Prospectos que no responden: ¿qué haces con las consultas a las que ya nadie contesta?

Los prospectos que no responden forman parte del catering: envías un presupuesto o una propuesta, y después se hace el silencio. Consigues más respuestas haciendo el seguimiento en momentos fijos, alternando entre escribir y llamar según la consulta, y reconociendo cuándo es mejor parar. Se trata de elegir el momento, de tener algo que contar, y de insistir sin agobiar a nadie.

¿Por qué no responden los prospectos a tus mensajes?

Los prospectos a menudo no responden porque tu mensaje llega en el momento equivocado, no encaja con lo que les ocupa ahora, o se pierde entre otros treinta correos. Que la propuesta sea mala pocas veces es el motivo. El momento elegido importa mucho. El gestor de oficina que acaba de pasar por una mudanza no tiene la cabeza para la cena de Navidad del año que viene.

Los motivos suelen ser de lo más normal. Tu correo llega en un día ajetreado, el asunto no dice nada, o el contenido no encaja con sus necesidades actuales. A eso se suma el resto: el presupuesto todavía no está cerrado, tres personas tienen que opinar, o ya están hablando con otro caterer.

Y a veces el problema está en tu propio mensaje. Un correo que podría haberse enviado a cualquiera, que habla sobre todo de ti, o que no deja claro qué quieres de ellos en realidad. Nadie se pone a descifrar cuál es la intención, así que se queda sin leer.

¿Con qué frecuencia puedes hacer seguimiento a un prospecto sin resultar pesado?

Un seguimiento que funciona consta de un máximo de 5-7 contactos repartidos en 3-4 semanas. Tu primer seguimiento sale a los 3-4 días, después vuelves a escribir a la semana, a las 2 semanas y a las 3 semanas. Así le das a la otra persona espacio para responder sin estar presente todos los días.

El tiempo entre dos seguimientos importa más que el número. Hacer seguimiento demasiado rápido se siente como presionar, y esperar demasiado hace que el cliente se olvide de ti. Fíjate en la semana laboral y evita el lunes por la mañana y el viernes por la tarde. Con empresas, de martes a jueves entre las 10:00 y las 16:00 suele funcionar mejor.

Fíjate también en cuándo tienes que parar. Si alguien dice que no tiene interés, eso ya es una respuesta y lo dejas ahí. Si después de 5-7 seguimientos todavía no has oído nada, se acabó. Eso sí, envía un último mensaje diciendo que este es el final, salvo que se pongan en contacto. Sorprendentemente, eso a menudo sí genera una respuesta.

¿Qué canales funcionan mejor para hacer seguimiento a un prospecto?

El correo sigue siendo el canal más práctico para el seguimiento, porque no molesta y la otra persona puede responder cuando le venga bien. También es fácil encontrar después qué seguimiento enviaste y cuándo. Mantén el asunto claro y el mensaje corto.

Llamar funciona si hay prisa o si ya conoces a ese prospecto. Es más directo, pero también interrumpes. Por eso, usa el teléfono de forma puntual, por ejemplo después de 2-3 seguimientos por correo. Llama en un momento en que la otra persona probablemente no esté en una reunión, y sé breve.

LinkedIn puede funcionar bien con clientes de empresa, sobre todo si compartes algo útil en lugar de un mensaje de venta. Un mensaje personal por LinkedIn se siente menos como vender. WhatsApp o SMS los usas solo si ya habéis quedado en ello: demasiado personal para un primer contacto, perfecto para clientes a los que llevas años sirviendo.

¿Qué tienes que escribir en un mensaje de seguimiento que sí se lea?

Empieza con un asunto que despierte curiosidad sin pasarte. Por ejemplo: "Pregunta sobre vuestras necesidades de catering para el primer trimestre" o "Idea para vuestra próxima fiesta de empresa". Evita asuntos como "Seguimiento" o "¿Seguís interesados?", porque esos no dicen nada.

Que tu seguimiento sea corto. Una frase sobre vuestro contacto anterior, una cosa nueva (un consejo, una sugerencia de temporada, algo que te llamó la atención), y una pregunta sencilla al final. Por ejemplo: "Hola [nombre], he visto que acabáis de abrir una nueva sede. ¿Ya tenéis algo organizado para la inauguración? Puedo enviarte algunas ideas que funcionan bien para eso."

Escribe cada seguimiento para ese prospecto en concreto. Nombra su empresa, algo que esté pasando, o de qué hablasteis la vez anterior. Un prospecto nota en dos líneas si este mensaje se ha enviado a cien personas, y entonces lo pierdes.

¿Cómo reconoces cuándo un prospecto de verdad no está interesado?

A veces está claro: dicen que no tienen interés, piden que dejes de escribirles, o cuentan que ya tienen un caterer fijo. Respeta eso de inmediato y dales las gracias por decírtelo. Eso te ahorra tiempo y mantiene la puerta abierta para dentro de dos años.

Lo más frecuente es que sea más sutil. Silencio después de varios seguimientos, respuestas de tres palabras sin devolver la pregunta, o que te deriven a un compañero sin más explicación. También alguien que lo pospone todo el rato o se mantiene vago sobre la fecha está diciendo que no, educadamente.

