Como posso criar facilmente uma lista de necessidades da cozinha para cada encomenda?

Criar uma boa lista de necessidades para a sua cozinha começa por organizar ingredientes e materiais por prato. Calcula as quantidades com base no número de convidados e no tipo de menu, deixa que o software faça as contas e encomenda no momento que se ajusta à validade. Assim deita fora menos comida e nunca fica sem natas no próprio dia, porque percorre a mesma lista de ingredientes em cada encomenda.

Qual é a melhor forma de categorizar as necessidades da cozinha?

A forma mais prática de categorizar a sua lista de necessidades da cozinha é em grupos que correspondem mesmo à forma como compra: produtos frescos, mercearia seca, ervas e especiarias, lacticínios, carne e peixe, e material. Assim percorre a lista de cima a baixo sem saltar nada.

Crie grupos fixos que correspondam à forma como já encomenda e faz pedidos. Os produtos frescos, como legumes e fruta, chegam num momento diferente dos secos, por isso mantenha-os à parte. As ervas e especiarias costumam ter o seu próprio grupo, porque precisa de pequenas quantidades e duram muito tempo. Tenha isso em conta ao encomendar.

Também pode categorizar a sua lista por fornecedor. Se compra sempre ao mesmo fruteiro, talho e padaria, organize a sua lista de necessidades de forma a ficar com uma única encomenda por fornecedor. Isso poupa-lhe copiar o mesmo resumo três vezes. Para o seu planeamento de catering também é útil distinguir entre o que tem sempre em stock e o que tem de encomendar à parte por evento.

Seja qual for a organização que escolher, categorize bem uma vez e depois use-a todas as semanas. Ao fim de um mês, até os seus cozinheiros conseguem percorrer a lista sem pensar, e é exatamente essa a ideia.

Como calcula as quantidades certas para cada encomenda?

Calcula as quantidades multiplicando o número de convidados pela dose de cada prato. Mantenha uma margem de 10 a 15% para não falhar, mas veja também o tipo de evento e o que sobrou em serviços semelhantes.

Nas encomendas de cozinha é importante a diferença entre os ingredientes principais e o resto. Para carne ou peixe, calcula uma quantidade fixa por pessoa, enquanto em legumes e molho tem mais margem. Trabalhe com receitas que já têm as quantidades por ingrediente e por pessoa, e a lista sai automaticamente para qualquer número de convidados.

Tenha em conta o tipo de convidados e a hora do dia. Ao almoço consome-se menos do que ao jantar, e num copázio entre colegas come-se de forma diferente do que num casamento. A experiência ensina onde ajustar, mas comece com proporções que já usou antes. Para clientes habituais, pegue na lista de encomenda da vez anterior e ajuste ao que sobrou nessa altura.

Registe, no final, o que sobrou. Duas caixas de carne picada a mais e a salada toda consumida: é esse o tipo de nota que lhe serve nas próximas encomendas, porque assim sabe que ingredientes pode comprar com mais ou menos folga.

Que ferramentas facilitam a criação de uma lista de necessidades?

Para as necessidades de catering trabalha normalmente com uma folha de cálculo, com software de catering ou com uma aplicação no telemóvel. Estes calculam as quantidades, ligam ingredientes a pratos e dividem a sua encomenda pelos fornecedores.

Uma folha de cálculo é uma boa base, porque com uma fórmula por prato consegue calcular quanto precisa para qualquer número de convidados. Cria uma folha por tipo de evento e reutiliza-a. A vantagem é que tem tudo sob o seu próprio controlo, incluindo a organização.

O software de catering vai mais longe. Cria os seus orçamentos com base no seu menu e, depois de aprovado, prepara a lista de compras por fornecedor. Custa-lhe uma tarde configurar bem as suas receitas e fornecedores pela primeira vez, mas recupera esse tempo já no segundo evento que passa pelo sistema.

Na escolha, tenha em conta a forma como já escreve as suas receitas. Um software de catering que o obrigue a mudar tudo fica por usar. O mesmo vale para software que não guarda as receitas por ingrediente. Prefira algo onde consiga acrescentar um prato entre duas encomendas sem esforço.

Como evita esquecer-se de ingredientes importantes?

O que funciona melhor é uma checklist fixa que percorre em cada evento. Coloque nela todos os ingredientes base de que precisa sempre e complete com o que este menu exige a mais. Depois percorra a lista mais uma vez, prato a prato, e tenha em conta a guarnição.

Percorra cada receita de cima a baixo. Comece pelos ingredientes principais, passe depois aos temperos como ervas e especiarias, e termine no essencial: óleo, sal, pimenta, manteiga. Para a sua organização da cozinha acrescente logo o material de embalagem e a loiça, porque é aí que tropeça se não pensar nisso antecipadamente.

Registe o que se esqueceu e porquê. Acrescente à receita uma nota sobre os ingredientes que costuma esquecer. Pense também na época: não há espargos em outubro, por isso pense antecipadamente no que fazer em alternativa. Essa forma de gerir a cozinha garante que trabalha sempre da mesma forma e por isso falha menos.

