Horecasoftware vs. pen & papier: wat levert overstappen je op?

Bonnetjes op een blocnote, voorraad die je bijhoudt in je hoofd, een whiteboard met het rooster van deze week: veel horecazaken draaien nog grotendeels op papier en geheugen. Dat werkt prima, tot het niet meer werkt. Een drukke vrijdagavond, een medewerker die ziek belt, een leverancier die zijn prijzen verhoogt zonder dat je het doorhebt.

In dit artikel zetten we horecasoftware naast pen en papier. Niet in theorie, maar aan de hand van de momenten waarop je het verschil echt voelt.

Waarom pen en papier lang meegaat, tot het niet meer kan

Een blocnote voor bestellingen, een schriftje voor de voorraad, een whiteboard voor het rooster: op een rustige dag werkt dat prima. Je kent je zaak, je kent je vaste gasten, en je hoeft niemand uit te leggen waar iets staat.

Het probleem zit niet in een rustige dag. Het zit in de drukke momenten, precies wanneer je manier van werken het meest op de proef wordt gesteld.

Op een drukke vrijdagavond schrijft iedereen sneller, en dus slordiger. Een bestelling die niet goed leesbaar is, wordt in de keuken verkeerd gemaakt. Een medewerker die belt dat hij ziek is, betekent dat je het whiteboard met de hand aanpast, en dat niet iedereen dat op tijd ziet. Een leverancier die zijn prijzen verhoogt, merk je pas als de rekening binnenkomt, en dan is de maand al voorbij.

Wat er verandert als alles op één plek staat

Horecasoftware lost dit niet op door meer te doen, maar door minder dingen apart te houden. Een bestelling die binnenkomt op een scherm gaat rechtstreeks naar de juiste plek in de keuken, zonder dat iemand een briefje moet overtypen of ontcijferen.

Voorraad die vanzelf afboekt zodra iets verkocht wordt, laat je zien wanneer je moet bijbestellen. Je merkt het niet meer pas op het moment dat een gerecht van de kaart moet.

En een rooster dat iedereen op zijn telefoon ziet, is bijgewerkt zodra er iets verandert, zonder dat iemand langs het whiteboard hoeft.

• Bestellingen komen leesbaar en op de juiste plek binnen, ook op de drukste avond.
• Voorraad en inkoopprijzen staan vast, in plaats van dat je ze uit je hoofd of van een leverancierslijstje moet halen.
• Een roosterwijziging is voor iedereen meteen zichtbaar, niet pas bij de volgende dienst.
• Je ziet aan het eind van de week wat er verkocht is, zonder een avond bonnetjes natellen.

Wat je niet meteen kwijt hoeft te raken

Overstappen betekent niet dat je de persoonlijke kant van je zaak inlevert. Je kent je vaste gasten nog steeds het beste zelf, en geen systeem gaat dat overnemen.

Wat verandert, is dat de dingen die nu in je hoofd of op papier staan ook voor je team bereikbaar zijn. Dan hangt het niet meer van jouw geheugen af op de dag dat jij er net niet bent.

Waar de meeste zaken tegenaan lopen bij de overstap

De grootste drempel is zelden de software zelf. Het is de gedachte dat overstappen een groot project is waar je tussen twee diensten door niet aan begint.

Dat hoeft het niet te zijn. Begin met het onderdeel dat je nu het meest pijn doet, bijvoorbeeld de voorraad of het rooster, en breid daarna pas uit. Zo went je team stap voor stap, in plaats van dat er in één keer alles anders is.

Reken op een week of twee waarin het dubbel werk voelt, omdat je nog even op papier meeschrijft. Dat is normaal, en na die twee weken pakt niemand het schriftje nog.

Pen en papier voelt vertrouwd omdat je er nooit iets voor hoeft te leren. Maar de prijs daarvan betaal je op de momenten dat het ertoe doet: een drukke avond, een zieke collega, een leverancier die stiekem duurder wordt. Horecasoftware haalt dat risico niet helemaal weg, maar het zorgt ervoor dat het niet meer op jouw geheugen of jouw handschrift aankomt.

Veelgestelde vragen

Moet ik in één keer alles overzetten van papier naar software?

Nee. Begin met het onderdeel dat je nu het meest pijn doet, bijvoorbeeld voorraad of het rooster, en breid daarna rustig uit. Zo went je team eraan zonder dat er in één keer alles verandert.

Is horecasoftware alleen zinvol voor grotere zaken?

Nee, juist kleinere zaken merken snel verschil, omdat daar vaak één of twee mensen alles uit hun hoofd doen. Zodra die persoon er niet is, valt papier en geheugen als manier van werken stil.

Raak ik de persoonlijke kant van mijn zaak kwijt als ik overstap?

Nee. Je kent je vaste gasten nog steeds zelf het beste. Wat verandert, is dat informatie die nu alleen in jouw hoofd zit ook voor je team beschikbaar wordt, zodat het niet allemaal van jou als enige afhangt.

Wat kost het mij aan tijd om over te stappen?

Dat hangt af van hoeveel je in één keer wilt overzetten. Met kleine, terugkerende stappen kom je verder dan wanneer je probeert alles in één weekend te regelen. Reken op een paar weken waarin je nog op papier meeschrijft.

Wat als mijn team niet handig is met een computer?

Kies iets waar je op een telefoon mee uit de voeten kunt en laat het team één ding tegelijk leren, bijvoorbeeld eerst alleen het rooster bekijken. De meeste mensen hebben er een dienst of twee voor nodig. Lukt het na een week nog niet, dan ligt het meestal aan de software, niet aan je team.

Kan ik mijn oude voorraadlijst en prijzen overnemen?

Meestal wel, via een Excel-bestand of een kant-en-klare lijst van je leverancier. Loop die lijst wel na voordat je hem overzet: in bijna elke oude voorraadlijst staan producten die je al een jaar niet meer inkoopt.

Catermonkey houdt je bestellingen, voorraad en werklijsten op één plek bij, en rekent je prijzen door vanuit je eigen inkoop. Verandert een inkoopprijs, dan zie je meteen welke gerechten daardoor te goedkoop op de kaart staan.

Probeer gratis