Einkauf optimieren als Cateringbetrieb: weniger Verschwendung, bessere Preise
Bei vielen Cateringbetrieben läuft der Einkauf noch nach festen Gewohnheiten: immer denselben Großhändler anrufen, nach Gefühl bestellen und erst hinterher sehen, was übrig geblieben ist. Das kostet auf zwei Arten Geld, denn Sie kaufen für das eine Event zu viel ein und kommen beim nächsten knapp zu kurz. Mit ein paar festen Schritten in Ihrem Einkaufsprozess, von der Bedarfsplanung bis zu Lieferantenvereinbarungen, behalten Sie sowohl Ihren Bestand als auch Ihren Einkaufspreis im Griff. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie den Einkauf klüger organisieren, ohne dass es zur Tagesaufgabe wird.
Warum der Einkauf oft nach Gefühl läuft
Die meisten Caterer fangen klein an: ein fester Großhändler, eine Liste auf Papier oder in einer App, und Bestellungen aus Erfahrung. Das funktioniert gut, solange die Anzahl der Events überschaubar bleibt. Sobald Sie mehrere Events gleichzeitig stemmen, wird genau diese Erfahrung zum Risiko. Sie erinnern sich nicht mehr genau, was beim letzten ähnlichen Event übrig blieb, und eine falsche Einschätzung fällt Ihnen erst auf, wenn der Lieferwagen schon vor der Tür steht oder Sie für eine Last-Minute-Erweiterung knapp zu wenig haben.
Einkauf optimieren heißt nicht, dass Sie alles automatisieren müssen. Es bedeutet, ein paar feste Gewohnheiten einzubauen, damit Ihre Einschätzung jedes Mal auf dieselbe Weise entsteht, statt davon abzuhängen, wer an diesem Tag zufällig ans Telefon geht.
Fangen Sie bei Ihrem Kalender an, nicht beim Lager
Ein guter Einkauf beginnt bei dem, was in den kommenden Wochen gebucht ist, nicht bei dem, was noch im Kühlraum liegt. Gehen Sie pro Event durch, wie viele Gäste kommen, welches Menü vereinbart wurde und welche Zutaten sich über mehrere Events wiederholen. So sehen Sie auf einen Blick, wo Sie kombinieren können, und vermeiden, dass Sie für drei einzelne Events dreimal getrennt dieselben Grundprodukte bestellen.
- Stellen Sie Events mit einem ähnlichen Menü in Ihrer Planung zusammen, auch wenn die Termine weit auseinanderliegen.
- Rechnen Sie mit einem kleinen Puffer über der geplanten Gästezahl, statt exakt auf den Kopf.
- Notieren Sie pro Event, was übrig blieb, damit Sie beim nächsten ähnlichen Event gezielter einkaufen können.
Feste Vereinbarungen mit Ihren Lieferanten
Wer immer wieder Einzelbestellungen aufgibt, zahlt oft den höchsten Preis und steht hinten an, wenn ein Lieferant bei Engpässen entscheiden muss, wer Vorrang bekommt. Ein paar feste Vereinbarungen bringen direkt Marge: garantierte Mengen zu einem festen Preis für Ihre wiederkehrenden Produkte, ein fester Bestelltag, damit der Lieferant Ihre Lieferung einplanen kann, und eine klare Absprache darüber, was bei einer kurzfristigen Änderung der Anzahl passiert. Caterer, die das einmal festgelegt haben, müssen nicht jede Woche neu verhandeln.
Bestelllisten pro Event statt einer großen Liste
Eine durchgehende Einkaufsliste für den ganzen Betrieb klingt übersichtlich, aber in der Praxis verlieren Sie den Überblick, welches Produkt für welches Event gedacht war. Arbeiten Sie stattdessen mit einer eigenen Bestellliste pro Event, verknüpft mit der geplanten Gästezahl und dem Menü. So sehen Sie im Nachhinein sofort, ob die Einschätzung gestimmt hat, und bauen sich nach und nach ein Bild von Ihrem tatsächlichen Verbrauch pro Event-Typ auf.
Einkaufspreis im Blick behalten, ohne täglich zu rechnen
Sie müssen nicht jeden Abend die Zahlen durchgehen, um den Überblick zu behalten. Wählen Sie einen festen Moment, zum Beispiel nach jedem großen Event oder einmal im Monat, und vergleichen Sie dann den tatsächlichen Einkaufspreis mit dem, was Sie im Angebot kalkuliert hatten. Wird ein Produkt dauerhaft teurer als erwartet, wissen Sie, dass Sie entweder den Lieferanten ansprechen oder Ihre Preiskalkulation anpassen müssen, bevor es Ihre Marge weiter kostet.
Einkauf optimieren ist kein Projekt, das Sie einmal abschließen. Es sind ein paar Gewohnheiten, an denen Sie festhalten: planen ausgehend von Ihrem Kalender, feste Vereinbarungen mit Lieferanten und pro Event zurückblicken, ob die Einschätzung gestimmt hat. So behalten Sie den Überblick über Ihren Bestand und Ihre Marge, ohne zusätzlichen Zeitaufwand.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Bestand sollte ich als Puffer vorhalten?
Das ist von Produkt zu Produkt unterschiedlich. Bei verderblicher Ware halten Sie den Puffer so gering wie möglich und bestellen gezielt pro Event. Bei haltbaren Grundprodukten, die Sie oft verwenden, kann ein kleiner fester Puffer helfen, wenn ein Lieferant einmal zu spät liefert.
Ist automatisierter Einkauf nur etwas für große Cateringbetriebe?
Nein. Auch als kleiner Betrieb profitieren Sie von festen Bestelllisten pro Event und einem festen Rhythmus mit Ihren Lieferanten. Die Größe bestimmt vor allem, wie viel Zeit Sie damit sparen, nicht ob es sich lohnt.
Wie vermeide ich, dass ich für ein Event zu viel einkaufe?
Rechnen Sie mit einem kleinen, festen Puffer über der bestätigten Gästezahl statt mit einer großzügigen Einschätzung nach Gefühl, und halten Sie im Nachhinein fest, was übrig blieb. Nach ein paar vergleichbaren Events erkennen Sie ein Muster und können gezielter einkaufen.
Was mache ich, wenn ein Lieferant dauerhaft zu teuer wird?
Prüfen Sie zunächst, ob es sich um eine vorübergehende Preiserhöhung oder einen dauerhaften Unterschied handelt. Suchen Sie dann das Gespräch mit konkreten Zahlen, und halten Sie für Ihre wichtigsten Produkte einen zweiten Lieferanten in der Hinterhand, damit Sie nicht von einem einzigen Partner abhängig sind.