Da agenda em papel para a visão digital na Partycentrum Morshuis
A Partycentrum Morshuis, em Albergen, na região de Twente (Países Baixos), é uma empresa familiar já na quarta geração. Sob o mesmo teto há um centro de salões para 10 a mais de 1.000 convidados, um café com cervejas especiais, um serviço de festas com aluguer de material, e a loja de cervejas especiais Pakhuis Twente. Quando a agenda de planeamento em papel deixou de acompanhar o volume e a complexidade de todas essas atividades, a equipa mudou para o Catermonkey.
Sobre a Partycentrum Morshuis
A Partycentrum Morshuis combina um centro de salões que recebe tanto pequenas reuniões de 10 pessoas como eventos com mais de 1.000 convidados, com um café, um serviço de festas que inclui aluguer de material, e a sua própria loja de cervejas especiais. Essa combinação de escala e variedade, tudo sob o mesmo nome de família, torna o planeamento naturalmente complexo: tipos diferentes de reservas, equipas diferentes e semanas diferentes que às vezes enchem ao mesmo tempo.
O desafio: demasiado grande para uma agenda em papel
Durante muito tempo, a equipa fez o planeamento numa agenda em papel. Isso funcionava, até a empresa ficar demasiado grande e ocupada para manter a visão geral dessa forma. Como a equipa descreve: «Trabalhávamos com uma agenda em papel, mas ficou demasiado grande e intenso para manter isso atualizado. Era mesmo altura de digitalizar.»
O risco de um sistema em papel nessa escala não é só a perda de tempo: são folhas e notas soltas que não comunicam entre si, uma reserva na agenda, outro compromisso num papel, um terceiro só na cabeça de alguém.
A abordagem: tudo central e digital
Com o Catermonkey, a Partycentrum Morshuis juntou o planeamento das várias partes da empresa num único ponto central. Em vez de notas soltas por equipa ou por atividade, toda a gente trabalha a partir da mesma visão geral do que está planeado para essa semana e esse fim de semana.
O resultado: calma, visão geral e unidade
O maior ganho não é um número, mas um sentimento que a equipa refere vezes sem conta: calma. «Dá sobretudo calma e visão geral. Vemos num relance o que há para fazer esta semana ou este fim de semana», conta a equipa. Onde antes havia folhas e notas soltas lado a lado, há agora um só lugar onde tudo se junta: «Agora há mais unidade, em vez de folhas e notas soltas.»
Também a facilidade de uso do próprio sistema é apontada como razão pela qual a mudança correu bem: «É claro e o design é bom.»
«Dá sobretudo calma e visão geral. Vemos num relance o que há para fazer esta semana ou este fim de semana.»
A Partycentrum Morshuis é um bom exemplo de como um local para eventos que combina várias atividades sob o mesmo teto beneficia de uma única ferramenta central de planeamento, em vez de soluções soltas em papel ou digitais por equipa.
Reconhece-se na mudança que a Partycentrum Morshuis fez? Veja como o Catermonkey também pode tornar o seu planeamento central e organizado.