Warum Excel für Ihre Restaurantverwaltung nicht mehr ausreicht

Warenbestand, Bestellungen bei Lieferanten, Wareneinsatz und der Personaldienstplan: In vielen Restaurants steht das alles in getrennten Excel-Dateien, die niemand strukturell aktualisiert. Solange alles gut läuft, fällt das nicht auf.

An einem vollen Abend merken Sie sofort, was es kostet, wenn niemand mehr weiß, welche Datei die aktuelle ist. In diesem Artikel lesen Sie, wo Excel in der Praxis für ein Restaurant an seine Grenzen stößt, und was sich ändert, wenn Sie diese getrennten Dateien zusammenführen.

Wo es hakt: vier Dateien, die nicht miteinander sprechen

Eine Warenbestandsliste, eine Vorlage für Lieferantenbestellungen, eine Rechenmappe für den Wareneinsatz pro Gericht und ein Dienstplan in einem separaten Tabellenblatt. In den meisten Restaurants sind das vier verschiedene Dateien, gepflegt von unterschiedlichen Personen zu unterschiedlichen Zeiten.

Solange der Betrieb ruhig läuft, fällt das nicht auf. Erst an einem vollen Abend, wenn die Küche wissen will, ob noch genug Bestand da ist, und Sie gleichzeitig den Dienstplan für die nächste Woche fertigstellen wollen, merken Sie, dass niemand mehr sicher weiß, welche Datei die aktuelle ist.

Das Problem liegt nicht an Excel selbst, das kann gut rechnen. Das Problem ist, dass getrennte Dateien nichts voneinander wissen: Eine Änderung in der Warenbestandsliste aktualisiert die Bestellliste nicht automatisch, und ein angepasster Dienstplan erscheint nicht von selbst bei dem, den Sie für diesen Abend eingeplant hatten.

Warenbestand und Bestellungen: zwei Listen, eine Realität

Wenn Sie den Warenbestand in der einen Datei pflegen und über die andere bestellen, muss jemand ständig von Hand übertragen, was noch da ist, in das, was bestellt werden muss. Vergessen Sie das einmal, bestellen Sie zu viel von dem einen Produkt und zu wenig vom anderen.

Das merken Sie erst, wenn die Lieferung ankommt, und dann ist es Donnerstag, kurz vor dem Wochenende. In diesem Moment ist der Unterschied zwischen einem Gericht einfach servieren oder es von der Karte streichen reine Glückssache, je nachdem, welche Datei zuletzt aktualisiert wurde.

Wareneinsatz, der erst im Nachhinein stimmt

Eine Rechenmappe für den Wareneinsatz ist genau so gut wie das letzte Mal, als jemand die Einkaufspreise darin aktualisiert hat. Ändert ein Lieferant zwischenzeitlich seine Preise, rechnen Sie noch wochenlang mit einem Wareneinsatz, der nicht mehr stimmt.

Ihr Verkaufspreis auf der Karte bleibt unterdessen unverändert. Ihre Marge sinkt dann still und leise, ohne dass irgendwo ein Signal aufleuchtet. Meist sehen Sie es erst am Ende des Quartals, wenn das Geld schon weg ist.

Der Dienstplan als isolierte Insel

Ein Dienstplan, der losgelöst davon steht, wie voll Sie einen Dienst erwarten, ist vor allem Raterei. Sie planen nach Gefühl statt auf Basis dessen, was an Buchungen und erwarteten Gästen an diesem Abend tatsächlich eingeht.

Und wenn im letzten Moment jemand krank wird, muss jemand von Hand durch die Datei, um alles wieder stimmig zu machen. Genau diese Stunde haben Sie an so einem Tag nicht.

• Warenbestand und Bestellliste stehen getrennt, also tippen Sie dieselben Mengen zweimal ein.
• Der Wareneinsatz rechnet mit Einkaufspreisen, die niemand strukturell aktualisiert.
• Der Dienstplan wird bei jeder Änderung von Hand angepasst, statt automatisch mitzulaufen.

Was sich ändert, wenn es zusammenkommt

Sobald Warenbestand, Bestellungen, Wareneinsatz und Personal an einem Ort liegen, muss sich niemand mehr merken, welche Datei die aktuelle ist. Eine Änderung im Warenbestand wirkt sich automatisch auf das aus, was Sie noch bestellen müssen.

Ein angepasster Einkaufspreis aktualisiert sofort Ihren Wareneinsatz pro Gericht, und der Dienstplan berücksichtigt, was für diesen Tag tatsächlich geplant ist. Das ist keine Frage von härterem Arbeiten mit Excel, sondern davon, sich für etwas zu entscheiden, das diese vier Dinge bereits miteinander sprechen lässt.

Excel ist als Hilfsmittel nicht das Problem, es ist das Problem, wenn es der einzige Ort ist, auf dem Ihre gesamte Restaurantverwaltung ruht. Sobald Warenbestand, Einkauf, Wareneinsatz und Personal auseinanderzulaufen beginnen, kostet Sie das jede Woche mehr Zeit, als es Ihnen spart.

Häufig gestellte Fragen

Ist Excel grundsätzlich schlecht für ein Restaurant?

Nein, Excel kann gut rechnen. Das Problem entsteht, wenn Warenbestand, Bestellungen, Wareneinsatz und Personal in getrennten Dateien liegen, die sich nicht automatisch aktualisieren, sodass Sie selbst merken müssen, welche Datei aktuell ist.

Wann merkt man erst, dass getrennte Excel-Dateien ein Problem sind?

Meistens an einem vollen Dienst, wenn mehrere Personen gleichzeitig etwas aus einer Datei brauchen, die gerade jemand anderes angepasst hat. In ruhigen Zeiten fällt es kaum auf.

Wie sorge ich dafür, dass meine Wareneinsatz-Berechnung aktuell bleibt?

Indem Sie Einkaufspreise an einem Ort aktualisieren, sobald ein Lieferant sie ändert, statt in einer separaten Datei, die niemand strukturell kontrolliert. So rechnen Sie nicht wochenlang mit einem veralteten Wareneinsatz.

Muss ich sofort alles aus Excel überführen?

Nein. Beginnen Sie mit dem Bereich, der aktuell die meisten Fehler oder Doppelarbeit verursacht, zum Beispiel Warenbestand und Bestellungen, und erweitern Sie danach auf Wareneinsatz und Personal.

Was mache ich mit der Historie in meinen alten Dateien?

Lassen Sie die liegen und fangen Sie sauber mit dem laufenden Zeitraum an. Die Zahlen von vor zwei Jahren brauchen Sie selten, und das Abtippen kostet mehr Abende, als es Ihnen je einbringt.

Mein Koch arbeitet nicht gern am Bildschirm. Ist das ein Problem?

Solange er seinen Warenbestand und die Bestellliste auf dem Handy abhaken kann, meistens nicht. Der Widerstand liegt fast immer beim Eintragen, nicht beim Ablesen. Sorgen Sie dafür, dass die Küche nur abhaken muss, was schon feststeht.

Catermonkey hält Warenbestand, Einkauf und Wareneinsatz zusammen, sodass ein geänderter Einkaufspreis sofort in Ihren Wareneinsatz pro Gericht einfließt, statt in eine Datei, die erst noch jemand aktualisieren muss.

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