Betalingstermijnen: zo voorkom je te late betalers
Een geleverd event is nog geen betaalde factuur. Zonder duidelijke betalingstermijnen en een vast opvolgritme loopt de betaling van sommige klanten stilzwijgend weken uit, en dat merk je pas als je cashflow er al onder lijdt. In dit artikel laten we zien hoe je termijnen vastlegt, wanneer je herinnert en wat je doet als een klant echt niet betaalt.
Een duidelijke betalingstermijn vastleggen
Vermeld op elke factuur een concrete vervaldatum, niet alleen een termijn als "binnen dertig dagen" die de klant zelf moet uitrekenen. Kies een termijn die past bij je eigen cashflow, en wijk daar niet zomaar per klant vanaf: hoe consistenter je bent, hoe minder ruimte er is voor discussie achteraf. Leg de termijn ook al vast in je offerte of algemene voorwaarden, zodat het bij de factuur geen verrassing is.
Herinneringen en aanmaningen
Wacht niet tot een factuur ver over de datum is voordat je actie onderneemt. Stuur een vriendelijke herinnering rond de vervaldatum, gevolgd door een duidelijkere aanmaning na een vaste periode als er nog niet betaald is, bijvoorbeeld na twee weken. Bouw dit ritme standaard in, zodat je niet elke keer opnieuw moet beslissen wanneer je iemand aanspreekt. Zie ook aanbetalingen vragen als cateraar voor hoe je al voor het event een deel van het risico afdekt.
Wat als een klant echt niet betaalt
Als herinneringen en aanmaningen niets opleveren, is een officiële ingebrekestelling de volgende stap, waarna je wettelijk ook incassokosten in rekening mag brengen. Weeg voor kleinere bedragen af of een incassobureau of juridische stap in verhouding staat tot wat je terugkrijgt. Bij terugkerende klanten met betaalproblemen is het vaak verstandiger om voortaan met een aanbetaling of zelfs volledige vooruitbetaling te werken, in plaats van elke keer opnieuw achter de betaling aan te moeten.
Cashflow beschermen
Een paar te late betalers kunnen je cashflow flink onder druk zetten, zeker in een periode met veel eigen inkoop en personeelskosten. Houd overzicht over welke facturen openstaan en hoe lang, zodat je niet pas merkt dat er een probleem is als je eigen rekeningen ook moeten worden betaald. Consequent factureren en opvolgen is uiteindelijk effectiever dan achteraf hopen dat een klant er zelf aan denkt.
Veelgestelde vragen
Wat is een gebruikelijke betalingstermijn in de catering?
Veel cateraars hanteren veertien tot dertig dagen na factuurdatum. Belangrijker dan de precieze termijn is dat je hem consistent hanteert en vooraf duidelijk communiceert.
Mag ik incassokosten in rekening brengen?
Ja, na een officiële ingebrekestelling mag je wettelijk incassokosten doorberekenen. Zorg dat dit ook benoemd staat in je algemene voorwaarden.
Hoe snel moet ik een herinnering sturen?
Stuur een vriendelijke herinnering rond de vervaldatum zelf, en een duidelijkere aanmaning na ongeveer twee weken als er nog niet betaald is. Wacht niet tot de factuur al ver over tijd is.
Kan ik vooruitbetaling eisen bij klanten die vaker te laat betalen?
Ja, dat is een gangbare oplossing. Bij terugkerende betaalproblemen is werken met een aanbetaling of volledige vooruitbetaling vaak effectiever dan telkens opnieuw achter de betaling aan gaan.
Wil je facturen en betalingstermijnen automatisch bijhouden, zonder losse spreadsheets? Probeer Catermonkey en houd overzicht over wat er nog openstaat.
Start gratis