Escolher o software certo para o seu espaço de eventos ou empresa de catering
Como empresa de catering ou espaço de eventos, precisa de um software que se adapte à sua forma de trabalhar, não o contrário. O mercado está cheio de ferramentas que dizem ser "compatíveis com catering", mas há uma diferença real entre uma ferramenta genérica e um software construído de raiz para o que faz. Este artigo ajuda-o a tomar essa decisão com clareza.
As ferramentas gerais não têm a profundidade necessária
As folhas de cálculo, programas de contabilidade e CRM genéricos são utilizados por muitas pequenas empresas de catering por serem familiares e económicos. E sendo honestos: para gerir alguns contactos ou emitir uma fatura simples, funcionam bem. Mas quando gere vários eventos por semana, coordena diferentes colaboradores e trabalha com menus variáveis, uma ferramenta geral fica rapidamente aquém das necessidades.
O problema está nos detalhes. Uma folha de cálculo não tem uma estrutura fixa para um orçamento com linhas de preço separadas por pessoa, quantidades de ingredientes e horas de pessoal. Um programa de contabilidade não sabe o que é uma lista de produção. Uma aplicação de calendário não sabe quais os cozinheiros e empregados de serviço atribuídos a cada evento. Acaba por construir essa estrutura por sua conta, com várias ferramentas em simultâneo, o que consome tempo e aumenta o risco de erros.
O software de eventos é abrangente, mas não suficientemente profundo para catering
O software de eventos foca-se na planificação, comunicação e gestão de eventos: reservas de salas, listas de convidados, cronogramas, contratos com os espaços. É útil se dirige uma agência de eventos ou gere um centro de conferências. Mas quando a componente de catering de um evento é a mais complexa, o software de eventos tem um ponto cego.
Composição de menus, cálculo de ingredientes por dose, listas de encomendas por fornecedor, instruções de preparação por posto de cozinha: estes são aspetos específicos de uma operação de catering. O software de eventos oferece, no máximo, um campo de texto ou um anexo para isso. Acaba por trabalhar com folhas de cálculo separadas em paralelo, que é precisamente o problema que queria resolver.
O software de catering é construído para os seus processos de trabalho
O software concebido especificamente para catering conhece a estrutura do seu trabalho. Um orçamento inclui pratos, bebidas, pessoal, transporte e eventualmente aluguer de equipamento, com preços por pessoa, por hora ou por unidade. A partir desse orçamento pode gerar automaticamente uma lista de produção para a cozinha e um plano de trabalho para a equipa. Após o evento, a fatura reflete exatamente o que foi acordado.
Isto não é algo que se constrói sozinho no Excel. É uma lógica integrada no software, para que se possa concentrar no evento em si. Um bom software de catering também gere as relações com os clientes: todos os eventos por cliente, correspondência, preferências e histórico de pagamentos. São as informações de que precisa quando um cliente telefona para uma nova reserva.
O que ter em conta na escolha
Antes de agendar uma demonstração ou iniciar um período de prova, vale a pena fazer algumas perguntas:
- Gestão de orçamentos: o software consegue manter várias versões de um orçamento? O cliente pode aprovar digitalmente?
- Listas de produção e de trabalho: o software gera automaticamente listas para a cozinha e para o pessoal a partir do orçamento, ou tem de as preparar separadamente?
- Dados de clientes: toda a informação sobre clientes está disponível num único lugar, incluindo eventos anteriores e preferências?
- Faturação: a fatura está ligada ao orçamento, ou tem de voltar a introduzir tudo?
- Colaboração: vários membros da equipa podem trabalhar no sistema em simultâneo, com os níveis de acesso corretos?
As respostas mostram-lhe rapidamente se uma ferramenta se adapta genuinamente à sua atividade, ou se teria de adaptar a sua forma de trabalhar ao software em vez de o contrário.
Tudo num único sistema: porque a especialização compensa
A maioria das ferramentas escolhe um mundo: eventos ou catering. O Catermonkey combina os dois. Gere eventos, orçamentos, listas de produção, dados de clientes e faturação num único sistema. A informação não precisa de ser recopiada de uma ferramenta para outra. Um orçamento aprovado gera automaticamente uma lista de produção para a cozinha, um plano para o pessoal e uma fatura provisória para a contabilidade.
Para os espaços de eventos funciona da mesma forma: todas as ocupações de sala, os arranjos de catering e os acordos com clientes numa única vista. Sem folhas de cálculo separadas, sem pastas de email cheias de orçamentos. Um único lugar onde tudo o que diz respeito a um evento se reúne.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre software de eventos e software de catering?
O software de eventos foca-se na planificação e comunicação em torno de um evento: reservas de sala, listas de convidados, cronogramas. O software de catering vai mais fundo na parte operacional: orçamentos com cálculos de menu, listas de produção para a cozinha, resumos de compras e faturação com base no orçamento. As melhores ferramentas combinam os dois.
Não posso continuar a usar uma folha de cálculo?
Para um ou dois eventos por mês, uma folha de cálculo pode ser suficiente. Quando o volume aumenta, mais pessoas estão envolvidas ou quer acompanhar o histórico de clientes, uma folha de cálculo torna-se rapidamente num risco. A informação acaba em vários sítios, as versões misturam-se e perde a visão de conjunto que precisa para tomar decisões rápidas.
Quanto tempo demora a implementar um novo software?
Depende do sistema. O software de catering especializado está concebido para uma integração rápida: a estrutura base corresponde ao funcionamento das empresas de catering, pelo que não tem de configurar tudo de raiz. A maioria das empresas está operacional em poucos dias.
Quanto custa em média um software de catering?
Os custos vão desde alguns euros por mês para ferramentas simples até várias centenas para sistemas completos com múltiplos utilizadores. Não olhe apenas para o preço da subscrição: considere também o tempo poupado em trabalho manual e os erros que evita. Para a maioria dos caterers, um bom software amortiza-se rapidamente.
A minha equipa precisará de formação para o novo software?
Um período de adaptação faz sempre parte do processo, mas um bom software de catering está concebido para pessoas sem conhecimentos técnicos. Se o software corresponder à forma como a sua equipa já trabalha, a curva de aprendizagem é curta. Na escolha, considere também o suporte disponível: há uma linha de apoio, guias e alguém a quem recorrer rapidamente quando surgirem dúvidas?
Todos os seus orçamentos, listas de produção e dados de clientes num único lugar. É o que o Catermonkey faz.
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