Het toepassen van automatisering en verbeteren van offertes bij Culinice

Culinice Catering doet twee dingen naast elkaar: catering op locatie voor bedrijven en particulieren, en restaurantservice. Dat loopt van een diner tot een bedrijfsborrel tot een groot evenement. We spraken Maaike over hoe zij daar structuur in houdt.

Twee werelden, één platform

De twee kanten van het bedrijf vragen om verschillende dingen. “We doen zowel events als restaurantservice,” zegt Maaike. “Dat vraagt veel van je planning. Elk project is anders, maar je wil wel consistentie in je administratie.”

Daarom zocht Culinice een tool die meerdere processen tegelijk kon ondersteunen. “We wilden alles centraliseren: van aanvragen tot uitvoering. Zodat je geen dubbel werk meer hebt, en iedereen altijd up-to-date is.”

Eén systeem

Catermonkey draait nu door het hele bedrijf. “We gebruiken het voor offertes, planningen, interne overzichten en meer. Vooral de opdrachtlijsten en weekplanning zijn superhandig, voor het team én voor onszelf.”

De foutmarge is kleiner geworden. “Iedereen werkt vanuit dezelfde informatie. Dat voorkomt misverstanden, en het bespaart tijd.”

Meer aanvragen, minder handwerk

Op de website staat de aanvraagwidget. “Klanten vullen zelf al een groot deel van hun aanvraag in. Daardoor zijn de meeste offertes met een paar klikken klaar. We controleren, personaliseren en versturen, veel efficiënter dan vroeger.”

Er komen ook meer aanvragen binnen. “De drempel is lager geworden, mensen kunnen sneller hun ideeën aan ons doorgeven. En dat zien we terug in de conversie.”

De wens die uitkwam

Toen we elkaar voor het eerst spraken, stond er één ding op Maaikes lijstje: “Een AI-assistent die al meedenkt met de klant tijdens het aanvraagproces, dat zou het nóg laagdrempeliger maken.” Dat heeft ze nu. Culinice heeft een AI-assistent aan hun Catermonkey-account gekoppeld, zodat die werkt met hun eigen klanten, producten en prijzen in plaats van met algemene antwoorden. Het team stelt hem vragen in gewone taal en laat hem het voorwerk doen. De drempel die Maaike lager wilde, gaat verder omlaag.

Geen twijfel mogelijk

Haar advies aan collega-cateraars die nog twijfelen: “Doe het gewoon. Elke dag dat je wacht, loop je structuur én gemak mis.”