Como posso planear facilmente a disponibilidade da minha equipa para um evento?

O planeamento de pessoal para um evento começa por recolher a disponibilidade da sua equipa, através de um grupo de WhatsApp, um planeamento digital ou um software de horários. Peça a disponibilidade com pelo menos duas semanas de antecedência e tenha em conta quem consegue fazer o quê, a que distância fica o local e a que horas tem de começar a montagem. Um planeamento de pessoal correto poupa stress, mantém a qualidade e evita os telefonemas caros do próprio dia.

Porque é que um bom planeamento de pessoal é tão importante para os eventos?

O planeamento de pessoal determina como corre um evento. Se não estiver bem feito, a sua equipa fica sobrecarregada e há sempre alguém à espera enquanto outro faz tudo sozinho. Alterações de última hora custam muitas vezes duas a três vezes mais do que pessoal que planeou a tempo.

Se o planeamento não estiver certo, nota-se logo no terreno. Ninguém sabe bem o que deve fazer, duas pessoas põem a mesma mesa e a estação de café fica vazia. Os convidados reparam, e o cliente também repara.

Além disso, um mau planeamento custa dinheiro. Paga a um temporário com tarifa de urgência, faz horas extra e perde meio dia a telefonar. Um planeamento pronto a tempo dá tranquilidade à equipa e poupa esse incómodo. Os seus colaboradores sabem o que se espera deles e podem preparar-se.

Que informação precisa para planear o pessoal de forma eficaz?

Para um bom planeamento de pessoal, reúna primeiro todos os dados do evento: data, hora, local, número de convidados e o tipo de evento. Além disso precisa da disponibilidade dos seus colaboradores, e de saber quem consegue fazer o quê.

Percorra esta lista antes de começar a planear:

• Dados do evento: data, hora de início, hora de fim e local
• Número de convidados e o tipo de serviço (buffet, à mesa, walking dinner)
• Que pessoas precisa: cozinheiros, serviço de mesa, loiça, alguém que fique responsável
• Disponibilidade de todos os elementos da equipa para essa data
• O que cada colaborador sabe fazer e quanta experiência tem
• Tempo de viagem e transporte até ao local
• Particularidades, como vestuário ou um certificado exigido pelo local

Não se esqueça da montagem e da desmontagem. Um evento de quatro horas significa muitas vezes oito horas de trabalho para a sua equipa. Tenha essa informação à mão, para poder reagir depressa quando algo muda.

Registe os dados num só sítio, não parte na cabeça e parte numa aplicação qualquer. Numa semana cheia com três eventos seguidos, tem de conseguir ver quem está onde, sem ter de percorrer o telemóvel a fazer scroll.

Como verifica rapidamente a disponibilidade de todos os seus colaboradores?

A forma mais rápida de recolher disponibilidade é um grupo de WhatsApp numa equipa pequena, ou um horário partilhado numa equipa maior. Peça com pelo menos duas semanas de antecedência, assim ainda tem tempo para procurar outra pessoa.

O WhatsApp funciona bem até cerca de dez pessoas. Envia os dados do evento e pergunta quem pode. Todos respondem logo e participam. A desvantagem é que as mensagens se perdem, e ao fim de uma semana já não encontra quem tinha dito que sim.

Uma agenda partilhada, um quadro como o Doodle ou um software de horários já dá essa visão de conjunto. Os colaboradores preenchem a disponibilidade e vê-se num único ecrã quem pode quando. Estes horários digitais guardam quem já foi convidado e quem ainda não respondeu. O software de planeamento guarda ainda o que ficou combinado da vez anterior, o que poupa trabalho de registo no planeamento seguinte.

Na prática, a combinação resulta melhor: o horário para o planeamento de pessoal, o WhatsApp para as perguntas rápidas e as alterações do próprio dia. Garanta que o planeamento fica também num sítio a que consegue aceder quando o telemóvel fica sem bateria.

