¿Cuánto puede desviarse un presupuesto?

Una desviación del presupuesto en la hostelería y el sector de eventos es la diferencia entre el presupuesto que enviaste y el precio que finalmente aparece en la factura. Las desviaciones pequeñas del 5-10% los clientes suelen aceptarlas sin protestar, pero con diferencias mayores tienes que haber llamado antes y haber hecho acuerdos. (fuente: Eventcreators)

¿Qué significa exactamente la desviación de un presupuesto?

La desviación de un presupuesto es la diferencia entre el precio que diste y el importe que acabas facturando. En el catering y en los eventos esto pasa constantemente, porque entre la primera conversación y el propio día cambian muchas cosas.

Para ti como proveedor, una desviación de precio en un presupuesto significa que tienes que explicar por qué han cambiado los costes. Para tu cliente, una factura más alta sin explicación se siente como una jugada sucia, aunque el importe sea correcto. (Fuente: WeFact)

Las causas más habituales son:

• Cambios en el número de invitados
• Servicios extra que se añaden durante la planificación
• Costes imprevistos como personal o material extra
• Fluctuaciones de precio de los ingredientes

¿Qué porcentaje puede desviarse un presupuesto del precio final?

La ley no fija ningún porcentaje para la diferencia de precio del presupuesto, pero en la práctica los empresarios de hostelería mantienen un margen del 5-10% para costes imprevistos. Si te pasas de ahí, llamas antes.

En un presupuesto de catering, tu cliente sobre todo quiere saber a qué atenerse. El porcentaje exacto le importa menos que la cuestión de si le vas a sorprender. Así que incluye un margen y dile que lo tienes.

Lo habitual en un presupuesto de evento:

• Hasta el 5%: suele ser aceptable sin aviso previo
• 5-10%: comunica de antemano los posibles costes adicionales
• Más del 10%: pide siempre permiso para los costes extra

¿Cuándo puedes modificar un presupuesto después de aceptarlo?

Puedes modificar un presupuesto aceptado si hay cambios sustanciales en el servicio, o circunstancias que escapan a tu control. Hazlo siempre en consulta con tu cliente, y pide permiso previo para los cambios más grandes. Eso evita discusiones después.

Motivos válidos para modificar un presupuesto:

• El cliente cambia de forma sustancial el número de invitados
• Añadir servicios extra o elementos del menú
• Cambios de local que suponen costes adicionales
• Subidas extremas de precio de los ingredientes
• Normativa o medidas de seguridad imprevistas

Comunica esos cambios en el momento en que surgen, no en la factura final. Un cliente que en la semana tres se entera de que cincuenta invitados más cuestan 900 €, dice que sí o que no. Ese mismo cliente, si lo ve solo en la factura, llama a su gestor. (fuente: Baak Juristen)

¿Cómo evitas sorpresas desagradables en la factura final?

Evitas sorpresas haciendo acuerdos claros sobre posibles costes adicionales, y comunicando los cambios en cuanto surgen durante la planificación.

Consejos prácticos para precios transparentes en hostelería:

• Indica en tu presupuesto qué costes son variables
• Envía actualizaciones intermedias cuando haya cambios
• Acuerda quién puede aprobar el trabajo adicional
• Haz que tu presupuesto muestre un rango de precios, para que el cliente tenga una expectativa realista
• Deja todos los cambios por escrito

Un buen sistema registra todos los cambios y los calcula al momento, para que puedas enviarlos. Así evitas que diez pequeños ajustes se conviertan juntos en una sorpresa de 1.200 €. (fuente: WeFact)

¿Qué haces si el precio final es más alto que el presupuesto?

Si tú mismo estás en el lado receptor, por ejemplo con un arrendador o un subcontratista, puedes pedir el cálculo de costes del evento sin problema. Tienes derecho a una explicación de dónde vienen los costes adicionales.

Pasos que puedes dar:

• Pide un desglose detallado de los costes
• Comprueba si los cambios se comunicaron de antemano
• Negocia los costes adicionales que no sean razonables
• Busca puntos de acuerdo para una futura colaboración
• Déjalo todo documentado, por si acaba siendo un asunto legal

La mayoría de las discusiones vienen de una mala comunicación, no de un engaño. Llama primero, pon el presupuesto y la factura final uno al lado del otro, y busca juntos algo con lo que ambos podáis seguir adelante. Al revés funciona igual: si tu cliente recibe una factura más alta, dale la misma explicación que tú querrías recibir.

