Mudar para software de catering: porque fica sempre para depois, e como lá chegar

Provavelmente já sabe há muito tempo que mudar para software de catering poupa tempo, evita erros e dá mais visão de conjunto. Ainda assim, na prática, muda pouco.

Raramente tem a ver com o software. Tem a ver com a correria do dia a dia, que não deixa espaço para o adotar. Sem esse espaço, um software novo nunca se torna um hábito, por mais que prometa. Neste artigo descobre porque este obstáculo é tão reconhecível, e o que fazer quanto a ele.

Porque a adoção de software fica sempre para depois

Raramente é falta de interesse que deixa um software novo por experimentar. Na maioria das empresas de catering, o dia gira à volta do próximo orçamento, do dia de pico de amanhã ou do cliente que está agora ao telefone.

A atenção para algo novo perde quase sempre para o que precisa de acontecer já, por mais útil que seja. O problema não é não querer. É nunca reservar tempo sem interrupções para isso, e sem esse tempo um sistema novo nunca se torna um hábito.

Duas situações conhecidas

Nas empresas que têm dificuldade com isto, vemos muitas vezes uma de duas situações. Na primeira, ainda não tem um sistema fixo, e o passo de começar por algum lado parece maior do que realmente é. Vai adiando até surgir uma semana mais calma, e essa semana raramente chega.

Na segunda, já trabalha com algo, um ficheiro Excel ou por exemplo o Teamleader, que não é ideal mas parece suficientemente bom para não mudar nada. Sabe que podia ser mais inteligente, mas enquanto funciona, não há motivo para lhe dedicar uma tarde.

Adotar é um hábito, não um projeto

A adoção de software raramente falha por causa do software em si. Falha porque ninguém faz a mudança acontecer na rotina diária: a informação nova acaba sempre por ir parar a um email, porque num dia cheio isso parece mais rápido.

Fazer essa mudança acontecer é o trabalho real, e isso não se consegue lendo mais sobre o software. O que funciona para uma equipa, por exemplo registar tudo logo no momento da marcação, não funciona para outra. Essa diferença prefere vê-la antes do que depois, por isso acompanhe de perto as pessoas que trabalham com isso todos os dias.

Crie um momento fixo

Nos caterers onde isto resulta, raramente vemos mais do que uma diferença: planeiam tempo para isso de forma estrutural, em vez de esperar que calhe. Reserve a mesma hora todas as semanas, de preferência num momento calmo, e trate esse compromisso tão a sério como um compromisso com um cliente.

Nessa hora, trabalha numa única parte pequena. Por exemplo, transferir orçamentos já existentes, configurar um modelo, ou registar um serviço recorrente.

• Escolha um momento fixo e regular na semana, não um "quando calhar".
• Nessa hora, trabalhe numa única parte pequena, não em tudo ao mesmo tempo.
• Marque-o na agenda como uma reunião com um cliente, para que não seja o primeiro a cair num dia cheio.

Ao manter cada passo pequeno e repeti-lo todas as semanas, torna-se mais depressa um hábito do que se quiser organizar tudo de uma vez num fim de semana. Esse fim de semana nunca chega, e quando chega, está demasiado cansado para isso.

O que fazemos para ajudar nisso

Além de libertar tempo, também pode entregar parte do trabalho a outros. A nossa IA prepara os dados já existentes, para que não precise de passar à mão cada orçamento e cada linha de cliente do Excel ou do seu sistema antigo.

E para as perguntas que restam depois, estamos ao seu lado, como um contabilista faz com a sua contabilidade. Não é um apoio técnico de uma só vez, mas um ponto de contacto fixo que pensa consigo até o sistema se ajustar à sua forma de trabalhar.

A mudança raramente acontece sozinha, mesmo com um sistema bem pensado. O que a facilita: reconhecer que a correria do dia a dia é real, reservar tempo para isso de forma consciente, e aceitar ajuda na parte que prefere não fazer sozinho. Assim torna-se menos um salto no escuro e mais alguns passos pequenos que também o mantêm no caminho certo.

Perguntas frequentes

Quanto tempo demora a mudança para software de catering?

Isso depende de quanto vai transferir e de quão cheia está a sua agenda, mas a maioria dos caterers chega longe com uma hora fixa por semana. Passos pequenos e regulares funcionam melhor do que querer resolver tudo num fim de semana.

E se já trabalhamos com Excel ou Teamleader?

Esse é um bom ponto de partida. Não precisa de transferir tudo de uma vez: comece pelo que mais lhe falta agora, como visão de conjunto no planeamento ou orçamentos que se fazem sozinhos, e depois expanda.

Temos de passar todos os dados à mão?

Não. A nossa IA prepara os dados já existentes do Excel ou de outro sistema, para que não precise de passar tudo à mão.

O que querem dizer com um "acompanhamento tipo contabilista"?

Estamos ao seu lado como um contabilista faz com a sua contabilidade: não é um apoio técnico de uma só vez, mas um ponto de contacto fixo que pensa consigo até o sistema se ajustar à forma como a sua empresa trabalha.

Porque falha tantas vezes a adoção de software na restauração?

Porque o dia a dia tem sempre prioridade. Conhecer bem um sistema só traz resultado daqui a um mês, e o orçamento que está aberto agora traz resultado hoje. Sem uma hora fixa reservada, esse orçamento ganha sempre.

Quando sei que a mudança foi bem sucedida?

Quando os seus colegas abrem naturalmente o sistema numa nova marcação em vez de enviarem um email. É nesse ponto que a adoção resultou, não no momento em que o software foi comprado.

A Catermonkey ajuda-o a transferir os seus orçamentos e clientes já existentes, para que a mudança não comece com uma noite a passar dados à mão.

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