O que fazer quando tem pouco pessoal disponível?

Perante uma falta, há três caminhos: trabalhadores ocasionais contactar, contratar pessoal temporário ou distribuir o trabalho de outra forma pelas pessoas que estão disponíveis. Garanta que esse primeiro caminho está sempre pronto, em forma de lista de nomes.

Os trabalhadores ocasionais são a sua primeira salvação. São pessoas que trabalham regularmente para si sem contrato fixo. Guarde os seus números e anote o que sabem fazer: quem sabe servir à mesa, quem trata de uma cozinha fria, quem conduz a carrinha. Assim liga de forma direcionada, em vez de percorrer a lista toda.

Contratar através de uma agência de trabalho temporário ou de um trabalhador independente é mais caro, mas por vezes é a única opção. Construa esses contactos numa altura calma, não na quinta-feira antes de um casamento. Pergunte sempre pela experiência em catering e em eventos, porque alguém que nunca viu um chafing dish custa mais tempo do que aquele que poupa.

Atribua mais tarefas às pessoas presentes, mas tenha cuidado para não as esgotar. Diga o que está a pedir a mais e porquê, assim aceitam isso muito mais facilmente.

Prevenir é melhor. Alargue a sua lista de trabalhadores ocasionais quando está mais calmo, planeie os eventos com mais antecedência e tenha em conta férias, épocas de exames e feriados. Nessas semanas toda a gente está ausente e fica sem ninguém.

Como comunica o planeamento de forma clara à sua equipa?

Envie o planeamento de pessoal com pelo menos uma semana de antecedência, com todas as informações práticas incluídas: horários, local, tarefas e um número de telefone. Envie-o de forma digital e afixe-o também, assim ninguém pode dizer que não sabia.

Inclua isto no seu planeamento:

• Data, a que horas tem de estar presente e a que horas prevê terminar
• Morada do local, com indicação de onde se pode estacionar
• Que tarefas cada pessoa tem e do que é responsável
• Vestuário e o que deve trazer
• Número de telefone de quem está responsável
• O que precisa de saber sobre o evento e o cliente

Envie primeiro o planeamento por WhatsApp ou email, para que todos o tenham de imediato. Afixe também um horário impresso na cozinha. Nem todos olham para o telemóvel, e um horário na parede lê-se mais depressa do que percorrer vinte mensagens para trás.

Se algo mudar, avise de imediato. Use o WhatsApp para as coisas rápidas e ligue quando for realmente importante. Uma alteração só está comunicada quando recebe resposta dessa pessoa, não quando a envia.

Que software de planeamento torna o planeamento de pessoal realmente mais fácil?

A escolha vai de uma agenda partilhada gratuita até software de horários que, após o acordo do cliente, cria automaticamente as listas de trabalho. Escolha algo que se adapte ao tamanho da sua equipa e ao seu orçamento, e que a sua equipa saiba usar sem explicações.

O gratuito funciona bem numa equipa pequena. Uma agenda digital ou um quadro onde os colaboradores preenchem a sua disponibilidade faz o que é preciso. Complica-se quando tem três eventos no mesmo dia e quer ver, pessoa a pessoa, quem está onde.

O software de planeamento pago faz mais: calcula os custos salariais por evento, envia as horas para o seu processamento salarial e dá uma visão geral das horas trabalhadas por colaborador. Isso compensa assim que o número de colaboradores cresce e tem eventos todas as semanas.

O software de catering liga o planeamento do seu pessoal ao resto do seu trabalho. Assim que um orçamento é assinado, as listas de trabalho para a sua equipa saem automaticamente. Isso poupa reescrever tudo, e a sua equipa sabe exatamente o que se espera dela.

Na escolha, preste atenção a três coisas: se a sua equipa consegue trabalhar com isso, quanto custa e se encaixa no software que já tem. Experimente primeiro com uma equipa pequena, num único evento, antes de o implementar para todos.

