Warum Excel für Ihre Restaurantverwaltung nicht mehr ausreicht
Warenbestand, Bestellungen bei Lieferanten, Wareneinsatz und der Personaldienstplan: In vielen Restaurants steht das alles in getrennten Excel-Dateien, die niemand strukturell aktualisiert. Solange alles gut läuft, fällt das nicht auf, aber an einem vollen Abend merken Sie sofort, was es kostet, wenn niemand mehr weiß, welche Datei die aktuelle ist. In diesem Artikel lesen Sie, wo Excel in der Praxis für ein Restaurant an seine Grenzen stößt, und was sich ändert, wenn Sie diese getrennten Dateien zusammenführen.
Wo es hakt: vier Dateien, die nicht miteinander sprechen
Eine Warenbestandsliste, eine Vorlage für Lieferantenbestellungen, eine Rechenmappe für den Wareneinsatz pro Gericht und ein Dienstplan in einem separaten Tabellenblatt: In den meisten Restaurants sind das vier verschiedene Dateien, gepflegt von unterschiedlichen Personen zu unterschiedlichen Zeiten. Solange der Betrieb ruhig läuft, fällt das nicht auf. Erst an einem vollen Abend, wenn die Küche wissen will, ob noch genug Bestand da ist, und Sie gleichzeitig den Dienstplan für die nächste Woche fertigstellen wollen, merken Sie, dass niemand mehr sicher weiß, welche Datei die aktuelle ist.
Das Problem liegt nicht an Excel selbst, das kann gut rechnen. Das Problem ist, dass getrennte Dateien nichts voneinander wissen: Eine Änderung in der Warenbestandsliste aktualisiert die Bestellliste nicht automatisch, und ein angepasster Dienstplan erscheint nicht von selbst bei dem, den Sie für diesen Abend eingeplant hatten.
Warenbestand und Bestellungen: zwei Listen, eine Realität
Wenn Sie den Warenbestand in der einen Datei pflegen und über die andere bestellen, muss jemand ständig von Hand übertragen, was noch da ist, in das, was bestellt werden muss. Vergessen Sie das einmal, bestellen Sie zu viel von dem einen Produkt und zu wenig vom anderen, und das merken Sie erst, wenn die Lieferung ankommt. An einem vollen Wochenende ist das der Unterschied zwischen einem Gericht einfach servieren oder es von der Karte streichen müssen, weil eine Zutat fehlt.
Wareneinsatz, der erst im Nachhinein stimmt
Eine Rechenmappe für den Wareneinsatz ist genau so gut wie das letzte Mal, als jemand die Einkaufspreise darin aktualisiert hat. Ändert ein Lieferant zwischenzeitlich seine Preise, rechnen Sie noch wochenlang mit einem Wareneinsatz, der nicht mehr stimmt, während Ihr Verkaufspreis auf der Karte unverändert bleibt. Ihre Marge sinkt dann still und leise, ohne dass irgendwo ein Signal aufleuchtet.
Der Dienstplan als isolierte Insel
Ein Dienstplan, der losgelöst davon steht, wie voll Sie einen Dienst erwarten, ist vor allem Raterei. Sie planen nach Gefühl statt auf Basis dessen, was an Buchungen und erwarteten Gästen an diesem Abend tatsächlich eingeht, und eine kurzfristige Krankmeldung bedeutet, dass jemand die Datei von Hand überarbeiten muss, damit wieder alles stimmt.
- Warenbestand und Bestellliste stehen getrennt, also tippen Sie dieselben Mengen zweimal ein.
- Der Wareneinsatz rechnet mit Einkaufspreisen, die niemand strukturell aktualisiert.
- Der Dienstplan wird bei jeder Änderung von Hand angepasst, statt automatisch mitzulaufen.
Was sich ändert, wenn es zusammenkommt
Sobald Warenbestand, Bestellungen, Wareneinsatz und Personal an einem Ort liegen, muss sich niemand mehr merken, welche Datei die aktuelle ist. Eine Änderung im Warenbestand wirkt automatisch auf das, was Sie noch bestellen müssen, ein angepasster Einkaufspreis aktualisiert sofort Ihren Wareneinsatz pro Gericht, und der Dienstplan berücksichtigt, was für diesen Tag tatsächlich geplant ist. Das ist keine Frage von härterem Arbeiten mit Excel, sondern davon, sich für etwas zu entscheiden, das diese vier Dinge bereits miteinander sprechen lässt.
Excel ist als Hilfsmittel nicht das Problem, es ist das Problem, wenn es der einzige Ort ist, auf dem Ihre gesamte Restaurantverwaltung ruht. Sobald Warenbestand, Einkauf, Wareneinsatz und Personal auseinanderzulaufen beginnen, kostet Sie das jede Woche mehr Zeit, als es Ihnen spart.
Häufig gestellte Fragen
Ist Excel grundsätzlich schlecht für ein Restaurant?
Nein, Excel kann gut rechnen. Das Problem entsteht, wenn Warenbestand, Bestellungen, Wareneinsatz und Personal in getrennten Dateien liegen, die sich nicht automatisch aktualisieren, sodass Sie selbst merken müssen, welche Datei aktuell ist.
Wann merkt man erst, dass getrennte Excel-Dateien ein Problem sind?
Meist erst an einem vollen Dienst, wenn mehrere Personen gleichzeitig etwas aus einer Datei brauchen, die gerade jemand anderes angepasst hat. In ruhigen Zeiten fällt es kaum auf.
Wie sorge ich dafür, dass meine Wareneinsatz-Berechnung aktuell bleibt?
Indem Sie Einkaufspreise an einem Ort aktualisieren, sobald ein Lieferant sie ändert, statt in einer separaten Datei, die niemand strukturell kontrolliert. So rechnen Sie nicht wochenlang mit einem veralteten Wareneinsatz.
Muss ich sofort alles aus Excel überführen?
Nein. Beginnen Sie mit dem Bereich, der aktuell die meisten Fehler oder Doppelarbeit verursacht, zum Beispiel Warenbestand und Bestellungen, und erweitern Sie danach auf Wareneinsatz und Personal.
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