Klantenbestand opbouwen als cateraar: zo hou je grip op je klanten

Elke offerte die je verstuurt en elk evenement dat je verzorgt levert klantinformatie op. Bij veel cateraars verdwijnt die kennis in losse mailtjes en in het hoofd van de eigenaar.

Een klantenbestand dat je bijhoudt zorgt ervoor dat je terugkerende klanten herkent, voorkeuren onthoudt en sneller een passende offerte stuurt. Het gaat daarbij niet om welke software je kiest, maar om wat je vastlegt en hoe je het actueel houdt. In dit artikel lees je hoe je met een paar vaste gewoontes een klantenbestand opbouwt waar je iets aan hebt.

Waarom losse mailtjes je op den duur geld kosten

Een klant die twee jaar geleden een bruiloft bij je boekte en nu belt voor een bedrijfsfeest, gaat ervan uit dat je nog weet wat er toen speelde. Welk menu beviel, of er allergieën waren, hoe de samenwerking liep.

Zit die informatie alleen in het geheugen van één medewerker, of ergens onvindbaar in een oude mailwisseling, dan begin je bij elk nieuw contact weer bij nul. Dat kost jou tijd, en de klant heeft het gevoel dat hij bij een onbekende aanklopt terwijl hij al klant was.

Een klantenbestand opbouwen hoeft geen grote verbouwing te zijn. Het begint bij afspreken wát je vastlegt, en je daar daarna aan houden.

Wat je minimaal wilt vastleggen

Hoe uitgebreider je bestand, hoe sneller het onoverzichtelijk wordt. Beperk je tot de dingen waar je bij een volgend contact echt iets aan hebt:

• Contactgegevens, en wie binnen de organisatie de knoop doorhakt.
• Eerdere evenementen: type, aantal gasten, datum en het gekozen menu.
• Allergieën, dieetwensen of andere afspraken die bij een volgend evenement weer spelen.
• Wat er goed ging en wat minder, zodat je dat de volgende keer herhaalt of juist vermijdt.

Meer vastleggen dan dit kost meestal meer tijd dan het oplevert. Het doel is dat je bij een nieuw contact binnen tien seconden weet met wie je te maken hebt, niet dat je een compleet dossier per klant bijhoudt.

Eén plek in plaats van drie

Het is niet erg om te beginnen met een eenvoudig spreadsheet, zolang dat maar de enige plek is waar deze informatie staat. Het gaat mis als dezelfde klant tegelijk in een mailbox, in een los Excel-bestand en in het hoofd van de eigenaar leeft.

Dan werkt niemand met dezelfde informatie, en corrigeert ook niemand een fout die erin sluipt. Kies bewust één plek, een spreadsheet of een CRM, en spreek met je team af dat nieuwe klantinformatie dáár terechtkomt en niet in een losse notitie.

Het bestand actueel houden

Een klantenbestand dat je één keer opzet en daarna laat liggen, is binnen een jaar net zo onbetrouwbaar als helemaal geen bestand. Bouw het bijwerken daarom in op een moment dat je toch al met die klant bezig bent.

Doe het direct na een evenement, als de details nog vers zijn, en niet pas bij het volgende contact wanneer je alweer moet graven naar wat er ook alweer was afgesproken. Wijs één vast moment aan, bijvoorbeeld meteen na de eindafrekening, waarop bijwerken gewoon hoort.

Een klantenbestand is geen doel op zich. Het is de manier waarop je klanten laat merken dat je ze onthoudt. Met een paar afspraken over wat je vastlegt, waar het staat en wanneer je het bijwerkt, bouw je dat op zonder dat het een aparte administratieve klus wordt.

Veelgestelde vragen

Heb ik een CRM nodig om een klantenbestand op te bouwen?

Niet per se. Een goed bijgehouden spreadsheet werkt prima voor een klein bedrijf. Belangrijker dan welke software je kiest, is dat het de enige plek is waar klantinformatie terechtkomt en dat je team dat weet.

Hoeveel historie moet ik per klant bijhouden?

Genoeg om bij een nieuw contact snel te weten waar je het over hebt: welk type evenementen, welk menu en bijzonderheden zoals allergieën. Uitgebreide notities over elk gesprek leveren meestal meer werk op dan waarde.

Wie in het team moet toegang hebben tot het klantenbestand?

Iedereen die klantcontact heeft: verkoop, planning en vaak ook de keuken als het om dieetwensen gaat. Hou het beperkt tot wie de informatie echt gebruikt, dan blijft het overzichtelijk.

Hoe ga ik om met klantgegevens en privacy?

Leg alleen vast wat je nodig hebt om een evenement goed te verzorgen, en wees open naar de klant over wat je bewaart. Gooi de gegevens weg van klanten die al jaren niet meer boeken en waar je niets meer mee doet.

Hoe krijg ik oude klanten alsnog in mijn klantenbestand?

Loop je facturen van de afgelopen twee jaar door en zet daar de klanten uit over die meer dan één keer hebben geboekt. Dat is meestal een avond werk en levert je meteen het lijstje op waar je nieuwe aanvragen vandaan haalt.

Wanneer benader ik een klant uit mijn bestand opnieuw?

Rond het moment waarop hij vorig jaar boekte. Een bedrijf dat in november een kerstborrel bestelde, is in september de juiste om te bellen. Zet dat als herinnering bij de klant zelf, dan hoef je er niet aan te denken.

Catermonkey bewaart per klant de eerdere evenementen, menu's en dieetwensen bij de offerte zelf, zodat je bij een nieuwe aanvraag ziet wat je vorige keer hebt geleverd zonder in je mailbox te zoeken.

Probeer gratis