Catering voor een bedrijfsfeest: wat is er anders dan bij een particulier feest?
Bij een bedrijfsfeest onderhandel je niet met het bruidspaar zelf, maar vaak met een HR- of officemanager die een vastgesteld budget per persoon meekrijgt. Ook lopen de aantallen anders: waar bij een privéfeest bijna iedereen komt, blijft bij een bedrijfsfeest een deel van de aanmeldingen thuis, en dat kost je geld als je er geen rekening mee houdt. In dit artikel lees je hoe je omgaat met no-shows, hoe je een vast budget per gast vertaalt naar een offerte, en welke afspraken je vastlegt die bij een particulier feest niet spelen.
Waarom een bedrijfsfeest een andere aanpak vraagt
Bij een bruiloft of verjaardag praat je met de mensen die zelf op het feest staan. Bij een bedrijfsfeest praat je met een HR- of officemanager die het feest namens honderd collega's regelt, met een budget dat vaak al vaststaat voordat jij de offerte opstelt. Daar komt bij dat het feest vrijwel altijd om een programma heen gebouwd is: speeches, een prijsuitreiking, een presentatie. Dat programma bepaalt wanneer je serveert, niet andersom.
No-shows: reken niet met de aanmeldlijst
Bij een bedrijfsfeest meldt zich vaak een groter deel af of komt gewoon niet opdagen dan bij een particulier feest: agenda's botsen, mensen zijn ziek, of een deadline houdt iemand op kantoor. Reken daarom niet met het aantal aanmeldingen, maar met 85 tot 90 procent daarvan, tenzij het bedrijf een harde garantie op het aantal afgeeft.
Wees hierin conservatiever bij inkoop die je niet meer kunt terugdraaien, zoals vlees en vis, en ruimer bij houdbare of droge onderdelen. Zo voorkom je dat je weggooit wat je voor een bedrijf hebt ingekocht dat zelf de aanmeldlijst niet had bijgewerkt.
Een vast budget per persoon vertalen naar een offerte
Waar een bruidspaar vraagt "wat kost dit", geeft een bedrijf je vaak een bedrag per persoon mee, bijvoorbeeld 45 euro inclusief drank, en moet jij daarbinnen passen. Splits dat budget in je offerte uit naar eten, drank, personeel en materiaal, met je marge als aparte regel, in plaats van een prijs te berekenen die boven het budget uitkomt en dan achteraf te moeten schrappen.
Werk je vaker voor bedrijven, stel dan twee of drie pakketten samen die binnen veelgevraagde budgetten passen. Dan kan de opdrachtgever kiezen zonder dat jij elke aanvraag helemaal opnieuw doorrekent.
Afspraken die bij een particulier feest niet spelen
Een bedrijf wil de factuur meestal op naam van de organisatie, vaak met een PO-nummer of kostenplaats erbij voor de eigen boekhouding. Vraag dit bij de intake, niet pas bij het versturen van de factuur. Leg daarnaast vast wie verantwoordelijk is voor het alcoholbeleid: bedrijven willen steeds vaker contractueel afspreken hoe je omgaat met gasten die te veel drinken. En omdat bedrijven het gastenaantal vaker last-minute bijstellen dan particulieren, spreek je een duidelijke deadline af waarna wijzigingen niet meer kosteloos zijn.
Wil je deze afspraken niet elke keer opnieuw uitzoeken? Probeer Catermonkey gratis en zet je zakelijke offertesjabloon met deze onderdelen eenmalig klaar.
Veelgestelde vragen
Hoeveel no-shows reken je bij een bedrijfsfeest?
Reken met 85 tot 90 procent van de aanmeldlijst, tenzij het bedrijf een harde garantie op het aantal afgeeft.
Hoe ga je om met een vast budget per persoon van een bedrijf?
Splits het budget uit naar eten, drank, personeel en materiaal, met je marge als aparte regel. Werk je dit vaker uit, stel dan vaste pakketten samen binnen veelgevraagde budgetten.
Wat moet er op de factuur staan voor een bedrijfsfeest?
De naam van de organisatie, en vaak een PO-nummer of kostenplaats. Vraag dit bij de intake, niet pas bij het versturen van de factuur.
Wie is aansprakelijk voor alcoholgebruik op een bedrijfsfeest?
Leg dit vooraf contractueel vast met de opdrachtgever. Steeds meer bedrijven willen dit expliciet afgesproken zien.
Tot wanneer kan een bedrijf het gastenaantal nog wijzigen?
Spreek een harde deadline af waarna wijzigingen niet meer kosteloos zijn. Bedrijven passen aantallen vaker last-minute aan dan particuliere klanten.
Wil je je zakelijke offertes sneller en preciezer maken?
Start gratis