Porque são importantes as compras automatizadas na restauração?

As compras automatizadas na restauração ajudam restaurantes, empresas de catering e organizadores de eventos a passar os seus processos de compras para o computador e a uniformizá-los. Em vez de encomendas manuais e listas em Excel, trata das suas encomendas, do stock e dos fornecedores através de um único sistema. Isso poupa uma noite de cálculos por evento, evita produtos esquecidos e mostra o que cada prato lhe custa.

O que são as compras automatizadas na restauração?

Compras automatizadas significa que as suas compras passam por um sistema em vez de serem feitas à mão. Para a restauração e para empresas de eventos, isso significa que os ingredientes, os materiais e os fornecedores são calculados automaticamente com base nos seus menus e nos seus eventos.

A diferença em relação às compras à moda antiga é grande. Onde antes tinha de calcular à mão, com papel e caneta ou folhas de Excel, quanto precisava para um evento, agora é o sistema que o faz por si. Associa os ingredientes aos pratos, e o sistema calcula o que deve encomendar e a que fornecedor.

Para as empresas de catering, isto significa que, depois de aprovado um orçamento, sabe de imediato que produtos encomendar e a que fornecedor. Acabou o calcular às pressas com a calculadora, e acabou o ingrediente que tem de ir buscar de manhã cedo ao grossista.

Como funcionam as compras automatizadas na prática?

Os processos de compras automatizados começam nos seus menus e terminam nos seus fornecedores. Primeiro associa todos os ingredientes aos seus pratos com as quantidades certas. Depois liga esses ingredientes aos seus fornecedores e aos respetivos preços.

Quando um cliente aprova o orçamento, o sistema calcula automaticamente de que ingredientes precisa. Ficam organizados por fornecedor, para que veja num único olhar o que encomenda e onde. Em alguns sistemas, a encomenda segue mesmo diretamente para o seu fornecedor habitual.

O controlo de stock acompanha o seu stock atual e avisa automaticamente quando um produto está a esgotar-se. Assim, não compra a mais nem fica de mãos vazias durante um evento com muito movimento.

Que vantagens trazem as compras automatizadas para a restauração?

A maior vantagem é a poupança de tempo. Onde antes passava horas a calcular listas de compras, agora essa lista sai automaticamente. Fica com essas horas para os seus clientes e para fazer crescer o seu negócio.

Os seus custos descem porque ganha mais controlo sobre o food cost. Vê de imediato o que cada prato custa e pode ajustar os seus preços de acordo. E desperdiça menos, porque compra exatamente o que precisa.

A sua relação com os fornecedores também melhora. Encomenda com mais regularidade e comete menos erros, e isso os fornecedores apreciam.

Vantagem	Compras manuais	Compras automatizadas
Tempo investido	2 a 4 horas por evento	10 a 15 minutos por evento
Margem de erro	Alta (produtos esquecidos)	Mínima (o sistema calcula)
Visão dos custos	Só depois, pouco claro	Visível de imediato, por prato
Controlo de stock	Controlo manual	Atualiza-se sozinho

Que dificuldades traz a compra manual?

O maior problema é a perda de tempo. Está sempre a calcular, a verificar e a controlar o que precisa. Isso consome energia que prefere dedicar aos seus clientes ou ao seu negócio.

Os erros são inevitáveis quando tudo é feito à mão. Esquece-se um ingrediente, calcula-se mal uma quantidade ou encomenda-se ao fornecedor errado. Isso gera stress, custos extra e, por vezes, um cliente desiludido.

A falta de visão de conjunto é igualmente incómoda. Não sabe ao certo quanto custa um prato, por isso cobra de menos por ele. Ou compra a mais porque não tem uma boa visão do seu stock.

E a comunicação com os fornecedores fica confusa. Envia encomendas por email, por WhatsApp e por telefone, e depois perde o fio à meada. O seu fornecedor também.

Como escolhe o sistema de compras automatizadas certo?

Veja primeiro se é fácil de usar no seu dia a dia. Quer um programa que a sua equipa entenda numa tarde, sem formação longa. Por isso, peça sempre uma versão experimental antes de decidir definitivamente.

A que prestar atenção:

• Associar ingredientes a pratos
• A lista de compras organizada automaticamente por fornecedor
• Controlo de stock com aviso quando algo está a acabar
• Uma ligação à sua contabilidade
• Uma aplicação para usar em qualquer lugar

Faça estas perguntas a si mesmo: o sistema é adequado à dimensão do meu negócio? Acompanha o meu crescimento? Tenho alguém a quem recorrer se ficar preso? E, importante: quanto custa por mês e há custos escondidos que não vejo agora?

Escolha de preferência um programa que também inclua os seus orçamentos, o seu planeamento e a sua faturação. Assim não precisa de copiar dados entre sistemas separados.

Porque são as compras automatizadas o futuro da restauração?

A concorrência está a aumentar e as margens estão sob pressão. Quem ainda faz as suas compras à mão perde para uma empresa que sabe em dez minutos quanto custa um serviço.

Os clientes também esperam uma resposta mais rápida. Com compras automatizadas, sabe num dia o que pode entregar e a que preço, e isso significa serviços que de outra forma iriam para outra empresa.

A mudança em si não precisa de ser um grande projeto. Comece por colocar no sistema os vinte pratos que mais usa, com os respetivos ingredientes, ligue os seus fornecedores habituais e trabalhe assim durante um mês. O resto segue-se naturalmente. Se quiser ver como isso resulta para o seu negócio, entre em contacto ou marque uma conversa inicial.

A Catermonkey calcula, depois de aprovado o orçamento, a lista de compras a partir das suas receitas e organiza-a por fornecedor, para que a encomenda saia pronta sem precisar de voltar a contar nada.

Perguntas frequentes

O que são exatamente as compras automatizadas?

Significa que a sua lista de compras é calculada a partir dos seus pratos e das suas quantidades, em vez de ser calculada à mão. Associa uma vez os ingredientes às suas receitas e aos seus fornecedores, e depois o sistema calcula a encomenda automaticamente assim que um orçamento é aceite.

Que ferramentas usam os caterers para as suas compras?

Muitas empresas começam com Excel e passam depois para um software de catering onde orçamentos, compras e planeamento estão no mesmo sistema. A diferença está na ligação: assim que as receitas e os fornecedores estão lá dentro, nunca mais precisa de voltar a escrever as quantidades.

Quanto tempo poupo com compras automatizadas?

Na comparação acima, passa-se de 2 a 4 horas por evento para 10 a 15 minutos. A maior diferença está em deixar de voltar a contar tudo e em acabar com as correções de última hora, quando descobre a meio que falta algo.

As compras automatizadas funcionam também se eu trabalhar com vários fornecedores?

Sobretudo nesse caso. Define, para cada ingrediente, a que fornecedor o compra e a que preço. A lista sai automaticamente organizada por fornecedor, para que só precise de olhar uma vez por encomenda.

Quanto custam as compras automatizadas para uma pequena empresa de restauração?

Depende do software e do número de pessoas que o utilizam. Pergunte sempre o preço mensal e o que não está incluído no valor base, como ligações ou utilizadores extra. Compare esse custo com as horas que atualmente gasta nas compras.

Como começo a mudança de compras manuais para compras automatizadas?

Comece em pequeno. Coloque no sistema os vinte pratos mais vendidos com os seus ingredientes e ligue os seus fornecedores habituais. Trabalhe assim durante um mês e vá acrescentando o resto assim que apanhar o ritmo. Assim, os seus processos de compras passam passo a passo, sem parar uma semana inteira.

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