Stop met handmatig achter bevestigingen aan te lopen

In het kort

• Stel regels één keer in: offerte verstuurd → herinnering na N dagen, evenement over M dagen → gastaantal bevestigen, evenement afgelopen → vraag om een beoordeling
• Taken verschijnen in de to-do-lijst van je team op precies het triggersmoment, niet eerder
• Heeft de klant al actie ondernomen (getekend, bevestigd), dan verschijnt er geen herinnering, geen overbodige meldingen
• Filter op opdrachttype zodat bruiloftsregels niet van toepassing zijn op dinsdagse lunchleveringen
• Zet een regel aan of uit wanneer je werkwijze verandert; pas de tijdsspanne aan zonder iets opnieuw op te bouwen

De regels die je toch al in je hoofd bijhoudt

Bepaal de trigger: drie dagen nadat een offerte is verstuurd, zeven dagen voor de levering, twee weken voor een meerdaags festival, de ochtend na het evenement. Catermonkey voegt de taak op precies dat moment toe aan de lijst van jouw team. "Opvolgen: offerte bruiloft Sarah, 5 dagen geleden verstuurd, nog niet getekend." "Bevestig het aantal gasten voor vrijdag met de Vermeulen s, evenement over 7 dagen." Taken verschijnen wanneer ze relevant zijn, niet eerder en niet later.

Het systeem weet wat al gedaan is

Heeft de klant de offerte al getekend, dan verschijnt er geen opvolgherinnering. Is het aantal gasten al ingevuld, dan verschijnt er geen controletaak. Je ziet alleen het werk dat nog gedaan moet worden, geen overbodige meldingen, geen handmatig door je opdrachtenlijst scrollen om uit te zoeken wie je nog wat schuldig is.

Koppel regels aan opdrachttypes, zodat de juiste regel op het juiste moment geldt

Een dinsdagse lunchleveringen heeft geen bruiloftsstijl-gastatelling nodig. Een bruiloft heeft geen same-day prep-herinnering voor afhaalorders nodig. Filter elke regel op opdrachttype, zodat hij alleen van toepassing is waar dat zinvol is. Je takenlijst blijft overzichtelijk en je team richt zich op wat de volgende boeking echt vooruithelpt.