Como posso controlar o stock para diferentes eventos e encomendas?

Controla o stock para eventos criando um único sistema que liga os seus ingredientes a encomendas e eventos específicos. Isto evita faltas, reduz o desperdício alimentar e mostra-lhe de imediato o que ainda tem disponível por evento. Atribua produtos a um serviço específico e mantenha as suas listas atualizadas, e nunca reserva as mesmas caixas duas vezes para vários eventos ao mesmo tempo.

Porque é tão importante controlar o stock nos eventos?

Um bom controlo de stock é a base de um evento bem-sucedido, porque o protege de erros caros e de uma má reputação. Se não controlar nada, falta-lhe algo durante um evento, e é o cliente que repara primeiro.

As consequências financeiras de uma má gestão de stock são consideráveis. Compra a mais, e os produtos estragam-se, ou a menos, e tem de fazer compras de emergência caras de última hora. Isto afeta diretamente a sua margem de lucro e gera custos imprevisíveis.

O desperdício alimentar surge normalmente por falta de visão geral. Se não souber exatamente o que tem em stock, acaba por encomendar mais do que precisa. Isso custa-lhe dinheiro, e deita fora comida que podia ter vendido.

O seu nome é talvez o maior risco. Os clientes partem do princípio de que tem tudo tratado. Se lhe faltarem ingredientes durante um evento, isso fica na memória, e o próximo serviço vai para outro.

Que métodos existem para controlar o stock?

Pode escolher entre listas que mantém você mesmo em Excel ou papel, aplicações avulsas, ou software especializado de gestão de stock. Cada sistema tem vantagens e desvantagens, consoante a dimensão do seu negócio e quantos eventos decorrem ao mesmo tempo.

Controlar isto você mesmo funciona bem para uma pequena empresa de catering com um número limitado de produtos. O Excel consegue mais do que o papel, porque calcula por si. A desvantagem é que gasta muito tempo a introduzir dados, e o risco de erros aumenta assim que há vários eventos a decorrer ao mesmo tempo.

As aplicações e o software na nuvem tiram-lhe mais trabalho das mãos. Atualiza o stock de imediato a partir do telemóvel, no próprio armazém, e recebe resumos melhores. Estes sistemas adequam-se a empresas que estão a crescer e precisam de mais controlo.

Um software especializado de gestão de stock para catering liga a sua gestão de stock ao resto do negócio. Os ingredientes ficam automaticamente associados aos seus pratos e aos seus orçamentos, o que faz com que as compras sejam calculadas automaticamente por fornecedor. Isso poupa tempo e evita erros nas semanas em que tudo acontece ao mesmo tempo.

Como organiza o stock para vários eventos ao mesmo tempo?

Organize o seu stock por evento dando a cada evento um código único e atribuindo produtos especificamente a esses códigos. Isto evita confusões e reservas duplicadas quando tem vários serviços a decorrer em paralelo.

Use um sistema de reservas em que «reserva» ingredientes para eventos específicos assim que aprova um orçamento. Assim sabe exatamente quanto stock fica disponível para novos serviços e evita reservar a mais produtos populares.

Planeie as compras por semana em vez de por evento. Agrupe todas as encomendas de eventos e calcule a necessidade total por ingrediente. Isto traz-lhe melhores preços de compra e reduz a carga administrativa de muitas encomendas pequenas.

Mantenha uma margem de segurança para o que não vê chegar. Reserve cerca de 5 a 10% a mais dos ingredientes de que não pode prescindir, para alterações de última hora ou imprevistos pelo caminho. Essa margem poupa-lhe stress no próprio dia.

Marque um momento fixo por semana para verificar o stock, por exemplo segunda-feira de manhã, antes de as encomendas saírem. Percorrer a câmara frigorífica e a despensa uma vez por semana demora meia hora, e poupa-lhe a viagem de emergência ao grossista ao sábado.

Quais são os maiores desafios na gestão de stock para catering?

Os produtos perecíveis são o maior desafio, porque têm um prazo de validade limitado e exigem um planeamento cuidadoso. Tem de comprar as quantidades certas no momento certo para garantir frescura sem desperdício.

Alterações de última hora no número de convidados acontecem com regularidade e perturbam a sua gestão de stock e o planeamento. Os clientes cancelam ou acrescentam convidados, o que o obriga a ajustar-se depressa. Isto exige sistemas flexíveis e boa comunicação com os fornecedores.

A disponibilidade sazonal dos ingredientes afeta tanto o preço como a qualidade. Alguns produtos não estão disponíveis o ano todo ou ficam mais caros em certos períodos. Isto exige planeamento antecipado e receitas alternativas.

Um fornecedor que não entrega vira do avesso todo o seu planeamento. Se a encomenda não chegar na quinta-feira, tem de arranjar uma alternativa numa hora. Reduz esse risco trabalhando com vários fornecedores por grupo de produtos e pensando antecipadamente no que faz nesse caso.

O espaço de armazenamento é a limitação silenciosa. Dois casamentos no mesmo fim de semana significam o dobro da refrigeração, e esse espaço não aparece do nada. Ao aceitar um serviço, pense também em onde vão ficar as coisas.

