Como garanto que a minha empresa de catering tem sempre as quantidades certas de ingredientes?

Ter sempre as quantidades certas de ingredientes começa numa coisa: saber que ingredientes resultam das suas encomendas antes de ir às compras. Ligue os seus ingredientes às suas receitas, calcule por evento o que precisa e garanta que os seus fornecedores sabem o que vem a caminho. Com uma forma fixa de controlar o stock e um plano B à mão, não lhe falta nada e deita fora menos.

Porque é que o planeamento de stock nas empresas de catering corre tantas vezes mal?

Os problemas de stock surgem geralmente de uma procura que não vê chegar e compras sem planeamento. A agitação sazonal, encomendas que chegam com dois dias de antecedência e porções que afinal são maiores do que pensava fazem com que fique com poucos ingredientes ou que, à segunda-feira, deite fora meio frigorífico.

A maior armadilha é que muitas empresas de catering ainda trabalham com uma lista no Excel ou um papel colado no frigorífico. Assim a cozinha não sabe o que as compras já fizeram, esquece-se algo, ou fica encomendado o mesmo duas vezes.

Além disso, o momento certo tem um papel importante. Os ingredientes frescos só se mantêm bons alguns dias, mas também não quer ouvir à quinta-feira que o seu fornecedor não tem algo em stock. Esse equilíbrio é difícil sem planeamento prévio, porque só calcula isso no momento em que encomenda.

E se há várias pessoas a comprar sem acordos claros, o seu stock descontrola-se. Aí um compra mais 20 quilos de batatas que o outro já tinha encomendado nessa manhã.

Como calcula exatamente quantos ingredientes precisa por evento?

Comece com tamanhos de porção padrão por pessoa e acrescente 10 a 15% para convidados inesperados e perdas normais. Ligue cada prato aos ingredientes com as quantidades exatas, e calcula de uma vez só o que precisa assim que introduz o número de convidados.

Percorra os seus pratos fixos e determine, por ingrediente, quanto conta por pessoa. Para uma salada niçoise precisa, por exemplo, de 150 gramas de alface, 2 ovos, 100 gramas de atum e 50 gramas de azeitonas por pessoa.

Tenha em conta as coisas que alteram o seu cálculo:

• Tipo de evento (o almoço tem porções mais pequenas do que o jantar)
• Horário (as pessoas comem mais em eventos à noite)
• Público-alvo (almoço de empresa versus festa de família)
• Época do ano (pratos mais pesados no inverno)

Calcule também a perda de corte. Ao limpar legumes, perde-se em média 15 a 20% do peso. E durante a confeção evapora humidade, por isso precisa de mais ingredientes em bruto do que aquilo que acaba no prato.

Que métodos de gestão de stock funcionam melhor para empresas de catering?

FIFO (First In, First Out) é a base de qualquer empresa de catering para evitar desperdício. Junte a isso uma classificação ABC para manter os ingredientes mais caros sob controlo apertado, e peça para os produtos frescos serem entregues o mais tarde possível.

FIFO significa que usa sempre primeiro o stock mais antigo. Ponha a data de compra em tudo e garanta que a sua equipa sabe como funciona. Assim nada se estraga lá atrás enquanto abre a caixa nova à frente.

Com uma classificação ABC, divide os seus ingredientes em três grupos:

• Produtos A: ingredientes caros que consomem grande parte do seu orçamento (carne, peixe, queijos especiais)
• Produtos B: ingredientes de gama média (legumes, especiarias, lacticinios básicos)
• Produtos C: ingredientes básicos baratos (farinha, sal, óleo)

Os produtos A encomenda-os exatamente nas quantidades de que precisa. Os produtos B mantém-nos em pequeno stock. Os produtos C compra-os em maiores quantidades, porque duram muito tempo e ficam mais baratos por quilo.

A entrega diária fresca, também chamada just-in-time, funciona bem para pão, peixe e certos legumes. Esses não os mantém em stock. Para isso precisa de um fornecedor que passe todos os dias e em quem possa confiar.

Como constrói relações fortes com fornecedores para uma entrega fiável?

Diga claramente o que precisa e pague a tempo. Dê segurança aos fornecedores partilhando o que costuma comprar, e combine o que acontece se algo não chegar. Para os seus ingredientes mais importantes, o ideal é ter dois fornecedores.

Para começar, escolha fornecedores que saibam como funciona a catering. Têm de conseguir ajustar os horários de entrega e perceber que às vezes só sabe à terça-feira que no sábado há mais 80 pessoas.

Faça acordos claros sobre:

• Quantidades mínimas de encomenda
• Horários e dias de entrega
• Requisitos de qualidade e política de devoluções
• Prazos de pagamento
• O procedimento em caso de produtos esgotados

Partilhe o seu planeamento o mais cedo possível. Se sabe que no próximo mês tem um casamento de 200 pessoas, avise logo. Assim o seu fornecedor pode preparar o stock e você tem a certeza de que vai estar lá.

