Umstieg auf Cateringsoftware: warum er ausbleibt, und wie er wirklich gelingt

Sie wissen wahrscheinlich längst, dass der Umstieg auf Cateringsoftware Zeit spart, Fehler vermeidet und mehr Überblick gibt. Trotzdem ändert sich in der Praxis oft wenig.

Das liegt selten an der Software. Es liegt am Tagesgeschäft, das keinen Raum lässt, sie sich anzueignen. Ohne diesen Raum wird neue Software nie zur Gewohnheit, egal wie viel sie verspricht. In diesem Artikel lesen Sie, warum diese Hürde so bekannt vorkommt, und was Sie dagegen tun.

Warum Softwareeinführung ausbleibt

Selten liegt es an fehlendem Interesse, dass neue Software ungenutzt bleibt. Bei den meisten Cateringbetrieben dreht sich der Tag um das nächste Angebot, den Stoßtag von morgen oder den Kunden, der gerade in der Leitung hängt.

Aufmerksamkeit für etwas Neues verliert dann fast immer gegen das, was gerade dringend erledigt werden muss, so nützlich es auch ist. Das Problem ist nicht, dass Sie es nicht wollen. Es ist, dass Sie nie ungestört Zeit dafür freimachen, und ohne diese Zeit wird ein neues System nie zur Gewohnheit.

Zwei bekannte Situationen

Bei Betrieben, die damit ringen, sehen wir oft eine von zwei Situationen. In der ersten haben Sie noch kein festes System, und der Schritt, irgendwo anzufangen, fühlt sich größer an, als er ist. Sie schieben es auf, bis eine ruhige Woche kommt, und die kommt selten.

In der zweiten arbeiten Sie bereits mit etwas, einer Excel-Datei oder zum Beispiel Teamleader, das nicht ideal ist, sich aber gut genug anfühlt, um nichts zu ändern. Sie wissen, dass es smarter geht, aber solange es gerade noch funktioniert, gibt es keinen Anlass, einen Nachmittag hineinzustecken.

Einführung ist eine Gewohnheit, kein Projekt

Softwareeinführung scheitert selten an der Software selbst. Sie scheitert, weil niemand den Schalter im Tagesrhythmus umlegt: neue Informationen landen doch wieder in einer E-Mail, weil sich das an einem vollen Tag einfach schneller anfühlt.

Den Schalter umzulegen ist die eigentliche Arbeit, und das gelingt nicht, indem Sie mehr über die Software lesen. Was für das eine Team funktioniert, zum Beispiel alles sofort bei der Buchung einzutragen, funktioniert für ein anderes Team nicht. Diesen Unterschied sehen Sie lieber vorher als nachher, also schauen Sie den Menschen über die Schulter, die täglich damit arbeiten.

Machen Sie daraus einen festen Termin

Bei Caterern, bei denen es gelingt, sehen wir selten mehr als einen Unterschied: Sie planen fest Zeit dafür ein, statt zu warten, bis es passt. Blockieren Sie jede Woche dieselbe Stunde, am liebsten zu einem ruhigen Zeitpunkt, und behandeln Sie diesen Termin genauso ernst wie einen Termin mit einem Kunden.

In dieser Stunde arbeiten Sie an einem kleinen Teil. Bestehende Angebote übertragen zum Beispiel, eine Vorlage einrichten, oder einen wiederkehrenden Auftrag festlegen.

• Wählen Sie einen festen, wiederkehrenden Termin in der Woche, kein „wenn es gerade passt“.
• Arbeiten Sie in dieser Stunde an einem kleinen Teil, nicht an allem gleichzeitig.
• Tragen Sie es wie einen Kundentermin in Ihren Kalender ein, damit es an einem vollen Tag nicht als Erstes wegfällt.

Indem Sie es klein halten und es jede Woche wiederkehren lassen, wird es schneller zur Gewohnheit, als wenn Sie an einem Wochenende alles auf einmal einrichten wollen. Dieses Wochenende kommt sowieso nicht, und wenn es kommt, sind Sie zu müde dafür.

Was wir dabei tun

Neben Zeit freimachen können Sie auch einen Teil der Arbeit abgeben. Unsere KI bereitet bestehende Daten für Sie auf, sodass Sie nicht jedes Angebot und jede Kundenzeile von Hand aus Excel oder Ihrem alten System abtippen müssen.

Und bei den Fragen, die danach noch bleiben, stehen wir Ihnen zur Seite, so wie ein Steuerberater das bei Ihrer Buchhaltung tut. Kein einmaliger Helpdesk, sondern ein fester Ansprechpartner, der mitdenkt, bis das System zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Der Umstieg geht selten von allein, auch nicht bei einem gut durchdachten System. Was es leichter macht: anerkennen, dass das Tagesgeschäft echt ist, bewusst Zeit dafür freimachen, und Hilfe annehmen bei dem Teil, den Sie lieber nicht allein machen. So wird es weniger ein Sprung ins kalte Wasser und mehr ein paar kleine Schritte, die Sie auch wirklich durchhalten.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Zeit kostet der Umstieg auf Cateringsoftware?

Das hängt davon ab, wie viel Sie umstellen und wie voll Ihr Kalender ist, aber die meisten Caterer kommen mit einer festen Stunde pro Woche schon weit. Kleine, wiederkehrende Schritte funktionieren besser, als alles an einem Wochenende regeln zu wollen.

Was, wenn wir bereits mit Excel oder Teamleader arbeiten?

Das ist ein guter Startpunkt. Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen: Beginnen Sie mit dem, was Ihnen jetzt am meisten fehlt, zum Beispiel Überblick in Ihrer Planung oder Angebote, die sich selbst erstellen, und erweitern Sie danach.

Müssen wir alle Daten selbst abtippen?

Nein. Unsere KI bereitet bestehende Daten aus Excel oder einem anderen System für Sie auf, sodass Sie nicht alles von Hand abtippen müssen.

Was meinen Sie mit einem „Buchhaltungspartner“?

Wir stehen Ihnen zur Seite, so wie ein Steuerberater das bei Ihrer Buchhaltung tut: kein einmaliger Helpdesk, sondern ein fester Ansprechpartner, der mitdenkt, bis das System zu Ihrem Betrieb passt.

Warum scheitert Softwareeinführung in der Gastronomie so oft?

Weil der Tag immer Vorrang hat. Ein System kennenzulernen bringt erst in einem Monat etwas, und das Angebot, das gerade offen ist, bringt heute etwas. Ohne eine fest geblockte Stunde gewinnt das Angebot jedes Mal.

Wann weiß ich, dass der Umstieg gelungen ist?

Wenn Ihre Kollegen bei einer neuen Buchung von selbst das System öffnen, statt eine E-Mail zu schreiben. Das ist der Punkt, an dem die Einführung gelungen ist, und nicht der Moment, an dem die Software angeschafft wurde.

Catermonkey hilft Ihnen beim Übertragen Ihrer bestehenden Angebote und Kunden, sodass der Umstieg nicht mit einem Abend Abtippen beginnt.

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