Waarom Excel niet meer volstaat voor je restaurantadministratie

Voorraad, bestellingen bij leveranciers, food cost en het personeelsrooster: in veel restaurants staat dat in vier losse Excel-bestanden die niemand structureel bijwerkt. Zolang het rustig is valt dat niet op.

Op een drukke avond merk je meteen wat het kost als niemand meer weet welk bestand het laatste is. In dit artikel lees je waar Excel in de praktijk vastloopt voor een restaurant, en wat er verandert als die losse bestanden bij elkaar komen.

Waar het misgaat: vier bestanden die niet met elkaar praten

Een voorraadlijst, een sjabloon om bij leveranciers te bestellen, een rekensheet voor food cost per gerecht en een rooster in een los tabblad. In de meeste restaurants zijn dat vier verschillende bestanden, bijgehouden door verschillende mensen op verschillende momenten.

Zolang de zaak rustig draait valt dat niet op. Pas op een drukke avond, als de kok wil weten of er nog genoeg voorraad is en de eigenaar tegelijk het rooster voor volgende week wil afronden, blijkt dat niemand meer zeker weet welk bestand het laatste is.

Het probleem zit niet in Excel zelf, dat kan prima rekenen. Het probleem is dat losse bestanden niets van elkaar weten: een wijziging in de voorraadlijst verandert de bestellijst niet, en een aangepast rooster verschijnt niet vanzelf bij wie je die avond had ingepland.

Voorraad en bestellingen: twee lijsten, één werkelijkheid

Als je voorraad bijhoudt in het ene bestand en bestelt vanuit het andere, moet iemand steeds overtypen wat er nog ligt naar wat er besteld moet worden. Vergeet je dat één keer, dan bestel je te veel van het ene product en te weinig van het andere.

Dat merk je pas als de levering binnenkomt, en dan is het donderdag en staat het weekend voor de deur. Op zo'n moment is het verschil tussen een gerecht gewoon serveren of het van de kaart schrappen puur een kwestie van welk bestand iemand het laatst heeft bijgewerkt.

Food cost die pas achteraf klopt

Een rekensheet voor food cost is precies zo goed als de laatste keer dat iemand de inkoopprijzen erin heeft bijgewerkt. Verandert een leverancier tussentijds zijn prijzen, dan reken je nog weken met een kostprijs die niet meer klopt.

Je verkoopprijs op de kaart blijft ondertussen hetzelfde staan. Je marge zakt dan stilletjes weg, zonder dat er ergens een belletje gaat rinkelen. Meestal zie je het pas aan het einde van het kwartaal, als het geld er al uit is.

Het rooster als los eilandje

Een rooster dat losstaat van hoe druk je een dienst verwacht, is vooral giswerk. Je plant op gevoel, in plaats van op wat er die avond daadwerkelijk aan boekingen en verwachte covers binnenkomt.

En als er op het laatste moment iemand ziek wordt, moet er met de hand door het bestand heen om alles weer kloppend te krijgen. Dat is precies het uur dat je op zo'n dag niet hebt.

• Voorraad en bestellijst staan los van elkaar, dus je typt dezelfde aantallen twee keer over.
• Food cost rekent met inkoopprijzen die niemand structureel bijwerkt.
• Het rooster wordt bij elke wijziging met de hand aangepast, in plaats van dat het meebeweegt.

Wat er verandert als het samenkomt

Zodra voorraad, bestellingen, food cost en personeel op één plek staan, hoeft niemand meer te onthouden welk bestand het laatste is. Een wijziging in de voorraad werkt door in wat je nog moet bestellen.

Een aangepaste inkoopprijs verandert meteen je food cost per gerecht, en het rooster houdt rekening met wat er die dag daadwerkelijk staat gepland. Dat is geen kwestie van harder werken met Excel, maar van iets kiezen waarin die vier dingen al aan elkaar vastzitten.

Excel is niet het probleem als hulpmiddel. Het wordt een probleem als het de enige plek is waar je hele restaurantadministratie op leunt. Zodra voorraad, inkoop, food cost en personeel uit elkaar gaan lopen, kost dat je elke week meer tijd dan het je bespaart.

Veelgestelde vragen

Is Excel per se slecht voor een restaurant?

Nee, Excel kan prima rekenen. Het probleem ontstaat als voorraad, bestellingen, food cost en personeel in aparte bestanden staan die elkaar niet bijwerken, waardoor jij moet onthouden welk bestand nog klopt.

Wanneer merk je pas dat losse Excel-bestanden een probleem zijn?

Meestal op een drukke dienst, als meerdere mensen tegelijk iets nodig hebben uit een bestand dat een ander net heeft aangepast. In een rustige week valt het nauwelijks op.

Hoe zorg ik dat mijn food cost-berekening actueel blijft?

Door inkoopprijzen op één plek bij te werken zodra een leverancier ze wijzigt, in plaats van in een apart bestand dat niemand controleert. Zo reken je niet wekenlang met een kostprijs van vorig seizoen.

Moet ik in één keer alles overzetten uit Excel?

Nee. Begin met het onderdeel dat nu de meeste fouten of het meeste dubbele werk oplevert, meestal voorraad en bestellingen, en pak daarna food cost en het rooster.

Wat doe ik met de historie in mijn oude bestanden?

Laat die staan en begin schoon met de lopende periode. Je hebt de cijfers van twee jaar terug zelden nodig, en het overtypen ervan kost meer avonden dan het je ooit oplevert.

Mijn kok werkt niet graag op een scherm. Is dat een probleem?

Zolang hij zijn voorraad en bestellijst op zijn telefoon kan aftikken, meestal niet. De weerstand zit bijna altijd bij invoeren, niet bij aflezen. Zorg dat de keuken alleen hoeft af te tikken wat er al klaarstaat.

Catermonkey houdt voorraad, inkoop en food cost aan elkaar vast, zodat een gewijzigde inkoopprijs meteen doorwerkt in je kostprijs per gerecht in plaats van in een bestand dat iemand nog moet bijwerken.

Probeer gratis