¿Cómo haces presupuestos realistas como empresario?

Unos precios de catering realistas se consiguen calculando a fondo e incluyendo un margen para costes imprevistos. Fíjate para ello en lo que te costaron de verdad servicios parecidos el año pasado.

Pasos importantes para fijar precios con precisión:

• Calcula todos los costes, incluidos personal, transporte y material
• Incluye un margen del 5-10% para gastos imprevistos
• Usa plantillas fijas para los servicios que se repiten
• Vincula los ingredientes a los platos, así tus compras se calculan solas
• Mira por plato y por evento cuál es tu margen

Con una forma fija de calcular haces presupuestos consistentes y realistas. Si tu sistema calcula todos los costes por sí mismo, como en Catermonkey, ya no se te olvida la furgoneta, la vajilla o las horas de fregar.

Las desviaciones del presupuesto forman parte de este trabajo. La diferencia entre un cliente que vuelve y uno que se va está en la comunicación alrededor de eso. Unos acuerdos claros de antemano y comunicar cada cambio te ahorran discusiones en la factura final. Si quieres saber cómo ayudamos en esto a los empresarios de hostelería, ponte en contacto con nosotros.

Para seguir leyendo: ➡️ Más tiempo, más solicitudes y mejor visión de conjunto en Eventlocatie de Bloemfabriek, en los Países Bajos

Preguntas frecuentes

¿Cómo explicas a los clientes que el precio final es más alto que el presupuesto?

Señala con exactitud qué cambios causaron los costes adicionales y remítete a lo que acordasteis de antemano sobre los costes variables. Envía un desglose donde el cliente vea las partidas extra. Acuerda después cómo lo avisarás antes la próxima vez.

¿Debo pedir permiso como proveedor para cada cambio de coste?

Por debajo del 5%, normalmente no, siempre que lo hayas dejado fijado de antemano. Entre el 5-10% es sensato informar al cliente. Con una desviación por encima del 10% siempre pides permiso previo, de lo contrario quedas en mala posición en caso de conflicto y además pierdes la confianza.

¿Qué cláusulas debo incluir en mi presupuesto para protegerme?

Incluye cláusulas sobre subidas de precio de los ingredientes, cambios en el número de invitados, servicios extra y circunstancias imprevistas. Indica también qué margen manejas y cuándo puedes modificar el presupuesto. Redáctalo corto y razonable, porque un texto ilegible no se sostiene en caso de conflicto.

¿Cómo calculo un margen realista para costes imprevistos?

Mira eventos parecidos del año pasado y suma lo que siempre se añadía. Un margen del 5-10% es habitual, pero súbelo en un evento complicado, con compras sensibles a la temporada o si el cliente todavía duda sobre las cantidades. Anota por qué aplicas un margen determinado.

¿Qué hago si un cliente se niega a pagar costes adicionales justificados?

Demuestra que los costes adicionales entran dentro de las condiciones que acordasteis de antemano y pon sobre la mesa toda la comunicación al respecto. Intenta primero llegar a un acuerdo juntos, por ejemplo asumiendo tú una parte. Si no funciona, busca ayuda legal con tus pruebas bien ordenadas.

¿Cómo evito que pequeños cambios se acumulen hasta convertirse en grandes desviaciones de coste?

Trabaja con un sistema que registre todos los cambios y calcule los costes al momento. Envía a tu cliente cada semana un resumen de lo que ha cambiado y qué efecto tiene en el total. Acuerda además un importe para el total de cambios por encima del cual quieres luz verde antes, así diez pequeños ajustes no se convierten en una desviación del veinte por ciento.

¿Qué herramientas de software ayudan a gestionar los cambios en un presupuesto?

El software de catering como Catermonkey actualiza tu cálculo de costes en cuanto cambia algo en los números o el menú. Para empresas más grandes hay paquetes más completos con control de presupuesto. Lo importante es esto: tienes que ver al instante lo que cuesta un cambio, y poder enviar ese resultado a tu cliente con un clic.

Catermonkey calcula al instante cada cambio en los números o el menú en tu presupuesto, para que puedas avisar al cliente ese mismo día de lo que cuesta, en lugar de en la factura final.

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