Qual é o melhor momento para criar a sua lista de necessidades?

O melhor momento para criar a sua lista de necessidades é logo após a confirmação de um serviço, mas só encomenda no momento que se ajusta ao produto. Os produtos frescos encomendam-se normalmente 1 a 2 dias antes, enquanto os secos e os ingredientes especiais demoram mais tempo a chegar.

Planeie as encomendas para que os produtos frescos cheguem no momento certo. Quer os legumes e a fruta o mais frescos possível, enquanto a carne e o peixe podem muitas vezes chegar um dia antes. Tenha em conta os fins de semana e os feriados, porque nesses dias o fornecedor não circula e as encomendas podem atrasar-se um dia.

Em eventos grandes, organize a lista em duas partes. Primeiro os produtos duráveis que pode encomendar com bastante antecedência, depois uma lista à parte para os ingredientes frescos dos últimos dias. Assim não enche toda a câmara frigorífica, e tudo chega na mesma a tempo. Uma encomenda distribuída desta forma mantém o seu planeamento de catering tranquilo na semana antes do evento.

Uma lista de necessidades bem pensada é a base para encomendas de cozinha certas. Ao categorizar, trabalhar com quantidades fixas e deixar que o sistema faça as contas, criar a sua lista passa a ser uma tarefa de dez minutos em vez de uma noite inteira. A Catermonkey calcula a sua lista de necessidades a partir das suas receitas e do número de convidados no orçamento, e depois divide-a por fornecedor, para que a encomenda saia sem ter de copiar nada à mão. Quer saber como isso funciona com os seus menus, entre em contacto ou experimente você mesmo.

Perguntas frequentes

Como lida com alterações súbitas no número de convidados pouco antes do evento?

Mantenha uma margem de 15 a 20% para alterações de última hora. Combine com os seus fornecedores até quando ainda pode fazer encomendas extra e faça uma lista de ingredientes que consegue arranjar no próprio dia. Nos produtos de que o seu menu depende, prefira comprar a mais do que a menos.

O que faz se um fornecedor não conseguir entregar um produto de repente?

Pense antecipadamente, para cada ingrediente principal, qual é a sua alternativa: outro fornecedor ou outro ingrediente que encaixe no mesmo prato. Tenha à mão os contactos da sua rede de reserva e ligue ao cliente assim que souber que o menu vai mudar. Com dois ou três fornecedores por grupo de produtos, raramente fica de mãos vazias.

Como evita o desperdício alimentar ao criar listas de necessidades?

Trabalhe com doses certas e veja o que sobrou em eventos anteriores. Registe, por prato, quanto voltou e ajuste as quantidades da próxima vez. Pense também antecipadamente no que fazer com os restos, por exemplo a comida da equipa ou um acordo com um banco alimentar.

Que erros comuns deve evitar ao criar uma lista de necessidades?

O que mais se esquece: a guarnição e os acompanhamentos, a época dos produtos, e o tempo que a própria preparação exige. Verifique também se tem o suficiente do essencial: óleo, sal, manteiga e as suas especiarias habituais. Raramente estão na lista e estão sempre quase a acabar.

Como organiza a sua lista de necessidades para eventos com vários pratos ou buffets?

Crie um bloco separado por prato ou por secção do buffet e numere-os, assim mantém a visão geral. Indique quando cada secção tem de estar pronta, para saber o que precisa e quando. Para um buffet, conte normalmente com 20-30% mais do que para um menu servido à mesa.

Qual é a melhor forma de controlar os custos ao criar a sua lista?

Coloque uma coluna de preços ao lado da sua lista de necessidades e atualize-a assim que um fornecedor muda o preço. Combine um valor por pessoa e tenha-o em conta ao criar a lista. Tenha em atenção os preços sazonais dos produtos frescos, porque são os que mais oscilam.

Como partilha rapidamente a sua lista de necessidades com a equipa de cozinha?

Crie uma lista própria por posto de cozinha ou por pessoa e partilhe-a a tempo. Se trabalhar com software, todos veem logo a última versão e não precisa de pendurar uma impressão nova. Percorra a lista com a equipa antes de cozinhar, assim as dúvidas surgem antes de as panelas irem ao lume.

Que ferramentas usa para uma lista de necessidades na cozinha?

Uma folha de cálculo com fórmulas por prato é o início mais económico e funciona bem até cerca de dez eventos por mês. A partir daí, compensa um software de catering, porque retira as quantidades das suas receitas e divide a encomenda por fornecedor. Evite aplicações de notas avulsas, porque aí a última versão perde-se facilmente.

As ferramentas gratuitas são suficientes para um pequeno caterer?

Para alguns eventos por mês, uma folha de cálculo partilhada e uma lista de compras no telemóvel chegam bem longe. Percebe sozinho quando começa a apertar: quando tem de recalcular tudo a cada alteração no número de convidados. Nessa altura, o investimento no software paga-se no trabalho de cálculo que deixa de fazer.

Experimente gratuitamente