Hoeveel hapjes reken je per gast bij een bruiloft?

Bruidsparen vragen het bijna altijd: hoeveel hapjes hebben we nodig, en welke moeten we kiezen? Voor jou is dat een culinaire vraag én een rekensom die direct je marge raakt. Reken je te weinig, dan staan de schalen leeg terwijl de rij nog niet weg is. Reken je te veel, dan gooi je aan het eind van de avond eten en winst tegelijk weg.

In dit artikel lees je hoe je tot een realistisch aantal komt per moment van de avond, en hoe je dat vertaalt naar een heldere post in je offerte.

Waarom er geen vast getal bestaat

Het antwoord hangt af van één simpele vraag: vervangen de hapjes het diner, of komen ze ernaast? Bij een borrel voor een zittend diner hoeft niemand vol te zitten. Bij een walking dinner zijn de hapjes de maaltijd, en dan reken je anders.

Ook het tijdstip speelt mee. Mensen eten tijdens de borrel om vijf uur heel anders dan om elf uur 's avonds, na een paar uur dansen.

Vuistregels per moment van de avond

• Ontvangst of borrel voor het diner (circa 1 uur): 4 tot 6 hapjes per gast. Dit is een opwarmer, geen maaltijd.
• Walking dinner als vervanging van het diner: 10 tot 14 hapjes per gast, verspreid over twee tot drie uur en opgebouwd in rondes (koud, warm, iets zoets).
• Laat op de avond, na het dansen: 2 tot 3 stuks per gast. Denk aan iets vets of hartigs. Gasten willen op dat moment vooral iets stevigs, geen fijnproeverij.

Reken bovenop deze aantallen altijd een marge van 10 tot 15 procent. Niet iedereen komt, sommige gasten eten dubbel zoveel als anderen, en een lege schaal tijdens de borrel is het eerste wat een bruidspaar zich herinnert.

Bij grote gezelschappen mag die marge iets lager. Op 200 gasten middelt het eetgedrag zich uit, op 40 gasten kunnen vijf stevige eters je hele berekening omgooien.

Het type hapje verandert het aantal

Een bitterbal en een oester tellen allebei als "één hapje", maar ze verzadigen totaal anders. Vette, stevige hapjes (kaas, vlees, gefrituurd) verzadigen sneller, dus daar kun je iets voorzichtiger op rekenen. Lichte en koude hapjes (vis, groente, iets fris) gaan in grotere hoeveelheden weg.

Houd ook rekening met het aandeel vegetarische en allergievrije opties. Reken op minimaal 20 tot 25 procent van je totaal in een vegetarische variant, en vraag bij de intake zelf naar allergieën in plaats van te wachten tot het bruidspaar erover begint.

Van vuistregel naar offerteregel

De rekensom hierboven is alleen nuttig als hij ook in je offerte landt. Groepeer de hapjes per moment (ontvangst, walking dinner, laat op de avond) in plaats van als één lange lijst. Dan ziet het bruidspaar precies waar de kosten vandaan komen.

Reken de prijs per stuk, vermenigvuldig met het aantal gasten en de vuistregel voor dat moment, en zet de marge er als aparte regel bij. Verstop hem niet in de stukprijs, want dan kun je hem later ook niet uitleggen als het bruidspaar wil schrappen.

Doe je dit vaker, zet de drie momenten dan als vaste regels in je offertesjabloon. Zo hoef je niet elke keer opnieuw uit te rekenen hoeveel bitterballen er in een walking dinner voor 80 gasten passen, en vergeet je geen moment in de prijs.

Wil je je hapjeslijnen, aantallen en marges niet steeds opnieuw uitrekenen? Probeer Catermonkey gratis en zet ze eenmalig klaar als vaste offerteregels.

Veelgestelde vragen

Hoeveel hapjes reken je bij een borrel voor het diner?

Reken op 4 tot 6 hapjes per gast voor een borrel van ongeveer een uur. Dit is een opwarmer voor het diner, dus de gasten hoeven er niet vol van te raken.

Hoeveel hapjes reken je bij een walking dinner?

Bij een walking dinner vervangen de hapjes het diner, dus reken op 10 tot 14 hapjes per gast, verspreid over twee tot drie uur in rondes van koud, warm en zoet.

Hoeveel hapjes reken je laat op de avond?

Na het dansen is 2 tot 3 stuks per gast voldoende. Kies iets vets of hartigs, gasten willen op dit moment vooral iets stevigs.

Hoeveel vegetarische of allergievrije hapjes neem je mee?

Reken op minimaal 20 tot 25 procent van je totale aantal in een vegetarische variant, en vraag bij de intake zelf naar allergieën in plaats van te wachten tot het bruidspaar erover begint.

Reken je een marge bovenop het aantal hapjes?

Ja, reken altijd 10 tot 15 procent extra. Niet iedereen komt, sommige gasten eten dubbel zoveel als anderen, en een lege schaal tijdens de borrel oogt slordig.

Tellen kinderen mee in het aantal hapjes per gast?

Reken een kind voor ongeveer de helft van een volwassene, en zet apart iets neer wat ze herkennen. Kinderen eten zelden van de schaal met vis of pittige hapjes, dus als je ze vol meerekent houd je aan het eind van de avond over.

Hoeveel personeel heb je nodig om hapjes rond te brengen?

Voor een borrel met rondgaande hapjes reken je grofweg één medewerker per 25 tot 30 gasten. Bij een walking dinner met meerdere opstelpunten ligt dat hoger, omdat elk punt bemand moet blijven zolang die gang loopt.

Catermonkey zet de hapjes per moment in je offerte, rekent het aantal door vanaf het aantal gasten en laat de marge per regel zien. Wijzigt het gastenaantal twee weken voor de bruiloft, dan lopen de aantallen en de prijs vanzelf mee.

Probeer gratis