Um bom planeamento de pessoal exige preparação, mas o resultado vê-se logo: menos telefonemas, menos horas extra e uma equipa que sabe com o que conta. Trabalhe com grupos de WhatsApp ou com software, o mais importante continua a ser que todos tenham a informação certa a tempo. A Catermonkey cria, após o acordo do orçamento, as listas de trabalho por evento, com os horários, as tarefas e o número de convidados incluídos, para que o planeamento de pessoal e a sua cozinha trabalhem a partir dos mesmos dados. Se quiser saber como isso resulta no seu caso, entre em contacto connosco.

Perguntas frequentes

Com quanta antecedência deve começar o planeamento de pessoal para grandes eventos?

Em grandes eventos a partir de 50 convidados, comece pelo menos 4 a 6 semanas antes. Assim tem tempo para recolher disponibilidade, tratar de trabalhadores ocasionais e absorver uma alteração sem que isso lhe custe uma noite ao telefone. Para eventos mais pequenos, 2 a 3 semanas costuma chegar.

O que fazer quando um colaborador avisa que está doente em cima da hora?

Tenha uma lista de trabalhadores ocasionais que pode contactar nas 24 horas seguintes, e garanta que essas pessoas já conhecem a sua forma de trabalhar. Se isso não resultar, distribua as tarefas pelas pessoas que estão presentes. Nesse caso, tenha cuidado para não dar turnos duplos aos seus colaboradores, porque isso acaba por correr mal mais tarde, já no fim da noite.

Como calcula de quanto pessoal precisa por evento?

Como regra geral, conte com 1 cozinheiro por cada 20 a 30 convidados e 1 pessoa de serviço de mesa por cada 15 a 20 convidados quando serve à mesa. Num buffet precisa de menos pessoas. Conte também com a montagem e a desmontagem, porque um evento de 4 horas significa muitas vezes 8 horas de trabalho, incluindo carregar e arrumar.

Que informação deve sempre registar no planeamento de pessoal?

Registe quem trabalha e quando, que tarefas cada pessoa tem, os números de telefone de todos os envolvidos e as particularidades de cada um, por exemplo uma alergia ou uma carta de condução. Guarde essa informação de forma digital e leve também um exemplar impresso para o local, porque numa quinta não tem sempre rede.

Como evita que os colaboradores se esqueçam do planeamento ou o entendam mal?

Envie o planeamento duas vezes: primeiro quando o distribui e depois uma confirmação 2 a 3 dias antes do evento. Escreva as horas por extenso, por exemplo '13:00 presente para o briefing' em vez de 'início da tarde'. Peça uma confirmação de volta, assim sabe que chegou.

Quais são os maiores erros no planeamento de pessoal que pode evitar?

Há três coisas que mais costumam correr mal: começar a planear tarde demais, esquecer o tempo de montagem e desmontagem, e não ter reforço caso alguém falhe. Planeie com pelo menos 2 semanas de antecedência, conte com os tempos de que realmente precisa e tenha sempre 1 a 2 pessoas de reserva.

Que ferramentas deve usar para a disponibilidade do seu pessoal?

Numa equipa pequena, basta uma agenda partilhada onde as pessoas preenchem a sua disponibilidade. Se a equipa crescer, um software de horários é mais prático, porque daí tira as horas e os custos salariais por evento. Se já trabalha com software de catering, veja primeiro se o planeamento de pessoal já está incluído antes de acrescentar um software de horários à parte.

Quanto tempo demora a tornar o seu planeamento digital em vez de em papel?

Conte com um dia para introduzir as suas pessoas, os seus dados e as tarefas fixas. Depois, um planeamento para um evento passa a demorar um quarto de hora em vez de uma hora, porque não precisa de escrever outra vez quem faz o quê. Os primeiros dois eventos costumam ainda correr com alguns percalços.

Experimente grátis