Como posso calcular os meus preços de forma rápida e precisa para diferentes eventos?

Para calcular preços de forma rápida e correta, junte todos os seus custos num só sítio e deixe o cálculo para o software. Comece com um cálculo claro de ingredientes, pessoal e custos fixos, trabalhe com modelos fixos e conte sempre com uma margem de segurança para imprevistos. Assim evita ficar com preços demasiado baixos e mantém a margem em cada orçamento que envia.

Que fatores determinam o preço de um evento?

O preço de um evento depende de seis fatores: o número de convidados, o menu, o local, a época do ano, o pessoal e os extras. Estes seis fatores influenciam-se uns aos outros e determinam, em conjunto, o cálculo de custos da catering que apresenta. Dois eventos com o mesmo número de convidados podem por isso diferir centenas de euros.

O número de convidados é a base do seu cálculo para catering de festas. Mais convidados significam mais ingredientes, mais pessoal e muitas vezes também custos de transporte mais altos. Tenha em atenção que alguns custos por pessoa descem em grupos grandes, enquanto outros sobem.

O menu tem uma grande influência no seu preço para um evento. Um almoço simples custa menos do que um buffet completo com pratos quentes. Pense no tempo de preparação, no custo dos ingredientes e na quantidade de trabalho manual que um prato exige. Os produtos sazonais podem aumentar bastante os seus custos.

O local determina os seus custos de transporte e a sua logística. Um evento no primeiro andar sem elevador custa-lhe mais uma hora de transporte de material do que um local onde pode estacionar a carrinha à porta. Também o que há disponível de cozinha no local pesa no seu preço.

O pessoal é geralmente o seu maior custo a seguir aos ingredientes. Além das horas no local, conte também a preparação, o transporte e a arrumação. Estes custos de pessoal podem facilmente representar um terço dos seus custos totais. Para um menu complicado precisa de cozinheiros experientes, e isso nota-se no seu preço por hora.

Como calcula o preço certo por pessoa para catering?

O preço por pessoa calcula-se somando quatro rubricas: ingredientes, mão de obra, custos fixos e a sua margem de lucro. Como referência, conte 30 a 35% para ingredientes, 35 a 40% para mão de obra, 15 a 20% para custos fixos e 10 a 15% de margem de lucro.

Comece pelos ingredientes por pessoa. Faça uma lista de tudo o que entra no prato e calcule quanto custa por convidado. Acrescente as perdas e as sobras, normalmente mais 5 a 10%. Estes custos são mais altos com produtos frescos do que com produtos de longa duração.

Para a mão de obra, some todas as horas: compras, preparação, deslocação, serviço e arrumação. Multiplique isso pelo seu preço por hora e divida o custo de mão de obra pelo número de convidados. O tempo de deslocação e as horas extra fazem parte disso.

Nos custos fixos entram as suas despesas fixas: renda, seguros, material e a carrinha. Calcule quanto estes custos fixos lhe custam por mês e converta isso numa percentagem do seu volume de negócios. Essa percentagem soma-se a cada orçamento.

A sua margem de lucro é a sua reserva e o seu espaço para crescer. Comece com 10 a 15% e ajuste consoante o serviço seja mais complicado ou arriscado. Os clientes fixos permitem muitas vezes uma margem mais baixa, os serviços únicos não. Com clientes conhecidos e um menu padrão pode ficar mais baixo, com um conceito novo mais alto.

Qual é a melhor forma de fazer orçamentos rápidos para eventos diferentes?

Orçamentos rápidos fazem-se com modelos fixos, listas de preços por tipo de menu e software que faz as contas por si. Assim, o tempo por orçamento passa de horas a minutos, sem perder qualidade. Fazer três orçamentos numa noite passa a ser normal.

Crie modelos para os eventos que faz com mais frequência: almoços de empresa, casamentos, aniversários e festas de empresa. Coloque já os textos padrão, as condições e a estrutura de preços, para esses blocos ficarem prontos a usar. Por cliente, ajusta só os detalhes.

Mantenha uma lista de preços atual por tipo de menu e atualize-a todos os meses. Anote, além do preço de venda, também o preço de custo e a margem. Assim vê de imediato se um menu adaptado ainda compensa.

O software acelera bastante o seu processo de orçamentos. Os dados do cliente são preenchidos automaticamente, o preço é calculado pelo sistema a partir das suas margens padrão e os orçamentos saem com a sua própria identidade visual.

Coloque também uma indicação de preço no seu site. Os clientes compõem aí os seus próprios pedidos e vêem logo quanto custa aproximadamente. Depois, soma apenas os custos de pessoal e de transporte e envia o orçamento definitivo.

Como evita cobrar pouco por um evento?

Evita cobrar pouco ao ter em conta todos os custos escondidos, ao trabalhar com uma margem de segurança e ao estimar as suas horas com honestidade. Faça uma lista com todos os custos possíveis e percorra-a a cada cálculo.