Como evita o desperdício alimentar em eventos?

Evite o desperdício alimentar calculando as doses com rigor, com base no tipo de evento e na sua própria experiência. Vá além do número de convidados: quem vem, o que essas pessoas comem e quanto tempo dura, determinam juntos quanto é necessário.

Os sistemas que controlam o stock só valem a pena se os usar antes de encomendar. Planeie as compras com inteligência, verificando primeiro o stock existente antes de fazer novas encomendas. Use o princípio «first in, first out» (primeiro a entrar, primeiro a sair), em que usa primeiro os produtos mais antigos. Isto evita que os ingredientes ultrapassem a validade sem dar por isso.

Garanta que consegue aproveitar os seus excedentes. Tenha algumas receitas de reserva que aproveitem restos, ou doe excedentes utilizáveis a um banco alimentar perto de si. Isso reduz o desperdício e dá boa imagem junto da comunidade.

Controle o seu cateringinventaris e ajuste as suas compras ao que realmente consumiu. Registe que pratos têm boa saída e quais sobram muitas vezes, para calcular com mais rigor da próxima vez.

Que informação deve registar por produto?

Registe, por produto, as quantidades exatas, a data de validade, a quem o compra e quanto custa uma unidade. Com estes quatro dados, sabe o que tem e quanto vale.

Registe com rigor os alergénios de cada produto, pela segurança dos seus convidados e para cumprir as regras a que está sujeito. Anote que produtos contêm que alergénios, para poder responder de imediato ao telefone.

Registe, por produto, como deve ser guardado: temperatura, humidade e quanto tempo se mantém bom depois de aberto. Assim guarda bem os produtos e não deita fora nada que tenha sido mal armazenado.

Registe também a ligação entre ingredientes e pratos no seu sistema de stock. Assim consegue calcular automaticamente quanto precisa de cada ingrediente para menus e eventos específicos. Isso poupa-lhe uma noite a conferir contas na sua administração do catering, e há menos erros.

Um bom sistema de stock para eventos poupa-lhe tempo, reduz os seus custos e mantém os seus compromissos com os clientes.

A Catermonkey liga os seus ingredientes aos seus pratos e aos seus orçamentos, para que as compras por fornecedor sejam calculadas assim que um orçamento é aceite. Recebe, por evento, uma lista do que precisa de comprar e do que já tem. Tem dúvidas sobre a sua própria forma de controlar o stock? Entre em contacto connosco.

Perguntas frequentes sobre o controlo de stock por evento

Como começa a configurar um sistema de stock se ainda controla tudo manualmente?

Comece pequeno, registando primeiro digitalmente os ingredientes mais usados com os dados básicos (quantidade, validade, custo). Escolha um sistema simples como o Excel ou uma aplicação, e expanda aos poucos à medida que ganha confiança. Comece com um evento de cada vez antes de controlar vários eventos em paralelo.

O que faz se um fornecedor não conseguir entregar à última hora para um evento grande?

Tenha à mão uma lista de fornecedores que podem ajudar em caso de aperto, com o número deles. Garanta que é conhecido por pelo menos dois fornecedores por grupo de produtos. Tenha também algumas receitas de reserva com ingredientes que consegue obter em qualquer lado, para poder mudar sem perder qualidade.

Como calcula a margem de segurança certa sem imobilizar demasiado dinheiro em stock?

Comece com uma margem de segurança de 5% em eventos que já conhece e de 10% em eventos imprevisíveis ou clientes novos. Registe o seu consumo real ao longo de vários eventos e ajuste essa margem de acordo. Aplique essa margem sobretudo aos ingredientes que não consegue arranjar em cima da hora.

Que erros comuns deve evitar na gestão de stock para eventos?

Evite reservar os mesmos ingredientes duas vezes para eventos diferentes, esquecer o prazo de entrega nas compras, e não verificar as datas de validade do stock existente. Também uma alteração de menu que não chega ao seu sistema de stock quase sempre resulta numa falta ou num excedente.

Como lida com produtos sazonais no seu planeamento de stock?

Planeie os seus menus com antecedência e verifique junto dos fornecedores a disponibilidade de produtos sazonais. Desenvolva receitas alternativas para quando certos ingredientes não estiverem disponíveis ou forem demasiado caros. Considere congelar ou conservar produtos sazonais quando estiverem baratos e de boa qualidade.

Quando é altura de passar do Excel para software especializado de catering?

Mude quando organizar mais de 5 eventos por mês, cometer erros regularmente nos seus cálculos, ou gastar muito tempo com introdução manual de dados. Também quando a sua equipa cresce e várias pessoas precisam de acesso aos dados de stock, um software profissional vale o investimento.

Como garante que a sua equipa atualiza os dados de stock de forma consistente?

Combine claramente quando e como alguém atualiza o stock. Nomeie uma pessoa responsável pelo controlo de stock e coloque a ronda semanal no horário. Escolha um sistema que dá um aviso e que pode atualizar a partir do telemóvel, porque o que é difícil, ninguém faz.

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