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Catering para uma festa de empresa: o que muda em relação a uma festa privada?

2026-07-03

Numa festa de empresa não negoceia com os próprios convidados, mas quase sempre com um responsável de RH ou office manager que já traz um orçamento fixo por pessoa. As quantidades também mudam: enquanto numa festa privada quase todos comparecem, numa festa de empresa uma parte dos inscritos simplesmente não aparece, o que lhe custa dinheiro se não contar com isso. Neste artigo encontra como lidar com as faltas, como traduzir um orçamento fixo por convidado num orçamento de catering, e que acordos precisa de fechar que não surgem numa festa privada.

Porque é que uma festa de empresa exige uma abordagem diferente

Num casamento ou num aniversário, fala com as pessoas que vão estar presentes na própria festa. Numa festa de empresa, fala com alguém de RH ou office manager que a organiza em nome de cem colegas, com um orçamento que muitas vezes já está fixado antes de redigir o orçamento de catering. Além disso, a festa é quase sempre construída à volta de um programa: discursos, entrega de prémios, uma apresentação. É esse programa que determina quando serve, não o contrário.

Faltas: não conte com a lista de inscritos

Numa festa de empresa, uma parte maior dos inscritos cancela ou simplesmente não aparece do que numa festa privada: agendas que se cruzam, pessoas doentes, ou um prazo que retém alguém no escritório. Calcule por isso com 85 a 90% da lista de inscritos, e não com o número total, a menos que a empresa lhe dê uma garantia firme sobre o número.

Seja mais conservador nas compras que não pode desfazer, como carne e peixe, e mais generoso no que se conserva ou é seco. Assim evita ser você a deitar fora o que comprou para uma empresa que não atualizou a sua própria lista.

Traduzir um orçamento fixo por pessoa num orçamento de catering

Onde um casal pergunta "quanto custa isto", uma empresa costuma dar-lhe um valor por pessoa, digamos 45 euros com bebidas incluídas, e tem de se ajustar a esse valor. Divida esse orçamento em comida, bebidas, pessoal e material, com a sua margem como linha separada, em vez de calcular um preço que ultrapassa o orçamento e ter de cortar depois.

Se trabalha muitas vezes com empresas, monte dois ou três pacotes que encaixem nos orçamentos mais pedidos. Assim o cliente pode escolher sem que tenha de recalcular tudo a cada pedido.

Acordos que não surgem numa festa privada

Uma empresa costuma querer a fatura em nome da organização, muitas vezes com um número de encomenda ou centro de custo para a sua própria contabilidade. Pergunte isto logo na reunião inicial, não apenas quando enviar a fatura. Combine também quem é responsável pela política de álcool: cada vez mais empresas querem deixar isto acordado por escrito, como lida com convidados que beberam demais. E como as empresas ajustam o número de convidados de última hora mais vezes do que os particulares, combine um prazo claro a partir do qual as alterações deixam de ser gratuitas.

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