Muitos caterers esquecem-se da limpeza no final, do desgaste do material, do combustível e das horas que ainda vão para o acompanhamento depois do evento. Ponha esses custos na sua lista e verifique-os em cada orçamento.

Conte sempre com uma margem de segurança de 10 a 15% para o que não vê chegar. Pense em dez convidados a mais no próprio dia, uma arrumação que demora mais duas horas ou um forno que avaria. Essa margem é a diferença entre lucro e prejuízo num evento.

Estime as suas horas com honestidade registando quanto tempo um evento lhe custa realmente. Anote separadamente a preparação, o transporte, o serviço e o acompanhamento final. Estes números valem ouro para os seus próximos cálculos de preços.

Tenha atenção à época do ano e ao preço do dia dos seus ingredientes. Atualize os seus preços com regularidade, sobretudo para produtos cujo preço varia muito. Um orçamento válido durante um mês pode, de outra forma, ainda sair-lhe caro.

Quando deve ajustar os seus preços durante o processo de orçamento?

Ajusta o preço perante alterações no número de convidados, no menu ou no local, depois de o orçamento já ter saído. Diga com sinceridade qual é a diferença e porque é necessária.

Se o número de convidados aumentar mais de 10%, ajuste sempre o preço. Mais convidados significam muitas vezes mais pessoal, mais uma viagem e por vezes uma disposição diferente, e esses custos não pode tirar da sua margem. Explique que está a pensar com o cliente, mas que isso tem um custo.

Se o menu muda, volta a calcular. Se um cliente passa de um almoço frio para um buffet quente, a mão de obra, os ingredientes e o equipamento sobem também. Calcule de novo e mostre a diferença por escrito.

Um local diferente pode alterar bastante os seus custos. Se um evento muda para um sítio mais longe ou com um acesso difícil, os custos de transporte e a logística têm de ser recalculados.

Seja flexível em pequenas coisas, como uma marca de cerveja diferente ou dois pratos vegetarianos extra. Em alterações que afetam o seu preço de custo, ajuste o orçamento. Explique sempre porquê, e mostre que compreende o que o cliente pretende.

A Catermonkey calcula o seu orçamento a partir das suas próprias receitas e preços por hora, para que veja a margem de um evento antes de o enviar. Os custos de ingredientes, pessoal e transporte estão todos num só sítio, e os orçamentos saem com a sua própria identidade visual. Se quiser ver como isto funciona para os seus eventos, entre em contacto connosco.

Perguntas frequentes

Com que frequência devo atualizar os meus preços padrão para me manter competitivo?

Atualize os seus preços pelo menos de três em três meses, e com mais frequência se os seus ingredientes variarem muito. Acompanhe semanalmente o preço de mercado dos seus ingredientes principais e recalcule os orçamentos quando houver um aumento de mais de 10%. Assim não tem prejuízo num evento que calculou há meses.

O que fazer quando um cliente acha o orçamento caro, mas você não quer descer abaixo do preço de custo?

Proponha uma alternativa em vez de baixar o preço: um menu mais simples, menos serviço com um buffet de autosserviço, ou um local que lhe custe menos transporte. Mostre o seu preço de custo e explique quais as partes que podem mudar. A sua margem fica intacta e o cliente vê que domina o assunto.

Como calcula corretamente os custos de transporte em eventos a diferentes distâncias?

Calcule o transporte com base no tempo de viagem, no combustível e no desgaste da sua carrinha. Conte entre €0,50 e 0,70 por quilómetro para uma carrinha, mais um preço por hora para o condutor. Acima dos 50 km, calcule o tempo de viagem à parte. Crie algumas zonas fixas, assim não precisa de calcular tudo de novo em cada caso.

Que funcionalidades de software são essenciais para o cálculo automático de preços?

Procure software com uma lista de ingredientes, cálculo automático de margem, planeamento de pessoal e custos por tipo de evento, para não ter de calcular tudo de novo sempre. Também são úteis os preços por época, os descontos por cliente e uma ligação à sua contabilidade. Um bom software poupa-lhe cerca de 70% do tempo que gasta atualmente com orçamentos.

Como lida com alterações de última hora que aumentam os seus custos?

Defina nas suas condições o que acontece com alterações feitas nas 48 horas antes do evento. Cobre um agravamento de 15 a 25% para ajustes que exijam compras extra ou mais pessoal. Mencione essas condições antecipadamente no orçamento, assim o cliente sabe o que esperar.

Qual é uma margem de lucro realista para caterers iniciantes face a caterers experientes?

Quem está a começar pode arrancar com uma margem de 8 a 12% para conquistar clientes, mas deve subir para 12 a 15% dentro de um ano. Os caterers experientes cobram 15 a 20% num evento padrão e 20 a 25% num serviço complicado ou arriscado. Construa a sua margem com calma, com especialização e clientes fixos.

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