Como planeia o stock para eventos longos?

Para eventos longos precisa de um planeamento de stock mais alargado, que tenha em conta a duração, o número de convidados e o tipo de catering. Calcule cerca de mais 20 a 30% de stock como margem de segurança e planeie entregas escalonadas ao longo do dia, para que tudo se mantenha fresco. Com um bom planeamento de stock evita faltas e produtos estragados durante o evento.

De quanto stock precisa realmente para um evento longo?

Para um evento longo, calcula o stock com base no número de convidados multiplicado pelo tamanho da porção por pessoa, mais uma margem de segurança de 20 a 30%. Num evento de 8 horas ou mais, conte com 1,5 vezes a quantidade normal, porque os convidados consomem mais.

O cálculo base funciona assim: número de convidados x tamanho da porção x fator do evento x margem de segurança. Para um casamento de 100 pessoas que dura 10 horas, conta por exemplo 100 x porção normal x 1,5 x 1,25. Essa é a base para as suas compras.

Em diferentes tipos de eventos, os fatores variam. Os eventos profissionais pedem menos stock do que as festas, porque aí as pessoas comem menos. Os festivais e eventos ao ar livre pedem mais, devido ao ambiente informal e ao tempo de permanência mais longo dos visitantes.

Tenha também em conta o tipo de catering que presta. Os buffets pedem mais stock do que o serviço à mesa, porque num buffet os convidados servem-se mais do que aquilo que comem. Para walking dinners, conte com cerca de 6 a 8 aperitivos por pessoa por hora.

Que fatores determinam a sua necessidade de stock em eventos longos?

O tempo tem uma grande influência no que se consome em eventos longos. Com calor, os convidados bebem muito mais e comem mais leve, enquanto o frio aumenta a procura por pratos quentes e reduz a bebida. Planeie o seu menu e o seu stock em função disso.

O horário do evento também determina a sua necessidade de stock. Os eventos que decorrem durante as horas das refeições pedem mais comida, enquanto os eventos entre refeições precisam sobretudo de snacks e bebidas. Um evento que começa às 14:00 e dura até às 22:00 sobrepõe-se ao almoço e ao jantar.

O seu público tem um papel importante. Os jovens comem e bebem, em geral, mais do que os mais velhos. Os convidados profissionais são mais moderados do que os convidados de festa. Em festas de família precisa de mais variedade, porque serve grupos etários diferentes.

O álcool também muda o seu planeamento. Quando há bebidas alcoólicas, as pessoas comem muitas vezes menos, mas ficam mais tempo. Isso pede mais aperitivos e menos pratos principais. Em eventos sem álcool consome-se mais refrigerante e os convidados comem mais.

Também a época do ano conta. No inverno as pessoas preferem pratos quentes e salgados. Os eventos de verão pedem comida mais leve, mais saladas e bebidas frias. Ajuste o seu planeamento de stock a isso, e sobra menos para o lixo.

Como evita que o stock se estrague em eventos longos?

Planeie as entregas escalonadas ao longo do dia e peça que os produtos pereciveis só sejam entregues pouco antes de serem usados. Produtos frios como carne, peixe e laticinios aguentam no máximo 4 horas fora do frio, por isso ajuste a isso as suas entregas e os momentos de preparação. Mantenha os pratos quentes a pelo menos 65 graus.

Garanta capacidade de refrigeração suficiente em eventos longos. Uma carrinha frigorífica é indispensável se o local tiver pouco espaço de refrigeração. Mantenha os grupos de produtos em câmaras frigoríficas separadas, contra a contaminação cruzada e para a temperatura certa por grupo.

A rotação é importante em eventos longos. Use o princípio FIFO: First In, First Out (primeiro a entrar, primeiro a sair). Os produtos que chegaram primeiro usa-os também primeiro. Etiquete tudo com as horas, para a sua equipa saber o que tem prioridade.

Planeie os seus momentos de preparação com inteligência. Prepare em pequenos lotes que serve dentro de 2 horas. Assim nada fica à espera demasiado tempo e a qualidade mantém-se. Para eventos com mais de 6 horas, planeie vários momentos de preparação.

Tenha também atenção ao armazenamento durante o próprio evento. Use equipamento de manutenção de temperatura para pratos quentes e elementos de refrigeração para produtos frios. Tape tudo, controle as temperaturas com regularidade e registe-as.

O que fazer se o stock acabar inesperadamente durante um evento?

Tenha sempre um plano de emergência preparado com os contactos de fornecedores que também conseguem entregar a curto prazo. Combine antecipadamente as condições para entregas urgentes e mantenha uma lista de supermercados ou grossistas nas proximidades. Se encontrar algum problema, também pode entrar em contacto connosco.

Pense em opções de menu alternativas que consegue preparar depressa com ingredientes básicos que tem sempre em casa. Pense em massas, sopas ou saladas simples que pode esticar com o que ainda tem. Treine a sua equipa nesses pratos de recurso.

Construa uma relação com outros caterers na sua zona. Em caso de emergência ajudam-se mutuamente com stock ou pessoal. Esse contacto no seu telemóvel vale mais, num sábado à noite, do que qualquer lista.

