Wat zijn de btw-regels voor cateringfacturatie?
Catering valt niet altijd onder hetzelfde btw-tarief. Of het nu gaat om maaltijden ter plaatse, bezorging, borrelplanken of alcoholische dranken: elk onderdeel kan een ander tarief hebben. Wie dat door elkaar haalt op een factuur, riskeert een naheffing of een afwijzing door de belastingdienst. Dit artikel legt de Nederlandse regels uit.
Welk btw-tarief geldt voor catering?
In Nederland gelden voor cateringdiensten twee tarieven: 9% en 21%. Het onderscheid zit in wat je precies levert en hoe.
- 9% btw geldt voor eten en niet-alcoholische dranken die je serveert of bezorgt. Denk aan broodjes, warme maaltijden, frisdranken, koffie en thee.
- 21% btw geldt voor alcoholische dranken. Bier, wijn, sterkedrank: alles met alcohol valt onder het hoge tarief, ook als het onderdeel is van een cateringpakket.
Lever je een pakket waarbij eten en alcohol samen worden gefactureerd, dan moet je beide posten apart vermelden met hun eigen btw-tarief. Je mag het niet samenvoegen onder één tarief.
Wat als je ook service of personeel factureert?
Service en personeel zijn een grijs gebied. De belastingdienst kijkt naar de hoofdprestatie: als je een complete cateringdienst levert waarbij het serveren onlosmakelijk verbonden is met de maaltijd, dan geldt voor die dienst als geheel 9% (exclusief alcohol). Factuur je service als een aparte post, dan kan het 21% worden.
Praktische vuistregel: factuur je een all-in cateringprijs inclusief personeel, dan mag je 9% hanteren op het food-gedeelte. Factuur je een dagvergoeding voor extra medewerkers los van de maaltijd, dan is dat arbeidskosten en geldt 21%.
Twijfel je? Leg de structuur van je factuurregels eenmalig voor aan een boekhouder. Dat bespaart correcties achteraf.
Hoe verwerk je dit correct op een factuur?
Een correcte cateringfactuur heeft minimaal:
- Je naam, adres en btw-nummer
- Naam en adres van de klant (bij zakelijke klanten ook hun btw-nummer)
- Factuurdatum en een uniek factuurnummer
- Een omschrijving van de geleverde dienst of producten
- De bedragen per btw-tarief: subtotaal 9%, subtotaal 21%, totaal btw, totaalbedrag inclusief btw
Gebruik je één regels voor "cateringpakket inclusief dranken", dan mis je de splitsing die de belastingdienst vereist. Zet de alcoholische dranken altijd als aparte post.
Geldt er iets anders voor borrelplanken en foodtrucks?
Borrelplanken vallen in principe onder 9%, ook als ze luxe zijn. Het tarief hangt af van wat erin zit: kaas, vleeswaren, brood vallen onder 9%. Alcoholische dranken die je erbij serveert, zijn 21%.
Foodtrucks die ter plaatse serveren, gebruiken 9% voor eten en niet-alcoholische dranken. Ze zijn niet anders dan een reguliere cateraar in dit opzicht.
Voor bezorgmaaltijden (take-away of thuisbezorging) geldt hetzelfde: 9% voor eten en niet-alcoholische dranken, 21% voor alcohol.
Wat verandert er als je factureert aan zakelijke klanten?
Zakelijke klanten met een btw-nummer kunnen de btw verrekenen die ze betalen. Voor jou als cateraar verandert er niets aan je facturatieverplichting: je vermeldt de btw nog steeds op dezelfde manier. Wat je wel extra vermeldt, is het btw-nummer van de klant. Dat geeft de klant de mogelijkheid om btw terug te vragen.
Factuur je aan particulieren, dan volstaat de gewone factuur zonder klant-btw-nummer.
Veelgestelde vragen
Mag ik één btw-tarief hanteren voor een cateringpakket inclusief alcohol?
Nee. Je moet de alcoholische dranken als aparte post factureren met 21% btw. De rest van het pakket valt onder 9%. Samenvoegen mag niet en kan leiden tot een naheffing.
Valt verhuur van servies of tafels onder 9% of 21%?
Verhuur van materieel (servies, meubilair, tenten) valt onder 21% btw, niet onder het verlaagde tarief voor eten en drinken. Als je dit factureert als onderdeel van een cateringpakket, zet je het als aparte post met het juiste tarief.
Wat doe ik als ik een foute btw-factuur al heb verstuurd?
Stuur een creditfactuur voor de oorspronkelijke factuur en maak een nieuwe correcte factuur aan. Bewaar beide. Als de klant de btw al heeft verrekend op basis van de foute factuur, moet ook die correctie worden doorgegeven aan de belastingdienst.
Geldt er een drempel waarboven ik btw moet rekenen?
In Nederland geldt de kleineondernemersregeling (KOR): ondernemers met een omzet onder €20.000 per jaar kunnen vrijstelling aanvragen. Boven die drempel ben je verplicht btw te rekenen en af te dragen. Ben je net gestart, check dan of je voor de KOR in aanmerking komt.
Moet ik voor elk evenement een aparte factuur maken?
Dat is niet verplicht, maar wel handig. Een factuur per evenement maakt het makkelijker om te onderbouwen welke bedragen bij welke dienst horen, zowel voor je eigen administratie als bij een eventuele controle.
Catermonkey genereert facturen met de juiste btw-splitsing automatisch, zodat je geen losse posten handmatig hoeft in te voeren.
Probeer gratis