Welke horeca software heb je eigenlijk nodig?

Horeca software is een verzamelnaam voor heel verschillende systemen. Een kassa, een roosterapp, boekhoudsoftware en cateringsoftware worden allemaal onder diezelfde noemer verkocht, terwijl ze een compleet ander probleem oplossen.

Wie "horeca software" googelt om zijn papieren administratie op de computer te krijgen, komt daardoor al snel bij het verkeerde type systeem uit. In dit artikel zetten we de belangrijkste categorieën op een rij, zodat je weet welke horeca software past bij wat jij eigenlijk wilt oplossen.

Vier hoofdcategorieën, vier verschillende problemen

Wat de meeste horecaondernemers "horeca software" noemen, valt uiteen in vier soorten systemen. Ze worden vaak in één adem genoemd, maar lossen ieder iets anders op:

• Kassasystemen (POS): afrekenen aan tafel of aan de balie, bonnen naar de keuken sturen, betalingen verwerken.
• Personeelsplanning: roosters maken, oproepkrachten inplannen, uren registreren.
• Boekhouding en facturatie: facturen versturen, btw verwerken, de administratie bijhouden.
• Catering- en eventsoftware: offertes maken, menu's samenstellen, personeel en inkoop plannen rond een evenement of een wisselende planning.

Een horecazaak gebruikt vaak meerdere van deze categorieën naast elkaar. Het gaat pas mis als je verwacht dat één systeem alle vier de problemen oplost, of als je op "horeca software" gaat zoeken zonder te weten welke van de vier je nodig hebt.

Kassasystemen: voor de balie of aan tafel

Een kassasysteem is bedoeld voor zaken met doorlopende, losse verkoop: een café, een lunchroom, een restaurant met een vaste kaart. Het draait om snel afrekenen en om bonnen die meteen bij het juiste keukenstation belanden.

Voor een cateringbedrijf of eventlocatie die met offertes en vooraf afgesproken menu's werkt, lost een kassasysteem het verkeerde probleem op. Er is dan geen doorlopende losse verkoop om af te rekenen, en de bedragen liggen al vast voordat de eerste gast binnen is.

Personeelsplanning: roosters die kloppen met de drukte

Personeelsplanning gaat specifiek over wie wanneer werkt. Roosters maken op basis van verwachte drukte, oproepkrachten benaderen bij uitval, uren registreren voor de loonadministratie.

Voor een horecazaak met een wisselende, wekelijkse bezetting is dit meestal een systeem náást een ander type software, niet in plaats daarvan. De vraag is vooral of de uren die je hier inplant ook ergens anders terugkomen, of dat iemand ze nog een tweede keer moet intikken.

Boekhouding en facturatie

Boekhoudsoftware verwerkt de financiële kant: facturen, btw-aangiftes, de jaarrekening. Dit soort systemen is niet op de horeca toegesneden, maar wordt door vrijwel elk bedrijf gebruikt.

Voor cateraars en eventlocaties is de vraag zelden óf ze boekhoudsoftware nodig hebben. De vraag is of hun facturatie soepel aansluit op de offerte en de planning, of dat ze bedragen twee keer moeten overtypen.

Catering- en eventsoftware: waar Catermonkey in past

De vierde categorie is gemaakt voor bedrijven die met offertes, wisselende menu's en evenementen werken in plaats van met doorlopende losse verkoop. Cateringbedrijven, eventlocaties, hotels met een food-en-beverage-afdeling, foodtrucks die op bestelling rijden.

Hier draait het niet om een kassa aan de balie, maar om het hele traject van aanvraag tot factuur: een offerte maken, het menu en de aantallen vastleggen, inkoop en personeel daarop plannen, en na afloop factureren. Catermonkey is daarop gebouwd, met aparte accenten voor cateringbedrijven, eventlocaties en hotels.

Welk type past bij jouw zaak?

Heb je vooral doorlopende, losse verkoop aan tafel of aan de balie, dan zoek je in de eerste plaats een kassasysteem. Werk je vooral met offertes, vooraf afgesproken menu's en wisselende evenementen, zoals een cateringbedrijf, eventlocatie of hotel met een banketfunctie, dan zoek je cateringsoftware.

Personeelsplanning en boekhouding zijn in beide gevallen een aanvulling en geen vervanging. De vraag is dan vooral of ze goed aansluiten op je hoofdsysteem, zodat je gegevens niet tussen losse systemen blijft overtypen.

Veelgestelde vragen

Heeft een cateringbedrijf een kassasysteem nodig?

Meestal niet als hoofdsysteem. Een cateringbedrijf werkt met offertes en vooraf afgesproken bedragen, niet met doorlopende losse verkoop aan een balie. Heb je daarnaast een vaste locatie of een foodtruck met losse verkoop, dan heeft een kassasysteem dáár apart zin.

Kan ik met één systeem alle vier de categorieën dekken?

Sommige aanbieders proberen het, maar in de praktijk is elk type software het sterkst in zijn eigen categorie. Belangrijker dan alles in één systeem proppen, is dat de systemen die je gebruikt goed op elkaar aansluiten en je niets dubbel hoeft in te voeren.

Is cateringsoftware ook geschikt voor een hotel?

Voor het food-en-beverage-deel van een hotel, zoals ontbijt, banketzalen en groepsarrangementen, wel. Voor de kamerverhuur zelf heb je een apart hotelsysteem (PMS) nodig, dat iets heel anders regelt dan cateringsoftware.

Waarom rankt een kassasysteem-vergelijker vaak hoger op "horeca software"?

Omdat kassasystemen de grootste en meest gezochte categorie binnen horeca software zijn: vrijwel elke horecazaak met losse verkoop heeft er één nodig. Dat maakt het nog niet de juiste categorie voor een cateringbedrijf of eventlocatie, het maakt het alleen de meest gezochte term.

Welke horeca tools heb ik nodig als ik net begin?

Begin bij het probleem dat je nu het vaakst kost. Verkoop je aan de balie, dan is dat de kassa. Stuur je offertes, dan is dat cateringsoftware. De rest komt later, want een systeem dat je nog niet nodig hebt, gebruik je toch niet.

Wat kost horeca software ongeveer?

Vrijwel alles in deze markt gaat per maand en per gebruiker of per locatie. Kijk daarbij ook naar de eenmalige kosten voor het opzetten en voor apparatuur, want bij kassasystemen zit daar vaak het grootste deel van de rekening.

Catermonkey is de categorie cateringsoftware: van aanvraag tot factuur op één plek, zodat je de offerte, de inkoop en het personeel voor hetzelfde evenement niet in drie losse systemen bijhoudt.

Probeer gratis