De la agenda en papel a la visión digital en Partycentrum Morshuis
Partycentrum Morshuis, en Albergen (Países Bajos), es una empresa familiar de Twente que ya va por la cuarta generación. Bajo un mismo techo hay un centro de salones para entre 10 y más de 1.000 invitados, un bar con cervezas especiales, un servicio de fiestas con alquiler de material, y la tienda de cervezas especiales Pakhuis Twente. Cuando la agenda de planificación en papel ya no pudo seguir el ritmo del volumen y la complejidad de todas esas actividades, el equipo pasó a usar Catermonkey.
Sobre Partycentrum Morshuis
Partycentrum Morshuis combina un centro de salones que puede acoger tanto reuniones pequeñas de 10 personas como eventos de más de 1.000 invitados, con un bar, un servicio de fiestas que incluye alquiler de material, y su propia tienda de cervezas especiales. Esa combinación de escala y variedad, todo bajo un mismo nombre familiar, hace que la planificación sea complicada por naturaleza: distintos tipos de reservas, distintos equipos y distintas semanas que a veces se llenan al mismo tiempo.
El reto: demasiado grande para una agenda en papel
Durante mucho tiempo, el equipo llevó la planificación en una agenda en papel. Funcionaba, hasta que el negocio se volvió demasiado grande y ajetreado para mantener así la visión de conjunto. Como lo cuenta el propio equipo: "Trabajábamos con una agenda en papel, pero se volvió demasiado grande y ajetreado para llevarla al día. Era el momento de digitalizar de verdad."
El riesgo de un sistema en papel a esa escala es la pérdida de tiempo, y también las hojas sueltas y notas que no se comunican entre sí: una reserva en la agenda, otra cita en un papelito, una tercera solo en la cabeza de alguien.
El enfoque: todo central y digital
Con Catermonkey, Partycentrum Morshuis reunió la planificación de las distintas partes del negocio en un solo lugar central. En vez de notas sueltas por equipo o por actividad, todo el mundo trabaja desde el mismo resumen de lo que hay planeado esa semana y ese fin de semana.
El resultado: calma, visión de conjunto y unidad
La mayor ganancia se nota sobre todo en una sensación que el equipo repite una y otra vez: calma. "Sobre todo da calma y visión de conjunto. Vemos de un vistazo qué hay que hacer esta semana o este fin de semana", cuenta el equipo. Donde antes convivían hojas sueltas y notas por separado, ahora hay un solo lugar donde todo se junta: "Ahora hay más unidad, en vez de hojas sueltas y notas."
La facilidad de uso del propio sistema también se menciona como motivo por el que el cambio salió bien: "Es claro y el diseño es bueno."
"Sobre todo da calma y visión de conjunto. Vemos de un vistazo qué hay que hacer esta semana o este fin de semana."
Partycentrum Morshuis es un buen ejemplo de cómo un local para eventos que combina varias actividades bajo un mismo techo se beneficia de una sola herramienta central de planificación, en vez de soluciones sueltas en papel o digitales por equipo.
¿Te identificas con el cambio que hizo Partycentrum Morshuis? Descubre cómo Catermonkey también puede hacer que tu planificación sea central y clara.