Kundendatenbank aufbauen als Caterer: so behalten Sie den Überblick über Ihre Kunden

Jedes Angebot, das Sie verschicken, und jedes Event, das Sie betreuen, liefert Kundendaten. Bei vielen Caterern verschwindet dieses Wissen in einzelnen E-Mails und im Kopf des Inhabers.

Eine Kundendatenbank, die Sie pflegen, sorgt dafür, dass Sie Stammkunden erkennen, Vorlieben nicht vergessen und schneller ein passendes Angebot schicken. Dabei geht es nicht darum, welche Software Sie wählen, sondern darum, was Sie festhalten und wie Sie es aktuell halten. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie mit ein paar festen Gewohnheiten eine Kundendatenbank aufbauen, die Ihnen wirklich nützt.

Warum einzelne E-Mails Sie auf Dauer Geld kosten

Ein Kunde, der vor zwei Jahren eine Hochzeit bei Ihnen gebucht hat und jetzt für eine Firmenfeier anruft, geht davon aus, dass Sie noch wissen, was damals besprochen wurde. Welches Menü ankam, ob es Allergien gab, wie die Zusammenarbeit lief.

Steckt diese Information nur im Gedächtnis einer Mitarbeiterin, oder irgendwo unauffindbar in einem alten E-Mail-Wechsel, dann fangen Sie bei jedem neuen Kontakt wieder bei null an. Das kostet Sie Zeit, und der Kunde hat das Gefühl, bei einem Unbekannten anzuklopfen, obwohl er schon Kunde war.

Eine Kundendatenbank aufzubauen muss kein großer Umbau sein. Es beginnt damit, zu vereinbaren, was Sie festhalten, und sich danach daran zu halten.

Was Sie mindestens festhalten sollten

Je umfangreicher Ihre Datenbank, desto schneller wird sie unübersichtlich. Beschränken Sie sich auf die Dinge, die Ihnen bei einem nächsten Kontakt wirklich etwas bringen:

• Kontaktdaten, und wer innerhalb der Organisation die Entscheidung trifft.
• Frühere Events: Art, Gästezahl, Datum und das gewählte Menü.
• Allergien, Diätwünsche oder andere Absprachen, die bei einem nächsten Event wieder eine Rolle spielen.
• Was gut lief und was weniger, damit Sie das beim nächsten Mal wiederholen oder gerade vermeiden.

Mehr festzuhalten als das kostet meist mehr Zeit, als es einbringt. Das Ziel ist, dass Sie bei einem neuen Kontakt innerhalb von zehn Sekunden wissen, mit wem Sie es zu tun haben, nicht dass Sie eine vollständige Akte pro Kunde führen.

Ein Ort statt drei

Es ist kein Problem, mit einer einfachen Tabelle anzufangen, solange das der einzige Ort ist, an dem diese Informationen stehen. Es geht schief, wenn derselbe Kunde gleichzeitig in einem Postfach, in einer losen Excel-Datei und im Kopf des Inhabers lebt.

Dann arbeitet niemand mit denselben Informationen, und niemand korrigiert einen Fehler, der sich einschleicht. Wählen Sie bewusst einen Ort, eine Tabelle oder ein CRM, und vereinbaren Sie mit Ihrem Team, dass neue Kundendaten dort landen und nicht in einer losen Notiz.

Die Datenbank aktuell halten

Eine Kundendatenbank, die Sie einmal einrichten und dann liegen lassen, ist binnen eines Jahres genauso unzuverlässig wie gar keine Datenbank. Bauen Sie das Aktualisieren deshalb in einen Moment ein, in dem Sie ohnehin schon mit diesem Kunden beschäftigt sind.

Tun Sie es direkt nach einem Event, solange die Details noch frisch sind, und nicht erst beim nächsten Kontakt, wenn Sie wieder nachgraben müssen, was noch mal vereinbart war. Bestimmen Sie einen festen Moment, etwa direkt nach der Endabrechnung, zu dem Aktualisieren einfach dazugehört.

Eine Kundendatenbank ist kein Selbstzweck. Sie ist die Art, wie Sie Kunden merken lassen, dass Sie sich an sie erinnern. Mit ein paar Absprachen darüber, was Sie festhalten, wo es steht und wann Sie es aktualisieren, bauen Sie das auf, ohne dass es zu einer separaten Verwaltungsaufgabe wird.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich ein CRM, um eine Kundendatenbank aufzubauen?

Nicht unbedingt. Eine gut gepflegte Tabelle funktioniert für einen kleinen Betrieb gut. Wichtiger als die Softwarewahl ist, dass es der einzige Ort ist, an dem Kundendaten landen, und dass Ihr Team das weiß.

Wie viel Historie sollte ich pro Kunde festhalten?

Genug, um bei einem neuen Kontakt schnell zu wissen, worum es geht: welche Art von Events, welches Menü und Besonderheiten wie Allergien. Ausführliche Notizen zu jedem Gespräch bringen meist mehr Arbeit als Nutzen.

Wer im Team sollte Zugriff auf die Kundendatenbank haben?

Jeder, der Kundenkontakt hat: Verkauf, Planung und oft auch die Küche, wenn es um Diätwünsche geht. Beschränken Sie es auf diejenigen, die die Informationen wirklich nutzen, dann bleibt es übersichtlich.

Wie gehe ich mit Kundendaten und Datenschutz um?

Halten Sie nur fest, was Sie brauchen, um ein Event gut zu betreuen, und seien Sie offen gegenüber dem Kunden, was Sie speichern. Löschen Sie die Daten von Kunden, die seit Jahren nicht mehr gebucht haben und mit denen Sie nichts mehr vorhaben.

Wie bekomme ich alte Kunden noch in meine Kundendatenbank?

Gehen Sie Ihre Rechnungen der letzten zwei Jahre durch und notieren Sie die Kunden, die mehr als einmal gebucht haben. Das ist meist ein Abend Arbeit und liefert Ihnen sofort die Liste, aus der Sie neue Anfragen gewinnen.

Wann spreche ich einen Kunden aus meiner Datenbank erneut an?

Rund um den Zeitpunkt, an dem er letztes Jahr gebucht hat. Ein Unternehmen, das im November einen Weihnachtsumtrunk bestellte, ist im September der richtige Ansprechpartner. Legen Sie das als Erinnerung beim Kunden selbst an, dann müssen Sie nicht selbst daran denken.

Catermonkey speichert pro Kunde die früheren Events, Menüs und Diätwünsche direkt beim Angebot, sodass Sie bei einer neuen Anfrage sehen, was Sie das letzte Mal geliefert haben, ohne in Ihrem Postfach zu suchen.

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