De que software de restauração precisa, na verdade?

Software de restauração é um termo genérico para sistemas muito diferentes entre si. Uma caixa, uma aplicação de escalas, software de contabilidade e software de catering são todos vendidos sob o mesmo nome, apesar de resolverem problemas completamente diferentes.

Quem procura "software de restauração" no Google para passar a sua administração em papel para o computador acaba muitas vezes no tipo de sistema errado. Neste artigo, reunimos as principais categorias, para que saiba que software de restauração se adequa ao que realmente quer resolver.

Quatro categorias principais, quatro problemas diferentes

O que a maioria dos donos de restauração chama "software de restauração" divide-se, na verdade, em quatro tipos de sistemas. São muitas vezes referidos como se fossem a mesma coisa, mas cada um resolve um problema diferente:

• Sistemas de caixa (POS): fechar a conta à mesa ou ao balcão, enviar comandas para a cozinha, processar pagamentos.
• Planeamento de pessoal: criar escalas, marcar trabalhadores ocasionais, registar horas.
• Contabilidade e faturação: enviar faturas, tratar do IVA, manter a contabilidade em dia.
• Software de catering e eventos: fazer orçamentos, compor ementas, planear pessoal e compras à volta de um evento ou de uma agenda variável.

Um negócio de restauração usa muitas vezes várias destas categorias ao mesmo tempo. Só corre mal quando se espera que um único sistema resolva os quatro problemas, ou quando se procura "software de restauração" sem saber qual dos quatro precisa realmente.

Sistemas de caixa: para o balcão ou à mesa

Um sistema de caixa destina-se a negócios com venda avulsa contínua: um café, uma casa de lanches, um restaurante com carta fixa. O que importa é fechar a conta depressa e as comandas chegarem logo à estação de cozinha certa.

Para uma empresa de catering ou um espaço de eventos que trabalha com orçamentos e ementas combinadas antecipadamente, um sistema de caixa resolve o problema errado. Não há venda avulsa contínua para fechar, e os valores já estão definidos antes de o primeiro convidado entrar.

Planeamento de pessoal: escalas que acompanham o movimento

O planeamento de pessoal trata especificamente de quem trabalha e quando. Criar escalas com base no movimento esperado, chamar trabalhadores ocasionais em caso de falta, registar horas para o processamento salarial.

Para um negócio de restauração com uma ocupação semanal variável, isto é geralmente um sistema a par de outro tipo de software, não em vez dele. A questão é sobretudo se as horas que aqui planeia aparecem também noutro lado, ou se alguém as tem de voltar a escrever.

Contabilidade e faturação

O software de contabilidade trata da parte financeira: faturas, declarações de IVA, as contas anuais. Este tipo de sistema não é feito à medida da restauração, mas é usado por praticamente qualquer negócio.

Para caterers e espaços de eventos, a questão raramente é se precisam de software de contabilidade. A questão é se a faturação se liga bem ao orçamento e ao planeamento, ou se têm de digitar os valores duas vezes.

Software de catering e eventos: onde a Catermonkey encaixa

A quarta categoria foi feita para negócios que trabalham com orçamentos, ementas variáveis e eventos, em vez de venda avulsa contínua. Empresas de catering, espaços de eventos, hotéis com um departamento de food and beverage, food trucks que trabalham por encomenda.

Aqui não se trata de uma caixa ao balcão, mas de todo o percurso da consulta até à fatura: fazer um orçamento, definir a ementa e as quantidades, planear as compras e o pessoal a partir disso, e faturar no final. A Catermonkey foi construída para isso, com vertentes próprias para empresas de catering, espaços de eventos e hotéis.

Que tipo se adequa ao seu negócio?

Se tem sobretudo venda avulsa contínua à mesa ou ao balcão, procura antes de mais um sistema de caixa. Se trabalha sobretudo com orçamentos, ementas combinadas antecipadamente e eventos variáveis, como uma empresa de catering, um espaço de eventos ou um hotel com função de banquetes, procura software de catering.

O planeamento de pessoal e a contabilidade são, em ambos os casos, um complemento e não uma substituição. A questão é sobretudo se se ligam bem ao seu sistema principal, para não andar a copiar dados entre sistemas separados.

Perguntas frequentes

Uma empresa de catering precisa de um sistema de caixa?

Geralmente não como sistema principal. Uma empresa de catering trabalha com orçamentos e valores combinados antecipadamente, não com venda avulsa contínua ao balcão. Se tiver também um espaço fixo ou um food truck com venda avulsa, aí sim um sistema de caixa faz sentido à parte.

Consigo cobrir as quatro categorias com um único sistema?

Alguns fornecedores tentam, mas na prática cada tipo de software é mais forte na sua própria categoria. Mais importante do que meter tudo num único sistema é que os sistemas que usa se liguem bem entre si e não tenha de inserir nada duas vezes.

O software de catering também serve para um hotel?

Para a parte de food and beverage de um hotel, como o pequeno-almoço, as salas de banquetes e os pacotes de grupo, sim. Para o próprio aluguer de quartos precisa de um sistema de hotel à parte (PMS), que trata de algo bem diferente do software de catering.

Porque é que um comparador de sistemas de caixa aparece muitas vezes em primeiro lugar para "software de restauração"?

Porque os sistemas de caixa são a categoria maior e mais procurada dentro do software de restauração: praticamente qualquer negócio de restauração com venda avulsa precisa de um. Isso não o torna a categoria certa para uma empresa de catering ou um espaço de eventos, torna-o apenas o termo mais procurado.

De que ferramentas de restauração preciso quando estou a começar?

Comece pelo problema que agora mais lhe custa. Se vende ao balcão, é a caixa. Se envia orçamentos, é o software de catering. O resto vem depois, porque um sistema de que ainda não precisa acaba por não usar.

Quanto custa, em média, o software de restauração?

Praticamente tudo neste mercado é cobrado por mês e por utilizador ou por local. Olhe também para os custos únicos de implementação e de equipamento, porque nos sistemas de caixa é aí que costuma estar a maior parte da conta.

A Catermonkey é a categoria de software de catering: da consulta à fatura num só lugar, para não ter o orçamento, as compras e o pessoal do mesmo evento espalhados por três sistemas diferentes.

Experimente grátis