Construa também uma relação com o seu contacto fixo. Alguém que o conhece liga-lhe quando algo corre mal e avisa-o sobre preços que vêm a caminho ou produtos que acabaram de chegar.

O que fazer quando os ingredientes não estão disponíveis no último momento?

Tenha sempre um plano B pronto com ingredientes e receitas de substituição. Faça antecipadamente uma lista de alternativas e tenha à mão os contactos de fornecedores de emergência. Ligue ao seu cliente assim que souber que algo muda.

Escreva, para cada ingrediente importante, algumas alternativas. Sem salmão disponível, opta por atum ou bacalhau. Sem manjericão fresco, usa pesto ou outra erva aromática.

Escreva as suas receitas de forma a poder adaptá-las depressa. Não fixe um único tipo de carne, mas crie pratos que funcionem com vários tipos de carne ou peixe. Isso dá-lhe margem se algo não for entregue.

Mantenha uma lista de emergência com:

• Supermercados que vendem quantidades profissionais
• Grossistas que entregam ainda no próprio dia
• Outros caterers dispostos a ajudar em caso de necessidade
• Restaurantes dispostos a vender ingredientes

Seja honesto com os seus clientes. Se tiver de substituir um ingrediente, explique porquê e o que vai no lugar. Se ligar você antes de eles descobrirem, quase todos acham isso perfeitamente aceitável.

Por onde pode começar já amanhã

Pegue nos seus dez ingredientes mais usados e escreva, por prato, quanto conta por pessoa. Isso é trabalho de uma tarde, e depois calcula, em cada encomenda, em poucos segundos o que tem de sair.

Depois, escreva o seu planeamento para o próximo mês e combine quem controla o stock e em que dias se encomenda. Uma pessoa a tratar das compras, com uma lista que todos podem consultar, já elimina a maioria das encomendas duplicadas.

A Catermonkey calcula a sua encomenda a partir das suas receitas, para que a lista de compras com as quantidades certas de ingredientes esteja pronta assim que um orçamento é assinado. Ligue os seus orçamentos às suas compras e vê, por evento, o que tem de sair, incluindo a margem que está por trás. Quer saber como isto funciona na sua empresa de catering, entre em contacto connosco.

Perguntas frequentes

Com que frequência devo verificar e atualizar o stock?

Verifique o stock pelo menos 2 a 3 vezes por semana, e conte tudo em detalhe no final da semana. Marque isso no seu planeamento, senão acaba por deixar passar. Para carne e peixe é prudente olhar diariamente. Se trabalhar com um sistema que regista o consumo de imediato, vê a qualquer momento o que ainda tem, sem precisar de ir à câmara frigorífica.

Qual é a melhor forma de começar a gerir o stock se ainda trabalha com o Excel?

Comece em pequeno: ponha os seus 10 ingredientes mais usados no computador e ligue-os aos seus pratos mais populares. Introduza o FIFO para esses produtos e depois vá alargando. Escolha algo que a sua equipa entenda em meia hora e nomeie alguém para controlar o stock e ajudar os outros a começar.

Que margem de segurança devo manter para diferentes tipos de ingredientes?

Para produtos frescos como carne e peixe: margem de 5 a 10%. Para legumes e lacticinios: margem de 10 a 15%. Para produtos de longa duração: margem de 15 a 20%. Em eventos grandes (mais de 100 pessoas) pode baixar um pouco a margem para 5 a 10%, porque os desvios se compensam entre si. Tenha sempre em conta o tipo de evento e aquilo a que está habituado com esse cliente.

Como evito que diferentes membros da equipa encomendem em duplicado?

Nomeie uma pessoa para fazer todas as encomendas e fixe dias e horários fixos para encomendar. Garanta que todos conseguem consultar a mesma lista para ver o que já foi encomendado e o que ainda está em stock. Combine que só essa pessoa encomenda, exceto em caso de verdadeira urgência.

O que faço com ingredientes que estão quase a ultrapassar o prazo de validade?

Mantenha uma lista de sobras e tenha prontas algumas receitas fixas que lidem bem com elas, como sopas, molhos e saladas. Deixe o pessoal levar produtos para casa. Veja se consegue combinar algo com o banco alimentar da zona. E planeie propositadamente, no seu menu semanal, pratos que gastem esses ingredientes.

Como calculo o custo real do desperdício alimentar?

Além do preço de compra, conte também as suas horas (comprar, armazenar, deitar fora), os custos de armazenamento e o tratamento do lixo. Registe durante um mês o que vai para o contentor e multiplique por 12 para ter uma visão anual. Muitas vezes os custos reais ficam 30 a 50% acima do simples preço do produto.

Que ingredientes devo comprar em maiores quantidades para poupar nos custos?

Produtos básicos de longa duração: azeite, vinagre, especiarias secas, arroz, massa e congelados. Aí obtém bons descontos por quantidade e duram muito tempo. Não compre produtos frescos em grandes quantidades, a não ser que tenha a certeza de que os usa dentro do prazo de validade. Calcule sempre o preço de custo por porção, incluindo o que deita fora.

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