Fíjate además en lo que hace la otra persona. Si abren tus correos pero nunca responden, o están activos en LinkedIn mientras tu mensaje se queda sin respuesta, el interés es bajo. Confía en tu instinto: si tienes la sensación de estar empujando, es hora de parar.

¿Qué estrategia de seguimiento funciona mejor para empresas de catering?

En el catering todo gira en torno a el calendario. Sobre las cenas de Navidad empiezas en septiembre, sobre las fiestas de verano en marzo, sobre las salidas de empresa en enero. Si ajustas tu seguimiento a esos momentos, llamas a un prospecto justo cuando ya está pensando en ello.

Engancha con lo que pasa en la empresa del cliente. Una mudanza, un aniversario, una nueva sede o una feria de su sector son buenas excusas. "Vi que cumplís 10 años, enhorabuena. ¿Ya tenéis planes para una fiesta?" se lee muy distinto de "vuelvo sobre mi correo anterior".

Envía de vez en cuando en tu seguimiento algo que les sea útil. Cuántos aperitivos cuentas por persona en un cóctel de dos horas, qué funciona bien en la temporada, o cómo organizan otras empresas su fiesta navideña. Así demuestras que sabes de lo tuyo en lugar de solo querer vender. Por ejemplo: "Aquí tienes una lista de comprobación para planificar el catering de una fiesta de empresa", con debajo una pregunta tranquila sobre sus necesidades para la próxima temporada.

Usa tus presupuestos como excusa para buscar contacto. Haz referencia a una fiesta parecida que hayas hecho, sin dar nombres de clientes. Así un prospecto puede imaginarse lo que tú organizarías para él.

Los prospectos que no responden forman parte del juego, pero con momentos de seguimiento fijos consigues más que enviando muchos mensajes. Fíjate en el momento y en qué tienes que contar, no en las cantidades. En Catermonkey ves por presupuesto cuándo lo enviaste, si se ha visto y cuándo toca el siguiente seguimiento, para que una consulta no se quede en silencio en tu bandeja de entrada. Si quieres saber cómo encaja esto con tu forma de trabajar, ponte en contacto con nosotros.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo llevar el control de a qué prospectos ya he contactado y cuándo?

Anota por cada prospecto cuándo tuviste contacto, por qué canal y qué salió de ahí. Puedes hacerlo en una lista de Excel, pero va mucho más rápido si lo apuntas junto al propio presupuesto. Pon enseguida un recordatorio para tu próximo seguimiento, así no te olvidas de nadie y tampoco llamas a nadie dos veces en la misma semana.

¿Qué hago si un prospecto responde de repente, meses después, a un seguimiento antiguo?

Eso pasa más a menudo de lo que piensas. Responde con normalidad, contento y profesional, haz una breve referencia a vuestro contacto anterior y pregunta cómo están las cosas ahora. Su momento puede ser justo el adecuado, por ejemplo porque ahora sí hay presupuesto. Trata a ese prospecto como una consulta nueva y pregunta por sus necesidades actuales en lugar de repetir tu propuesta antigua.

¿Cómo adapto mi seguimiento para distintos tipos de prospectos (empresas pequeñas frente a grandes organizaciones)?

Los prospectos pequeños deciden más rápido, así que con ellos puedes hacer seguimiento con más frecuencia. En las grandes organizaciones tienen que opinar más personas, así que ahí trabajas con intervalos más largos. Para esos prospectos grandes ayuda enviar algo relacionado con sus necesidades, como cómo resuelves el catering para 300 personas en dos turnos o cómo divides un presupuesto por departamento.

¿Qué errores tengo que evitar sin falta en mis mensajes de seguimiento?

Mensajes largos que primero hay que leer enteros, mensajes que solo hablan de tu negocio, y tácticas de presión como 'última oportunidad' o 'solo esta semana'. Enviar el mismo seguimiento a todo el mundo es el error más frecuente. Los prospectos lo notan al instante y cierran el correo antes que uno que está claramente escrito para ellos.

¿Cómo gestiono a los prospectos que dicen 'llámame más tarde' y luego no contestan?

Inténtalo una vez más en otro momento y después envía un correo diciendo que has llamado tal como habíais quedado. Propón dos momentos en los que puedas tú, o pregunta si prefieren que les escribas. A veces 'llámame más tarde' es una forma educada de decir que no. Después, deja la pelota en su tejado.

¿Tengo que dejar de hacer seguimiento si un prospecto abre mis correos pero nunca responde?

No, que lo abra es buena señal: hay suficiente interés como para echar un vistazo. Sigue con tu seguimiento normal, pero cambia de enfoque. Otro asunto, una pregunta en lugar de información, u otro momento del día. Después de 5-7 intentos, envía un último mensaje preguntando si sigue habiendo interés.

¿Cómo puedo automatizar mi seguimiento sin perder el contacto personal?

Deja que los recordatorios lleguen de forma automática, no los mensajes. Trabaja con un par de aperturas fijas que adaptas por cliente con su nombre y algo que les esté pasando. Así un seguimiento te cuesta dos minutos en lugar de diez, y aun así se lee como si lo acabaras de escribir.

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