Porque é que o Excel já não chega para a gestão do seu restaurante

Stock, encomendas a fornecedores, food cost e a escala da equipa: em muitos restaurantes tudo isto está espalhado por ficheiros Excel separados que ninguém atualiza de forma estruturada. Enquanto está tudo calmo, isso não se nota.

Numa noite cheia, sente-se logo o custo de já ninguém saber qual é o ficheiro mais atual. Neste artigo veja onde o Excel falha na prática num restaurante, e o que muda quando esses ficheiros soltos passam a estar juntos.

Onde falha: quatro ficheiros que não comunicam entre si

Uma lista de stock, um modelo para encomendar aos fornecedores, uma folha de cálculo para o food cost de cada prato e uma escala num separador à parte: na maioria dos restaurantes são quatro ficheiros diferentes, mantidos por pessoas diferentes em momentos diferentes.

Enquanto o restaurante está calmo, isso não se nota. É numa noite cheia, quando o chefe de cozinha quer saber se ainda há stock suficiente e ao mesmo tempo é preciso fechar a escala da semana seguinte, que se percebe que já ninguém tem a certeza de qual é o ficheiro mais atual.

O problema não está no Excel em si, que calcula perfeitamente bem. O problema é que ficheiros soltos não sabem nada uns dos outros: uma alteração à lista de stock não atualiza automaticamente a lista de encomendas, e uma escala ajustada não aparece sozinha para quem foi colocado nessa noite.

Stock e encomendas: duas listas, uma só realidade

Se mantém o stock num ficheiro e faz os pedidos a partir de outro, alguém tem sempre de copiar à mão o que ainda há para o que precisa de ser encomendado. Basta esquecer-se uma vez para pedir a mais de um produto e a menos de outro.

Isso só se nota quando a entrega chega, e nessa altura já é quinta-feira com o fim de semana à porta. Nesse momento, a diferença entre servir um prato normalmente ou tirá-lo da carta é pura e simplesmente uma questão de que ficheiro foi atualizado por último.

O food cost que só bate certo depois

Uma folha de food cost vale exatamente o que valia da última vez que alguém atualizou nela os preços de compra. Se um fornecedor mudar os preços entretanto, passam-se semanas a calcular com um custo que já não é real.

Entretanto, o preço de venda na carta mantém-se igual. A sua margem desce em silêncio, sem que nada dê o alerta. Normalmente só dá por isso no fim do trimestre, quando o dinheiro já desapareceu.

A escala como uma ilha isolada

Uma escala que não está ligada ao movimento previsto para cada noite é, na prática, um palpite. Planeia-se ao sentimento em vez de a partir das reservas e do número de clientes esperado para essa noite.

E se à última hora alguém adoecer, é preciso mexer no ficheiro à mão para tudo voltar a bater certo. É exatamente a hora que não tem nesse dia.

• Stock e lista de encomendas ficam separados, por isso os mesmos números são escritos duas vezes.
• O food cost calcula com preços de compra que ninguém atualiza de forma estruturada.
• A escala é corrigida manualmente a cada alteração, em vez de se ajustar sozinha.

O que muda quando tudo fica junto

Zodra voorraad, bestellingen, food cost en personeel op één plek staan, hoeft niemand meer te onthouden welk bestand het laatste is.

Um preço de compra atualizado atualiza logo o food cost por prato, e a escala tem em conta o que está realmente previsto para esse dia. Não se trata de trabalhar mais com o Excel, mas de escolher algo que já faz estas quatro coisas comunicarem entre si.

O Excel não é o problema como ferramenta. Torna-se o problema quando é o único sítio onde assenta toda a gestão do restaurante. A partir do momento em que stock, compras, food cost e equipa começam a desalinhar-se, isso custa mais tempo por semana do que aquele que poupa.

Perguntas frequentes

O Excel é necessariamente mau para um restaurante?

Não, o Excel calcula muito bem. O problema surge quando stock, encomendas, food cost e equipa ficam em ficheiros separados que não se atualizam uns aos outros, sendo preciso lembrar sempre qual é o correto.

Quando é que se nota que ficheiros Excel separados são um problema?

Normalmente numa noite cheia, quando várias pessoas precisam ao mesmo tempo de algo num ficheiro que outra pessoa acabou de alterar. Num período mais calmo quase não se nota.

Como se mantém o cálculo do food cost atualizado?

Atualizando os preços de compra num único sítio assim que um fornecedor os altera, em vez de num ficheiro à parte que ninguém controla com regularidade. Assim evita-se calcular durante semanas com um custo já ultrapassado.

É preciso deixar o Excel de uma só vez?

Não. Comece pela parte que hoje causa mais erros ou trabalho a dobrar, por exemplo stock e encomendas, e alargue depois a food cost e equipa.

O que faço com o histórico dos meus ficheiros antigos?

Deixe-os como estão e comece do zero a partir do período atual. Raramente precisa dos números de há dois anos, e passá-los à mão custa mais noites do que alguma vez vai render.

O meu cozinheiro não gosta de trabalhar num ecrã. Isso é um problema?

Desde que consiga marcar o stock e a lista de encomendas no telemóvel, geralmente não. A resistência está quase sempre em introduzir dados, não em consultá-los. Garanta que a cozinha só precisa de marcar o que já está pronto.

A Catermonkey mantém o stock, as compras e o food cost ligados entre si, para que um preço de compra alterado se reflita de imediato no custo por prato, em vez de ficar num ficheiro que alguém ainda tem de atualizar.

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