Welke horeca software heb je eigenlijk nodig?
Horeca software is een verzamelnaam voor heel verschillende soorten systemen: een kassa, een roosterapp, boekhoudsoftware en cateringsoftware worden allemaal onder dezelfde noemer verkocht, terwijl ze compleet andere problemen oplossen. Wie 'horeca software' googelt om zijn zaak te digitaliseren, komt daardoor al snel bij het verkeerde type systeem uit. In dit artikel zetten we de belangrijkste categorieën op een rij, zodat je weet welk type software past bij wat jij eigenlijk wil oplossen.
Vier hoofdcategorieën, vier verschillende problemen
Wat de meeste horecaondernemers "horeca software" noemen, valt eigenlijk uiteen in vier verschillende soorten systemen. Ze worden vaak in één adem genoemd, maar lossen ieder een ander probleem op:
- Kassasystemen (POS): afrekenen aan tafel of aan de balie, bonnen naar de keuken sturen, betalingen verwerken.
- Personeelsplanning: roosters maken, oproepkrachten inplannen, uren registreren.
- Boekhouding en facturatie: facturen versturen, btw verwerken, de administratie bijhouden.
- Catering- en eventsoftware: offertes maken, menu's samenstellen, personeel en inkoop plannen rond een specifiek event of een wisselende planning.
Een horecazaak gebruikt vaak meerdere van deze categorieën naast elkaar. Het probleem ontstaat pas als je verwacht dat één systeem alle vier oplost, of als je op zoek gaat naar "horeca software" zonder dat je weet welke van de vier je eigenlijk nodig hebt.
Kassasystemen: voor de balie of aan tafel
Een kassasysteem is bedoeld voor zaken met doorlopende, losse verkoop: een café, een lunchroom, een restaurant met vaste kaart. Het draait om snel afrekenen en bonnen die meteen bij de juiste keukenstation terechtkomen. Voor een cateringbedrijf of eventlocatie die met offertes en vooraf afgesproken menu's werkt, lost een kassasysteem het verkeerde probleem op: er is geen doorlopende losse verkoop om af te rekenen.
Personeelsplanning: roosters die kloppen met de drukte
Personeelsplanningssoftware focust specifiek op wie wanneer werkt: roosters maken op basis van verwachte drukte, oproepkrachten benaderen bij uitval, uren registreren voor de loonadministratie. Voor een horecazaak met een wisselende, wekelijkse bezetting is dit vaak een systeem naast, niet in plaats van, een ander type software.
Boekhouding en facturatie
Boekhoudsoftware verwerkt de financiële kant: facturen, btw-aangiftes, de jaarrekening. Dit soort systemen is niet toegespitst op de horeca specifiek, maar wordt door vrijwel elk bedrijf gebruikt. Voor cateraars en eventlocaties is de vraag vaak niet óf ze boekhoudsoftware nodig hebben, maar of hun facturatie soepel aansluit op hun offerte- en planningsproces, of dat ze bedragen dubbel moeten overtypen.
Catering- en eventsoftware: waar Catermonkey in past
De vierde categorie is toegespitst op bedrijven die met offertes, wisselende menu's en events werken in plaats van doorlopende losse verkoop: cateringbedrijven, eventlocaties, hotels met een food-en-beverage-afdeling, foodtrucks die op bestelling werken. Hier draait het niet om een kassa aan de balie, maar om het hele traject van aanvraag tot factuur: een offerte maken, het menu en de aantallen vastleggen, inkoop en personeel daarop plannen, en na afloop factureren. Catermonkey is hierop gebouwd, met aparte accenten voor cateringbedrijven, eventlocaties en hotels.
Welk type past bij jouw zaak?
Als je vooral doorlopende, losse verkoop hebt aan tafel of aan de balie, zoek je in de eerste plaats een kassasysteem. Als je vooral met offertes, vooraf afgesproken menu's en wisselende events werkt, zoals een cateringbedrijf, eventlocatie of hotel met banketfunctie, dan zoek je cateringsoftware. Personeelsplanning en boekhouding zijn in beide gevallen vaak een aanvulling, geen vervanging: de vraag is dan vooral of ze goed aansluiten op je hoofdsysteem, in plaats van dat je gegevens tussen losse tools blijft overtypen.
Veelgestelde vragen
Heeft een cateringbedrijf een kassasysteem nodig?
Meestal niet als hoofdsysteem. Een cateringbedrijf werkt met offertes en vooraf afgesproken bedragen, niet met doorlopende losse verkoop aan een balie. Alleen als je daarnaast ook een vaste locatie of foodtruck met losse verkoop hebt, heeft een kassasysteem daar apart zin.
Kan ik met één systeem alle vier de categorieën dekken?
Sommige aanbieders proberen dit, maar in de praktijk is elk type software het sterkst in zijn eigen categorie. Belangrijker dan alles in één systeem proppen is dat de systemen die je wel gebruikt goed op elkaar aansluiten, zodat je geen gegevens dubbel hoeft in te voeren.
Is cateringsoftware ook geschikt voor een hotel?
Voor het food-en-beverage-gedeelte van een hotel, zoals ontbijt, banketzalen en groepsarrangementen, wel. Voor de kamerverhuur zelf heb je een apart hotelsysteem (PMS) nodig, dat een ander proces regelt dan cateringsoftware.
Waarom rankt een kassasysteem-vergelijker vaak hoger op "horeca software"?
Omdat kassasystemen de grootste, meest gezochte categorie binnen horeca software zijn: vrijwel elke horecazaak met losse verkoop heeft er één nodig. Dat betekent niet dat het de juiste categorie is voor een cateringbedrijf of eventlocatie, alleen dat het de meest gezochte term is.
Werk je met offertes, wisselende menu's en events in plaats van doorlopende losse verkoop? Dan is Catermonkey de cateringsoftware die daarbij past.