Omgaan met no-shows en last-minute wijzigingen
Een klant die de dag zelf het aantal gasten naar beneden bijstelt, of gasten die simpelweg niet komen opdagen, hoort bij het vak. Zonder een helder wijzigingsbeleid betaal jij de rekening voor inkoop en personeel die al vaststonden. In dit artikel lees je hoe je een deadline instelt waarna aantallen vaststaan, wat je nog wel en niet kosteloos aanpast, en hoe je no-shows en late wijzigingen doorberekent zonder de relatie met de klant te schaden.
No-shows en late wijzigingen horen bij het vak, maar niet zonder beleid
Tegen de tijd dat een event begint, heb je al ingekocht en personeel ingepland op basis van het aantal gasten dat de klant heeft doorgegeven. Zegt iemand een dag van tevoren het aantal af, of komt een deel van de gasten simpelweg niet opdagen, dan betaal jij die rekening, niet de klant, tenzij je dat vooraf anders hebt afgesproken.
Stel een deadline in waarna aantallen vaststaan
Spreek een vaste deadline af, bijvoorbeeld 3 tot 5 werkdagen voor het event, waarna het opgegeven aantal het gegarandeerde aantal wordt. Vóór die deadline kan de klant nog kosteloos aanpassen, erna reken je het gegarandeerde aantal door, ook als er op de dag zelf minder mensen komen opdagen. Zet deze deadline in de offerte en niet pas in de kleine lettertjes van je voorwaarden, dan is het voor de klant geen verrassing.
Wat je wel en niet kosteloos aanpast
Een afwijking van een of twee gasten is meestal niet de moeite om over te vallen, houd daar een kleine marge voor aan. Grotere afwijkingen na de deadline reken je door tegen het gegarandeerde aantal. Maak daarbij onderscheid tussen naar boven en naar beneden bijstellen: extra gasten kun je vaak nog inpassen als de inkoop het toelaat, minder gasten na de deadline verandert niets aan wat je al hebt ingekocht en ingepland.
Doorberekenen zonder de relatie te schaden
Leg je beleid uit bij het versturen van de offerte, niet pas op het moment dat er iets misgaat. Wees in de communicatie zakelijk maar niet star: leg uit dat de inkoop en het personeel al vaststonden, in plaats van alleen te verwijzen naar een artikel in je voorwaarden. Zet de deadline in je algemene voorwaarden en herinner de klant er kort voor het event nog een keer aan, dan voelt het doorberekenen als een logisch gevolg in plaats van een verrassing.
Wil je deze deadlines en aantallen niet meer los bijhouden? Probeer Catermonkey gratis en zet je gegarandeerde aantal automatisch vast zodra de deadline verstrijkt.
Veelgestelde vragen
Wanneer stel je de deadline voor het gegarandeerde aantal gasten in?
Meestal 3 tot 5 werkdagen voor het event, afhankelijk van hoeveel tijd je nodig hebt voor inkoop en personeelsplanning.
Reken je altijd het volledige aantal door bij een no-show?
Na de deadline reken je het gegarandeerde aantal door, ook als er op de dag zelf minder gasten komen opdagen.
Mag een klant na de deadline nog naar boven bijstellen?
Vaak wel, mits je inkoop en personeel het nog toelaten. Naar beneden bijstellen is na de deadline niet meer kosteloos.
Hoe leg je de deadline vast zodat het geen welles-nietes wordt?
Zet de deadline in de offerte en in je algemene voorwaarden, en herinner de klant er kort voor het event nog een keer aan.
Hoe communiceer je het doorberekenen zonder de relatie te schaden?
Leg uit dat de inkoop en het personeel al vaststonden, in plaats van alleen te verwijzen naar een artikel in je voorwaarden.
Wil je je wijzigingsbeleid overzichtelijk vastleggen per event?
Start gratis