Annuleringsvoorwaarden die je beschermen als cateraar

Een geboekt event dat twee weken van tevoren wordt afgezegd, kost je meer dan alleen de omzet. De inkoop is vaak al gedaan en het personeel staat al ingepland. Goede annuleringsvoorwaarden zorgen ervoor dat je die kosten niet volledig zelf hoeft te dragen.

Hieronder lees je hoe je een staffel opbouwt, wat je precies doorrekent en waar je het vastlegt.

Waarom je annuleringsvoorwaarden nodig hebt

Zodra een boeking definitief is, ga je geld uitgeven. Je reserveert personeel, je bestelt ingrediënten en je zegt waarschijnlijk andere aanvragen voor diezelfde datum af.

Een late annulering kost je dus twee keer: de omzet die je misloopt, plus de kosten die je al gemaakt hebt en niet meer kunt terugdraaien. Die tweede helft vergeten cateraars vaak, tot de leverancier de kratten toch komt brengen.

Zonder duidelijke annuleringsvoorwaarden sta je bij een afzegging met lege handen, terwijl je zelf niets fout hebt gedaan. En je kunt de datum meestal niet meer opnieuw verkopen.

Een staffel opbouwen naar datum

De meeste cateraars werken met een staffel: hoe dichter de annulering bij de eventdatum ligt, hoe hoger het percentage dat je in rekening brengt. Een veelgebruikte opbouw ziet er zo uit.

• Meer dan twee maanden van tevoren: geen kosten.
• Binnen vier weken: vijftig procent van de offertesom.
• Binnen een week: het volledige bedrag.

Stem de exacte percentages en termijnen af op het moment waarop jij zelf onomkeerbare kosten maakt. Bestel je vers vlees drie dagen vooraf en huur je personeel twee weken vooruit in, dan hoort je staffel daar omheen te liggen en niet om een termijn die je bij een collega hebt afgekeken.

Houd het aantal treden beperkt. Drie of vier niveaus kun je in één zin uitleggen aan een klant aan de telefoon, acht niveaus niet.

Wat reken je door bij afzeggen

Reken bij voorkeur niet blind een vast percentage, maar kijk naar wat je daadwerkelijk al hebt uitgegeven of vastgelegd: bestelde ingrediënten die je niet meer kunt terugsturen, personeel dat je al had bevestigd, gehuurd materiaal met een boeking die niet meer te annuleren is.

Dat is ook makkelijker uit te leggen. Een klant die een opsomming ziet van wat er al besteld was, gaat zelden in discussie over de rekening. Een kaal percentage zonder onderbouwing roept vaker weerstand op.

Een aanbetaling helpt hierbij, omdat die alvast een deel van de kosten dekt voordat de annuleringsvoorwaarden in werking treden. Bijkomend voordeel: wie heeft betaald, zegt minder snel af.

Annuleringsvoorwaarden vastleggen in je offerte

Zet de staffel gewoon in de offerte of in je algemene voorwaarden, niet verstopt in de kleine lettertjes onderaan een los document dat niemand opent.

Benoem concreet de termijnen, de percentages en of er uitzonderingen gelden, bijvoorbeeld bij overmacht. Schrijf er ook bij vanaf welk moment een annulering telt: het moment waarop de klant belt, of het moment waarop je het schriftelijk hebt.

Een klant die dit vooraf zwart op wit ziet, ervaart een annulering achteraf als eerlijker dan wanneer je het pas ter sprake brengt op het moment dat het misgaat. Het scheelt je een vervelend gesprek in een week waarin je toch al een gat in je planning moet opvangen.

Veelgestelde vragen

Mag ik bij elke annulering kosten in rekening brengen?

Alleen als je dit vooraf duidelijk hebt vastgelegd in je offerte of algemene voorwaarden. Zonder afspraak vooraf heb je juridisch weinig grond om kosten door te berekenen.

Hoeveel staffels gebruik ik het best?

Drie tot vier niveaus werken meestal goed: geen kosten ver van tevoren, een oplopend percentage naarmate de datum dichterbij komt, en het volledige bedrag in de laatste periode voor het event.

Wat als een klant annuleert door overmacht?

Veel cateraars nemen een aparte overmachtsclausule op, bijvoorbeeld voor extreme weersomstandigheden of overheidsmaatregelen. Leg vooraf vast wat daaronder valt, zodat je niet ter plekke hoeft te bedenken wat redelijk is.

Moet een annulering schriftelijk bevestigd worden?

Vraag er in elk geval om, en bevestig zelf ook per mail wat je hebt afgesproken. Bij een telefonische afzegging staat anders jouw woord tegenover dat van de klant als het later over de rekening gaat.

Helpt een aanbetaling naast annuleringsvoorwaarden?

Ja. Een aanbetaling dekt al een deel van je kosten voordat de annuleringsstaffel in werking treedt, en maakt de boeking voor de klant meteen definitiever.

Catermonkey zet je annuleringsvoorwaarden en je aanbetaling standaard onder elke offerte, zodat je er niet per klant aan hoeft te denken. Bij een afzegging zie je meteen welke staffel geldt en wat er al besteld was.

Probeer gratis