Betalingstermijnen: zo voorkom je te late betalers

Een evenement dat gedraaid is, is nog geen factuur die binnen is. Zonder duidelijke betalingstermijnen en een vast ritme van opvolgen schuift de betaling van sommige klanten stilletjes weken op. Dat merk je meestal pas als je eigen rekeningen al op de mat liggen.

In dit artikel lees je hoe je een betalingstermijn vastlegt, wanneer je een herinnering stuurt en wat je doet als een klant echt niet betaalt.

Een duidelijke betalingstermijn vastleggen

Zet op elke factuur een echte vervaldatum, met de dag en de maand erbij. Dus niet alleen een termijn als "binnen dertig dagen", want een klant die zelf moet rekenen, rekent in zijn eigen voordeel.

Kies een betalingstermijn die past bij het moment waarop het geld bij jou binnen moet zijn, en wijk daar niet per klant van af. Hoe vaster je bent, hoe minder er achteraf te discussiëren valt over wanneer de betaling had moeten komen.

Noem die termijn ook al in je offerte en in je algemene voorwaarden. Dan staat hij niet voor het eerst op de factuur, en weet de klant waar hij aan begint voordat het evenement geboekt is.

Herinneringen en aanmaningen

Wacht niet tot een factuur ver over de vervaldatum is voordat je iets van je laat horen. Stuur rond de vervaldatum zelf een vriendelijke herinnering, en als er twee weken later nog niets binnen is een duidelijkere aanmaning.

Leg dat ritme één keer vast, dan hoef je niet elke keer opnieuw te bedenken wanneer je iemand aanspreekt. Dat haalt ook het ongemakkelijke eruit: je volgt gewoon je eigen afspraak, je zit niemand achter de broek.

Zie ook aanbetalingen vragen als cateraar. Daarin staat hoe je al voor het evenement een deel van het geld binnenhaalt, zodat een late betaling je minder hard raakt.

Wat als een klant echt niet betaalt

Leveren de herinnering en de aanmaning niets op, dan is een officiële ingebrekestelling de volgende stap. Daarna mag je wettelijk incassokosten in rekening brengen, op voorwaarde dat je dat ook in je algemene voorwaarden hebt staan.

Weeg bij kleinere bedragen af wat een incassobureau of een juridische stap je onder aan de streep oplevert. Bij een paar honderd euro ben je vaak meer kwijt aan de procedure dan aan de factuur waar het om gaat.

Blijft dezelfde klant het doen, verander dan de afspraak in plaats van de aanmaning. Werk bij zo'n opdrachtgever voortaan met een aanbetaling of vraag het hele bedrag vooruit. Dat is minder vervelend dan elke keer opnieuw achter de betaling aan moeten.

Cashflow beschermen

Een paar te late betalers zetten je cashflow flink onder druk, zeker in een maand met veel eigen inkoop en een volle loonlijst. Het geld is dan wel verdiend, maar het staat nog op de rekening van iemand anders.

Houd daarom bij welke facturen openstaan en hoe lang al. Loop dat lijstje één vast moment per week door, dan ontdek je een probleem niet pas op de dag dat je eigen leverancier belt.

Consequent factureren en opvolgen werkt op termijn beter dan hopen dat de klant er zelf aan denkt. De meeste mensen betalen gewoon, alleen zelden uit zichzelf als eerste.

Veelgestelde vragen

Wat is een gebruikelijke betalingstermijn in de catering?

Veel cateraars houden veertien tot dertig dagen na factuurdatum aan. Belangrijker dan het precieze aantal dagen is dat je die termijn bij elke klant hetzelfde toepast en er vooraf duidelijk over bent.

Mag ik incassokosten in rekening brengen?

Ja, na een officiële ingebrekestelling mag je wettelijk incassokosten doorberekenen. Zorg dat het ook in je algemene voorwaarden staat, anders krijg je er discussie over.

Hoe snel moet ik een herinnering sturen?

Stuur een vriendelijke herinnering rond de vervaldatum zelf, en een duidelijkere aanmaning na ongeveer twee weken als er nog niets binnen is. Wacht niet tot de factuur al een maand over tijd is, want dan is hij bij de klant allang onderop de stapel beland.

Kan ik vooruitbetaling eisen bij klanten die vaker te laat betalen?

Ja, dat is heel gangbaar. Bij een klant die het vaker doet, werkt een aanbetaling of volledige vooruitbetaling beter dan telkens opnieuw achter de betaling aan gaan. Zet het in de offerte, dan is het geen verrassing.

Wat zet ik precies op de factuur zodat er geen discussie ontstaat?

De datum van het evenement, het aantal gasten waarmee is gerekend, de afgesproken bedragen en een vervaldatum in cijfers. Verwijs daarnaast naar de offerte die de klant heeft getekend, zodat je bij een vraag over een bedrag niet in je mailbox hoeft te zoeken.

Hoe hou ik bij welke facturen nog openstaan?

Op één lijst die je wekelijks doorloopt, met per factuur de vervaldatum en de datum van de laatste herinnering. Zodra dat overzicht in je mailbox zit in plaats van op één plek, mis je altijd iemand.

Catermonkey zet de betalingstermijn uit je offerte automatisch op de factuur en laat zien welke facturen over de vervaldatum zijn, zodat je in één blik ziet bij wie je nog geld hebt openstaan.

Probeer gratis