Meer online aanvragen en meer overzicht bij eventlocatie Boldiek
Boldiek is een eventlocatie in de Achterhoek met eigen zalen, een keukenbrigade en een vast team. Ruben organiseert er feesten, bijeenkomsten en catering op locatie. We spraken hem over hoe hij dat gepland krijgt.
Drie soorten werk door elkaar
“We doen heel uiteenlopende dingen: feesten, zakelijke events, catering op locatie... Dat vraagt veel coördinatie, en vooral: overzicht,” zegt Ruben. Met meerdere ruimtes, een vast team en externe partners liepen die stromen door elkaar heen.
Sneller schakelen
De overstap naar Catermonkey kwam voort uit de wens om administratieve handelingen te automatiseren. “Voorheen zaten we veel tijd te verliezen met offertes en planningen. Nu kunnen klanten via onze website rechtstreeks hun aanvraag indienen, dat maakt het allemaal veel efficiënter.”
Ruben merkt het verschil meteen. “We hebben sneller alle info, de offertes zijn sneller klaar, en ook intern is het overzicht beter. De opdrachtoverzichten en personeelslijsten zijn superhandig voor de voorbereiding.”
Minder papier
Vroeger ging alles op papier. “Leveringen, personeelsbriefings, planningen, dat regelen we allemaal via Catermonkey. We printen bijna niets meer. Dat is niet alleen sneller, maar ook duurzamer.” En: “Iedereen weet nu waar wat staat. Je hebt geen losse documenten meer rondzweven. Alles is gecentraliseerd.”
Meer aanvragen, minder fouten
Het aanvraagformulier op de website heeft effect gehad. “Klanten vinden sneller hun weg naar onze aanvraagformulieren. We krijgen dus niet alleen meer aanvragen, maar ze zijn ook completer. Dat scheelt veel heen-en-weer gemail.”
Wat dat scheelt, in zijn woorden: “Offertes maken gaat sneller, het personeel weet eerder waar ze aan toe zijn, en de voorbereiding kost minder tijd.”
Wat er nog bij mag
Ruben mist nog iets voor sociale media. “Maar ook nu al levert het veel op. We kunnen beter vooruit plannen, sneller schakelen en klantgerichter werken.”
Wil je zelf zien hoe Boldiek te werk gaat? Bekijk dan hun website hier!