Prevenir continua a ser melhor do que remediar. Conte o stock a cada hora em eventos longos e encomende assim que vir que algo acaba mais depressa do que esperava. Encomendar cedo de mais custa-lhe algumas dezenas de euros, encomendar tarde de mais custa-lhe a noite.

Ligue ao seu cliente assim que algo corre mal. Explique o que se passa e que solução oferece. A maioria dos clientes valoriza mais a honestidade do que a perfeição. Ofereça, sempre que possível, algo para compensar.

Que software ajuda a acompanhar o stock durante os eventos?

Com um sistema de stock no telemóvel ou no tablet, vê de imediato quanto ainda tem durante o evento. Atualiza a situação em qualquer lugar, também a partir do local. Ligue os ingredientes aos pratos, e vê logo quantas porções ainda consegue fazer.

As folhas de cálculo continuam populares porque são flexíveis e acessíveis. Crie modelos para diferentes tipos de eventos e partilhe-os com a sua equipa através da cloud. Assim todos atualizam o stock e todos têm a mesma situação à vista.

Listas de inventário em papel são úteis como reserva e para membros da equipa que preferem não trabalhar com uma aplicação. Faça listas claras por grupo de produtos e nomeie alguém para as manter atualizadas. Depois do evento, passe-as para a sua administração.

O software de catering liga o seu stock aos seus orçamentos e ao seu planeamento. Vê por prato quantos ingredientes precisa e vai marcando, durante o evento, o que sai. Depois sabe exatamente o que consumiu de facto.

Em grandes eventos, ajuda um sistema que avisa de imediato quando um produto está quase a acabar. Alguns sistemas enviam essa encomenda diretamente para o seu fornecedor habitual. Se faz eventos grandes com frequência, isso paga-se depressa.

Um evento longo depende em grande parte do seu planeamento de stock. Calcule com rigor, mantenha-se flexível e acompanhe ao longo do dia o que vai saindo, assim não precisa de improvisar à noite. A Catermonkey calcula a sua lista de compras a partir das suas receitas e do número de convidados, para que já veja, antes do evento, do que precisa e quanto custa.

Perguntas frequentes

Como calculo exatamente quanto pessoal extra preciso para controlar o stock em eventos longos?

Conte com uma pessoa extra por cada 50 a 75 convidados para acompanhar o stock em eventos com mais de 6 horas. Essa pessoa conta o stock, trata das entregas e mantém o contacto com os fornecedores. Com mais de 200 convidados, coloque alguém que não faça mais nada além disso.

Quais são os maiores erros que os caterers cometem no planeamento de stock para eventos longos?

Os três maiores erros são: subestimar o consumo nas últimas horas (as pessoas comem mais quando bebem álcool), não ter em conta as mudanças de tempo em eventos ao ar livre, e combinar tarde de mais com os fornecedores sobre possíveis encomendas extra. Planeie sempre mais 15% para as últimas 3 horas do evento.

Como lido com diferentes restrições alimentares em grandes encomendas de stock para eventos longos?

Pergunte pelas restrições alimentares específicas pelo menos 2 semanas antes e, sem números exatos, conte com 10 a 15% de vegetarianos, 5% de veganos e 8% de opções sem glúten. Encomende ingredientes à parte para estes grupos e mantenha-os claramente separados durante a preparação, contra a contaminação cruzada.

Que aspetos legais deve ter em conta para a segurança alimentar em eventos longos?

Mantenha registos de temperatura dos seus produtos frios e quentes (mantendo os quentes a pelo menos 65 °C), anote as horas de entrega e trabalhe segundo os princípios HACCP. Em eventos com mais de 8 horas, é obrigatório medir e registar as temperaturas a cada 2 horas. Guarde esses registos durante pelo menos 2 anos como prova.

Como posso preparar melhor os meus fornecedores para possíveis encomendas urgentes durante o evento?

Avise os seus fornecedores 1 semana antes de que o evento se aproxima e pergunte se podem ficar de prevenção durante essas horas. Combine prazos de entrega concretos (geralmente dentro de 2 a 3 horas) e acorde um valor máximo para entregas urgentes. Dê-lhes o seu guião do dia, assim sabem quando é o pico.

O que fazer com o stock que sobra depois de um evento longo?

Verifique primeiro o prazo de validade e a segurança alimentar de todos os produtos. Os ingredientes não usados e bem refrigerados pode usá-los noutro evento dentro de 24 horas. A comida já preparada que esteve mais de 4 horas fora do frio, deita-a fora. O que ainda está bom, pode doá-lo ao banco alimentar.

Como garanto que a minha equipa está bem treinada para monitorizar o stock em momentos de stress?

Treine mensalmente situações que acontecem mesmo, como a refrigeração falhar ou uma entrega não chegar. Faça listas curtas que a sua equipa saiba de cor. Nomeie, para cada evento, um responsável principal pelo stock e garanta que pelo menos 2 membros da equipa conseguem assumir tudo.

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