalen bij dezelfde leverancier zelden hetzelfde. Hieronder staat hoe je inkoopprijzen wel eerlijk vergelijkt, en welke posten buiten de prijs per product vallen.

Een prijslijst zegt niet wat je betaalt

De grote groothandels in Nederland, zoals Sligro, Hanos, Bidfood en Metro, werken allemaal met klantafspraken bovenop hun lijstprijs. Wat jij betaalt hangt af van je jaarvolume, je afnamepatroon, lopende acties en wat er ooit met een accountmanager is afgesproken.

Daarom levert zoeken naar een prijslijst zelden iets op waar je mee kunt rekenen. De vraag die je wel kunt beantwoorden is: betaal ik voor de producten die ik echt afneem een goede prijs, vergeleken met wat een ander ervoor rekent?

Reken altijd met de eenheidsprijs

De meest gemaakte fout bij vergelijken is kijken naar de prijs per verpakking. Die zegt niets zolang de inhoud verschilt. Reken alles terug naar één eenheid: per kilo, per liter, per stuk.

Let daarbij op het verschil tussen bruto en netto. Een kilo ongeschoonde groente levert geen kilo op je bord. Bij producten met veel snijverlies vergelijk je pas eerlijk als je het rendement meerekent: de prijs per kilo gedeeld door het percentage dat je er daadwerkelijk uit haalt.

De posten die buiten de productprijs vallen

Een lagere productprijs bij een andere leverancier is pas winst als deze posten ook meevallen:

• Bezorgkosten en minimumorderbedrag. Twee leveranciers betekent twee keer een minimum halen.
• Bezorgdagen. Een leverancier die niet op je drukste dag komt, dwingt je tot voorraad, en voorraad is geld plus derving.
• Emballage en retour. Kratten, rolcontainers en statiegeld lopen op en worden zelden nagerekend.
• Betaaltermijn. Dertig dagen in plaats van veertien is werkkapitaal, en dat is bij krappe maanden meer waard dan een procent korting.
• Je eigen tijd. Twee bestelportalen, twee controles op de bon, twee facturen om te boeken.

Wat een lagere prijs je kan kosten

Een goedkoper product dat in een grotere verpakking komt, verhoogt je derving als je het niet op tijd opmaakt. Een goedkopere kwaliteit verhoogt je uitval in de keuken of je klachten op de dag zelf.

Reken daarom door naar de prijs per portie in plaats van per product. Pas op dat niveau zie je of een inkoopvoordeel ook echt bij je marge terechtkomt. Hoe je die kostprijs per gerecht opbouwt staat in foodcost berekenen en bewaken.

Zo vergelijk je twee groothandels eerlijk

Vergelijk nooit de hele catalogus. Dat kost dagen en zegt niets. Pak in plaats daarvan je eigen inkoop van de afgelopen drie maanden en doe dit:

1. Zoek de twintig producten op waar je het meeste geld aan uitgeeft. Dat is meestal tachtig procent van je inkoopwaarde.
2. Zet van elk de afgenomen hoeveelheid en de betaalde prijs per eenheid in een rij.
3. Vraag bij de andere leverancier een prijs op precies dat mandje, met jouw hoeveelheden.
4. Tel de bezorgkosten en het minimumorderbedrag erbij op, per maand.
5. Vergelijk het maandtotaal, niet de losse regels.

Laat de uitkomst daarna aan je huidige leverancier zien. Een concreet mandje met jouw volumes is het enige onderhandelingsmiddel dat echt werkt.

Waar onderhandelingsruimte zit

Korting op losse producten is zelden waar de winst zit. De ruimte zit meestal in:

• Volume bundelen: één leverancier voor het grootste deel in plaats van drie voor een derde elk.
• Vaste afname: een maandelijkse hoeveelheid toezeggen op producten die je toch gebruikt.
• Bezorgfrequentie: minder ritten in ruil voor een betere prijs, als je opslag het toelaat.
• Betaaltermijn: vaak makkelijker los te krijgen dan een prijsverlaging, en net zo nuttig.

Van inkoopprijs naar verkoopprijs

Een inkoopvoordeel dat je niet in je prijzen verwerkt, verdwijnt stilletjes in je marge. Andersom geldt hetzelfde: stijgende inkoopprijzen die je niet doorrekent, eet je zelf op.

Controleer daarom bij elke prijsronde twee dingen: klopt de kostprijs per gerecht nog met de huidige inkoop, en klopt de geldigheidsduur op je offertes nog met hoe hard je prijzen bewegen? Zie wat een gezonde winstmarge is.

Veelgestelde vragen

Wat kost inkoop bij Sligro of een andere groothandel?

Daar bestaat geen algemeen antwoord op, omdat elke klant eigen afspraken heeft bovenop de lijstprijs: jaarvolume, afnamepatroon, acties en wat er met de accountmanager is afgesproken. Vergelijk daarom niet de catalogus, maar vraag een prijs op voor het mandje van twintig producten waar jij het meeste geld aan uitgeeft.

Hoe bereken je de inkoopprijs per portie?

Reken de verpakkingsprijs terug naar een eenheid (kilo, liter of stuk), deel die door het rendement na schoonmaken en snijden, en vermenigvuldig met de hoeveelheid in je recept. Pas op portieniveau zie je of een inkoopvoordeel echt bij je marge aankomt.

Hoe vaak moet je inkoopprijzen vergelijken?

Twee keer per jaar is voor de meeste bedrijven genoeg, plus direct na een aangekondigde prijsverhoging. Vaker levert weinig op, want je onderhandelingspositie hangt aan je jaarvolume en dat verandert niet per maand.

Is de goedkoopste groothandel de beste keuze?

Niet automatisch. Bezorgdagen, minimumorderbedrag, betaaltermijn, verpakkingsgrootte en kwaliteit bepalen samen vaak meer dan de productprijs. Reken het maandtotaal door, inclusief die posten, voordat je overstapt.

Loont het om bij twee leveranciers in te kopen?

Soms, maar reken het na. Je betaalt dan twee keer bezorgkosten, moet twee keer een minimumorder halen en bent twee keer tijd kwijt aan bestellen en controleren. Dat weegt vaak zwaarder dan het prijsvoordeel op een deel van je producten.