Gastro-Software vs. Stift und Papier: Was bringt der Umstieg?

Belege auf einem Notizblock, ein Bestand, den Sie im Kopf behalten, ein Whiteboard mit dem Dienstplan dieser Woche: Viele Gastronomiebetriebe laufen noch größtenteils auf Papier und Gedächtnis. Das funktioniert gut, bis es nicht mehr funktioniert. Ein stressiger Freitagabend, eine Mitarbeiterin, die sich krankmeldet, ein Lieferant, der seine Preise erhöht, ohne dass Sie es merken.

In diesem Artikel stellen wir Gastro-Software neben Stift und Papier. Nicht in der Theorie, sondern anhand der Momente, in denen Sie den Unterschied wirklich spüren.

Warum Stift und Papier lange gut funktionieren, bis es nicht mehr geht

Ein Notizblock für Bestellungen, ein Heft für den Bestand, ein Whiteboard für den Dienstplan: An einem ruhigen Tag funktioniert das gut. Sie kennen Ihren Betrieb, Sie kennen Ihre Stammgäste, und Sie müssen niemandem erklären, wo etwas steht.

Das Problem liegt nicht an einem ruhigen Tag. Es liegt an den stressigen Momenten, genau dann, wenn Ihre Arbeitsweise am meisten auf die Probe gestellt wird.

An einem stressigen Freitagabend schreibt jeder schneller und damit unordentlicher. Eine Bestellung, die nicht gut lesbar ist, wird in der Küche falsch zubereitet. Eine Mitarbeiterin, die sich krankmeldet, bedeutet, dass Sie das Whiteboard von Hand anpassen, und nicht jeder sieht das rechtzeitig. Einen Lieferanten, der seine Preise erhöht, bemerken Sie erst, wenn die Rechnung kommt, und dann ist der Monat schon vorbei.

Was sich ändert, wenn alles an einem Ort steht

Gastro-Software löst das nicht, indem sie mehr tut, sondern indem sie weniger Dinge getrennt hält. Eine Bestellung, die auf einem Bildschirm eingeht, geht direkt an die richtige Stelle in der Küche, ohne dass jemand einen Zettel abtippen oder entziffern muss.

Ein Bestand, der automatisch abgebucht wird, sobald etwas verkauft wird, zeigt Ihnen, wann Sie nachbestellen müssen. Sie merken es nicht mehr erst in dem Moment, in dem ein Gericht von der Karte muss.

Und ein Dienstplan, den alle auf ihrem Telefon sehen, ist aktualisiert, sobald sich etwas ändert, ohne dass jemand am Whiteboard vorbeigehen muss.

• Bestellungen kommen lesbar und am richtigen Ort an, auch am stressigsten Abend.
• Bestand und Einkaufspreise stehen fest, statt dass Sie sie aus dem Kopf oder von einer Lieferantenliste holen müssen.
• Eine Änderung im Dienstplan ist für alle sofort sichtbar, nicht erst bei der nächsten Schicht.
• Sie sehen am Ende der Woche, was verkauft wurde, ohne einen Abend Belege nachzuzählen.

Was Sie nicht gleich aufgeben müssen

Umsteigen bedeutet nicht, dass Sie die persönliche Seite Ihres Betriebs aufgeben. Sie kennen Ihre Stammgäste nach wie vor selbst am besten, und kein System übernimmt das.

Was sich ändert, ist, dass die Dinge, die jetzt in Ihrem Kopf oder auf Papier stehen, auch für Ihr Team zugänglich sind. Dann hängt es nicht mehr von Ihrem Gedächtnis ab, an dem Tag, an dem Sie gerade nicht da sind.

Woran die meisten Betriebe beim Umstieg hängenbleiben

Die größte Hürde ist selten die Software selbst. Es ist der Gedanke, dass der Umstieg ein großes Projekt ist, mit dem Sie zwischen zwei Schichten nicht anfangen.

Das muss nicht sein. Beginnen Sie mit dem Bereich, der Ihnen jetzt am meisten Probleme bereitet, etwa dem Bestand oder dem Dienstplan, und erweitern Sie erst danach. So gewöhnt sich Ihr Team Schritt für Schritt daran, statt dass auf einmal alles anders ist.

Rechnen Sie mit ein, zwei Wochen, in denen es sich wie Doppelarbeit anfühlt, weil Sie noch kurz auf Papier mitschreiben. Das ist normal, und nach diesen zwei Wochen greift niemand mehr zum Heft.

Stift und Papier fühlen sich vertraut an, weil Sie dafür nie etwas lernen müssen. Aber den Preis dafür zahlen Sie in den Momenten, in denen es darauf ankommt: ein stressiger Abend, eine kranke Kollegin, ein Lieferant, der still und leise teurer wird. Gastro-Software nimmt dieses Risiko nicht ganz weg, aber sie sorgt dafür, dass es nicht mehr auf Ihr Gedächtnis oder Ihre Handschrift ankommt.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich alles auf einmal von Papier auf Software umstellen?

Nein. Beginnen Sie mit dem Bereich, der Ihnen jetzt am meisten Probleme bereitet, etwa dem Bestand oder dem Dienstplan, und erweitern Sie danach in Ruhe. So gewöhnt sich Ihr Team daran, ohne dass sich alles auf einmal ändert.

Lohnt sich Gastro-Software nur für größere Betriebe?

Nein, gerade kleinere Betriebe merken schnell einen Unterschied, weil dort oft eine oder zwei Personen alles aus dem Kopf erledigen. Sobald diese Person fehlt, kommt Papier und Gedächtnis als Arbeitsweise ins Stocken.

Verliere ich die persönliche Seite meines Betriebs, wenn ich umsteige?

Nein. Sie kennen Ihre Stammgäste nach wie vor selbst am besten. Was sich ändert, ist, dass Informationen, die jetzt nur in Ihrem Kopf stecken, auch für Ihr Team verfügbar werden, sodass nicht alles allein von Ihnen abhängt.

Wie viel Zeit kostet mich der Umstieg?

Das hängt davon ab, wie viel Sie auf einmal umstellen wollen. Mit kleinen, wiederkehrenden Schritten kommen Sie weiter, als wenn Sie versuchen, alles in einem Wochenende zu regeln. Rechnen Sie mit ein paar Wochen, in denen Sie noch auf Papier mitschreiben.

Was, wenn mein Team nicht computergewandt ist?

Wählen Sie etwas, mit dem Sie auf einem Telefon zurechtkommen, und lassen Sie das Team eine Sache nach der anderen lernen, zum Beispiel zuerst nur den Dienstplan ansehen. Die meisten brauchen dafür eine Schicht oder zwei. Klappt es nach einer Woche noch nicht, liegt es meist an der Software, nicht an Ihrem Team.

Kann ich meine alte Bestandsliste und Preise übernehmen?

Meistens ja, über eine Excel-Datei oder eine fertige Liste Ihres Lieferanten. Gehen Sie diese Liste aber durch, bevor Sie sie übernehmen: In fast jeder alten Bestandsliste stehen Produkte, die Sie schon ein Jahr nicht mehr einkaufen.

Catermonkey hält Ihre Bestellungen, Ihren Bestand und Ihre Arbeitslisten an einem Ort fest und rechnet Ihre Preise anhand Ihres eigenen Einkaufs durch. Ändert sich ein Einkaufspreis, sehen Sie sofort, welche Gerichte dadurch zu günstig auf der Karte stehen.

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