Di quale software per la ristorazione hai davvero bisogno?

Software per la ristorazione è un termine generico per sistemi molto diversi tra loro. Una cassa, un'app per i turni, un software di contabilità e un software di catering vengono tutti venduti sotto lo stesso nome, mentre risolvono un problema completamente diverso.

Chi cerca su Google "software per la ristorazione" per portare la propria amministrazione cartacea sul computer, finisce presto sul tipo di sistema sbagliato. In questo articolo mettiamo in fila le categorie principali, così sai quale software per la ristorazione si adatta a quello che vuoi davvero risolvere.

Quattro categorie principali, quattro problemi diversi

Quello che la maggior parte degli imprenditori della ristorazione chiama "software per la ristorazione" si divide in quattro tipi di sistemi. Vengono spesso nominati tutti insieme, ma ognuno risolve qualcosa di diverso:

• Sistemi cassa (POS): incassare al tavolo o alla cassa, inviare le comande in cucina, gestire i pagamenti.
• Pianificazione del personale: creare i turni, pianificare il personale a chiamata, registrare le ore.
• Contabilità e fatturazione: inviare fatture, gestire l'IVA, tenere l'amministrazione.
• Software per catering ed eventi: creare preventivi, comporre menu, pianificare personale e acquisti intorno a un evento o a una programmazione variabile.

Un'attività della ristorazione usa spesso più di queste categorie insieme. Le cose vanno male solo se ti aspetti che un unico sistema risolva tutti e quattro i problemi, o se cerchi "software per la ristorazione" senza sapere di quale dei quattro hai bisogno.

Sistemi cassa: per il banco o per il tavolo

Un sistema cassa è pensato per attività con vendita continua al dettaglio: un bar, una tavola calda, un ristorante con un menu fisso. Si tratta di incassare in fretta e far arrivare subito le comande alla postazione di cucina giusta.

Per un'azienda di catering o una location per eventi che lavora con preventivi e menu concordati in anticipo, un sistema cassa risolve il problema sbagliato. Non c'è vendita continua al dettaglio da incassare, e gli importi sono già fissati prima che arrivi il primo ospite.

Pianificazione del personale: turni che corrispondono all'affluenza

La pianificazione del personale riguarda in modo specifico chi lavora quando. Creare i turni in base all'affluenza prevista, contattare il personale a chiamata in caso di assenze, registrare le ore per le buste paga.

Per un'attività della ristorazione con un'occupazione settimanale variabile, questo è di solito un sistema accanto a un altro tipo di software, non al suo posto. La domanda è soprattutto se le ore che pianifichi qui ricompaiono anche altrove, o se qualcuno deve inserirle una seconda volta.

Contabilità e fatturazione

Il software di contabilità gestisce la parte finanziaria: fatture, dichiarazioni IVA, il bilancio annuale. Questo tipo di sistemi non è pensato apposta per la ristorazione, ma viene usato praticamente da ogni azienda.

Per le aziende di catering e le location per eventi la domanda raramente è se serve un software di contabilità. La domanda è se la loro fatturazione si collega bene al preventivo e alla pianificazione, o se devono reinserire gli importi due volte.

Software per catering ed eventi: dove si colloca Catermonkey

La quarta categoria è pensata per le aziende che lavorano con preventivi, menu variabili ed eventi invece che con vendita continua al dettaglio. Aziende di catering, location per eventi, hotel con un reparto food & beverage, foodtruck che lavorano su prenotazione.

Qui non si tratta di una cassa al banco, ma di tutto il percorso dalla richiesta alla fattura: fare un preventivo, fissare il menu e le quantità, pianificare di conseguenza acquisti e personale, e fatturare alla fine. Catermonkey è costruito proprio per questo, con accenti specifici per aziende di catering, location per eventi e hotel.

Quale tipo si adatta alla tua attività?

Se hai soprattutto vendita continua al dettaglio al tavolo o al banco, cerchi prima di tutto un sistema cassa. Se lavori soprattutto con preventivi, menu concordati in anticipo ed eventi variabili, come un'azienda di catering, una location per eventi o un hotel con una funzione banchetti, cerchi un software di catering.

La pianificazione del personale e la contabilità sono in entrambi i casi un'aggiunta e non una sostituzione. La domanda è soprattutto se si collegano bene al tuo sistema principale, così non continui a reinserire i dati tra sistemi separati.

Domande frequenti

Un'azienda di catering ha bisogno di un sistema cassa?

Di solito no, come sistema principale. Un'azienda di catering lavora con preventivi e importi concordati in anticipo, non con vendita continua al dettaglio al banco. Se hai anche una sede fissa o un foodtruck con vendita al dettaglio, lì un sistema cassa ha senso a parte.

Posso coprire tutte e quattro le categorie con un solo sistema?

Alcuni fornitori ci provano, ma in pratica ogni tipo di software è più forte nella propria categoria. Più importante che stipare tutto in un unico sistema è che i sistemi che usi si colleghino bene tra loro e che tu non debba inserire nulla due volte.

Il software di catering è adatto anche per un hotel?

Per la parte food & beverage di un hotel, come colazione, sale banchetti e offerte per gruppi, sì. Per l'affitto delle camere in sé serve un sistema alberghiero a parte (PMS), che gestisce qualcosa di completamente diverso dal software di catering.

Perché un comparatore di sistemi cassa si posiziona spesso più in alto per "software per la ristorazione"?

Perché i sistemi cassa sono la categoria più grande e più cercata all'interno del software per la ristorazione: quasi ogni attività della ristorazione con vendita al dettaglio ne ha bisogno di uno. Questo non lo rende ancora la categoria giusta per un'azienda di catering o una location per eventi, lo rende solo il termine più cercato.

Di quali strumenti per la ristorazione ho bisogno se sto appena iniziando?

Parti dal problema che ti costa di più in questo momento. Se vendi al banco, è la cassa. Se invii preventivi, è il software di catering. Il resto viene dopo, perché un sistema di cui non hai ancora bisogno tanto non lo usi.

Quanto costa circa il software per la ristorazione?

Praticamente tutto in questo mercato si paga al mese e per utente o per sede. Guarda anche i costi una tantum per l'avvio e per l'apparecchiatura, perché nei sistemi cassa spesso è lì che sta la parte più grande del conto.

Catermonkey è la categoria software di catering: dalla richiesta alla fattura in un unico posto, così non tieni il preventivo, gli acquisti e il personale per lo stesso evento in tre sistemi separati.

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